La documentation de La Raffinerie - Contributions [fr]

Payer une facture avec qonto

2024-09-30T02:51:07Z

Stephanie :

Cet article ne concerne que les bienveillants admin de groupe qui sont habilités à faire des paiements via qonto

Voici les étapes pour payer avec qonto sur la version web, il faut bien remplir toutes les données pour qu'elles soient migrées vers tibillet.

1) cliquer sur le menu de gauche : factures > factures fournisseurs

Dans cette section vous pourrez importer manuellement vos factures via le bouton "importer des factures"

2) cliquer sur la facture à payer

Normalement le nom des fichiers doit avoir cette forme "1023 FACT 2345-1 Jessica Payet". Si ce n'est pas le cas, redemander au chargé de mission de bien référencer le nom de facture ou téléchargez la > renommez la > importer manuellement

3) vérifier que la facture soit bien notée dans le tableau de bord concerné, en réponse au commentaire du ou des montants correspondant à la somme de la facture, que la mission soit bien validée (presta int : bienveillance et bienveillance : le collectif lors des réunions opérationnelles) et que le montant de la facture soit noté dans la colonne "facturé".

4) remplir les données :

* '''informations sur le fournisseur'''
** le nom (dans la plupart des cas qonto reconnait le nom sur la facture)
** l'iban (si il y a déjà eu un virement à ce nom, qonto a enregistré l'iban ou le reconnait dans la facture)

* '''détails de la facture'''
** le numéro de la facture sous la forme : "1023 FACT 2345-1 Jessica Payet"
** date d'échéance : qui correspond pour nous à la date de la facture (attention quand une facture a une date de facturation et une date d'échéance, qonto va prendre la date d'échéance, il faut donc changer en date de facturation, c'est cette donnée qui nous intéresse pour la compta)
** devise : lancer EUR - Euro
** montant : c'est le montant à payer (TTC)
** description (optionnel) : pas optionnel du tout pour nous ! Il faut décrire en quelques mots à quoi correspond la facture, cette donnée sera importante pour retracer plus facilement des factures dans tibillet

* '''cliquer sur "effectuer un virement"'''
** montant : ne touchez à rien, c'est le même que la section précédente
** catégorie : laisser "autres prestataires"
** référence : laisser la proposition qui sera du type "1023 FACT 2345-1 Jessica Payet"
** programmation et récurrence : ne pas toucher
* '''cliquer sur continuer'''
** justificatif : laisser la case cochée, le fichier est déjà sélectionné
** notification du bénéficiaire : possible si vous voulez
** détails pour la comptabilité : à cocher et remplir
*** TVA : ne pas toucher ou mettre 0% ?
*** le code analytique : sélectionner le bon dans la liste
*** articles : sélectionner l'article dans la liste

* Note supplémentaire : ne pas toucher

* '''cliquer sur continuer'''
** Un dernier coup d’œil ? laisser coché : Virement instantané
* '''cliquer sur confirmer'''

une fenêtre s'affiche "Rendez-vous sur votre téléphone", aller sur l'appli sur le tel et confirmer la transaction

5) aller sur le tableau de bord dédié et noter le montant viré dans la colonne "payé" + un commentaire du type "virement fait le 21/07/23 via qonto" en réponse au numéro de facture mis par le chargé de mission.

Le Budget prévisionnel

2024-09-17T09:57:12Z

Stephanie :

Le budget prévisionnel est un document financier qui récapitule l’ensemble des dépenses (aussi appelées “charges”) et des recettes (aussi appelées “produits”) prévisionnelles d’une entreprise. Il permet de faire des prévisions

Le budget prévisionnel se présente sous la forme de tableaux

===== Pourquoi faire un budget prévisionnel ? =====

* Anticiper et ajuster son projet
* Evaluer nos besoins financier, humains, matériel, types de dépenses
* Un réel outil d’aide à la décision et de pilotage
* Suivre & anticiper les dépenses et recettes
* Garder le cap durant le projet
* permet d'aider à la mise en place d'un planning du projet
* Permet de faire des demandes de subventions
* permet de bien proportionner le projet

===== Les étapes =====

====== définition du projet / La récolte des données ======

* lors de la réunion de démarrage / lancement de projet
* demande de devis
* utilisation de référentiel (a créer)

====== monter un tableau de budget prévisionnel ======
2 parties : recette et dépenses

recette : vente de marchandises - vente de
{| class="wikitable"
|+
! colspan="2" |Dépenses
! colspan="2" |Recettes
|-
|Matériaux
|
|vente de marchandises
|
|-
|Consomable
|
|Prestation de services
|
|-
|Matériel - de 500€
|
|Subvention
|
|-
|Matériel + de 500€
|
|participation de l'association
|
|-
|Bienveillance
|
|mécénat
|
|-
|Prestation Int
|
|location
|
|-
|Prestation ext
|
|
|
|-
|Frais généraux (communication / administratif / banque / assurance / conciergerie / assurance ...)
|
|
|
|-
|Total
|
|Total
|
|}

* être ambitieux et sincère
* équilibrer le budget
* si le budget vous semble trop "gros" ne pas hésiter à le découper
* impliquer le collectif!
* un budget prévisionnel n'est pas statique il doit évoluer avec le projet

===== comment faire le suivi =====
Le budget est donc mis à jour régulièrement, en fonction du projet. Le format du tableau est important pour avoir un bon suivi,

voici un exemple de la dernière version du tableau que nous utilisons, qui reprend les différentes étapes qui permettent un bon suivi.

[https://nuage.tierslieux.re/s/kJCRRGedxP2s2Xo exemple]

Payer une facture avec qonto

2024-09-13T13:03:01Z

Stephanie :

Cet article ne concerne que les bienveillants admin de groupe qui sont habilités à faire des paiements via qonto

Voici les étapes pour payer avec qonto sur la version web, il faut bien remplir toutes les données pour qu'elles soient migrées vers <s>odoo</s> tibillet.

1) cliquer sur le menu de gauche : <s>plus de sections > achats</s> factures > factures fournisseurs

Dans cette section vous pourrez <s>retrouverez les factures à payer qui ont été importées via la "dropzone" (zone de dépôt des factures à payer par les chargés de missions https://drive.google.com/drive/folders/1NR_d4Pfd-voLtzF6HepQ-LSIaqVcyibG ) ou importées manuellement par vous même</s> importer manuellement vos factures via le bouton "<s>ajouter</s> importer des factures"

2) cliquer sur la facture à payer

Normalement le nom des fichiers doit avoir cette forme "1023 FACT 2345-1 Jessica Payet". Si ce n'est pas le cas, redemander au chargé de mission de bien référencer le nom de facture ou téléchargez la > renommez la > importer manuellement

3) vérifier <s>si</s> que la facture <s>est</s> soit bien notée dans le tableau de bord concerné, en réponse au commentaire du ou des montants correspondant à la somme de la facture, que la mission soit bien validée (presta int : bienveillance et bienveillance : le collectif lors des réunions opérationnelles) et que le montant de la facture soit noté dans la colonne "facturé". <s>avec le commentaire "num de facture"</s>

4) remplir les données :

* '''informations sur le fournisseur'''
** le nom (dans la plupart des cas qonto reconnait le nom sur la facture)
** l'iban (si il y a déjà eu un virement à ce nom, qonto a enregistré l'iban ou le reconnait dans la facture)

* '''détails de la facture'''
** le numéro de la facture sous la forme : "1023 FACT 2345-1 Jessica Payet"
** date d'échéance : qui correspond pour nous à la date de la facture (attention quand une facture a une date de facturation et une date d'échéance, qonto va prendre la date d'échéance, il faut donc changer en date de facturation, c'est cette donnée qui nous intéresse pour la compta)
** devise : lancer EUR - Euro
** montant : c'est le montant à payer (TTC)
** description (optionnel) : pas optionnel du tout pour nous ! Il faut décrire en quelques mots à quoi correspond la facture, cette donnée sera importante pour retracer plus facilement des factures dans <s>odoo</s> tibillet

* '''cliquer sur "effectuer un virement"'''
** montant : ne touchez à rien, c'est le même que la section précédente
** catégorie : laisser "autres prestataires"
** référence : laisser la proposition qui sera du type "1023 FACT 2345-1 Jessica Payet"
** programmation et récurrence : ne pas toucher
* '''cliquer sur continuer'''
** justificatif : laisser la case cochée, le fichier est déjà sélectionné
** notification du bénéficiaire : possible si vous voulez
** détails pour la comptabilité : à cocher et remplir
*** TVA : ne pas toucher ou mettre 0% ?
*** le code analytique : sélectionner le bon dans la liste
*** articles : sélectionner l'article dans la liste

* Note supplémentaire : ne pas toucher

* '''cliquer sur continuer'''
** Un dernier coup d’œil ? laisser coché : Virement instantané
* '''cliquer sur confirmer'''

une fenêtre s'affiche "Rendez-vous sur votre téléphone", aller sur l'appli sur le tel et confirmer la transaction

5) aller sur le tableau de bord dédié et noter le montant viré dans la colonne "payé" + un commentaire du type "virement fait le 21/07/23 via qonto" en réponse au numéro de facture mis par le chargé de mission.

Gestion par la tension

2024-09-07T12:48:52Z

Stephanie :

mise à jour le 7 sept 24

Dans une organisation pratiquant la gouvernance partagée, la '''gestion par tensions''' est un des principes fondamentaux permettant l'évolution et l'amélioration continue du collectif. Les tensions sont perçues non pas comme des conflits à éviter, mais comme des signaux positifs qui révèlent des écarts entre la situation actuelle et une vision idéale. Elles soulignent '''des points d'amélioration potentiels, des ajustements à faire ou des alignements nécessaires'''. La gestion par tension encourage l'expression de ces écarts pour apporter des solutions constructives et contribuer au progrès collectif.

Au sein de notre organisation, nous avons identifié quatre types de tensions majeures : '''gouvernance''', '''opérationnelle''', '''stratégique''', et '''interpersonnelle'''. Chacune de ces tensions correspond à des dynamiques différentes et répond à des besoins tant individuels que collectifs.

=== 1. '''Tension de gouvernance''' ===
'''Définition''' : Il s'agit d'une tension liée à la répartition des rôles et des responsabilités au sein de l'organisation. Elle survient lorsqu'il y a un manque de clarté sur qui fait quoi, ou lorsqu'un rôle ne correspond plus aux besoins actuels du projet.

'''Comment la régler ?''' : Les tensions de gouvernance sont résolues en organisant des discussions pour clarifier les rôles et ajuster la structure de l'organisation. Dans notre organisation ces tensions se règles aux réunions mensuelles [[interpôles]] , quand il s'agit de créer des nouveaux types de rôles ou pour ajuster les redevabilités générales d'un rôle existant, ou sur [[Réunion opérationnelle|les réunions opérationnelles]], quand il s'agit de préciser les redevabilités spécifiques d'un rôle dans le cadre d'un projet ou d'une action.

'''Besoins auxquels elle répond''' : À un niveau personnel, cette tension répond au besoin de chaque membre d'avoir une vision claire de son rôle et de ses missions. Collectivement, cela garantit une structure fluide et adaptative où chacun sait ce qu'il a à faire, facilitant ainsi la collaboration.

=== 2. '''Tension opérationnelle''' ===
'''Définition''' : C’est une tension qui apparaît lors de l’exécution des tâches et des projets. Elle est souvent liée à un manque de ressources, à une difficulté technique ou à une mauvaise organisation de travail.

'''Comment la régler ?''' : Les tensions opérationnelles sont traitées dans [[Réunion opérationnelle|les réunions opérationnelles]] de chaque groupes / projets / actions ou des moments de suivi projet. Cela peut impliquer l’ajustement des plannings, une décision collective pour faire avancer certains points opérationnels, la réallocation des ressources ou encore l'ajout de soutien supplémentaire pour assurer la bonne exécution des tâches. si jamais ces tensions n'arrivent pas à se résoudre au niveau des groupes opérationnels ou si la tension concerne l'ensemble de la structure, ces dernières peuvent être traiter au niveau d'[[Interpôles|interpoles]]

'''Besoins auxquels elle répond''' : Personnellement, elle permet aux individus d’exprimer leurs frustrations ou leurs besoins pour accomplir leur travail. Collectivement, elle assure que les projets restent en mouvement, en facilitant la prise de décision rapide pour surmonter les obstacles pratiques.

=== 3. '''Tension stratégique''' ===
'''Définition''' : Une tension stratégique survient lorsqu'il y a un besoin de clarification ou de réalignement par rapport aux objectifs à long terme de l’organisation. Elle met en lumière des désaccords ou des incompréhensions sur la direction stratégique du projet.

'''Comment la régler ?''' : Ces tensions sont généralement résolues lors de réunions du [[Bureau Collégial|bureau collégial]] si ces tensions concernent l'ensemble de la structure, ou sur les réunions opérationnelles quand ces tensions sont spécifiques à des groupes / projets ou actions. Il s’agit d’un espace pour s'assurer que tout le monde est aligné sur les mêmes buts et pour ajuster la stratégie si nécessaire.

'''Besoins auxquels elle répond''' : À un niveau personnel, cette tension permet aux membres de se sentir impliqués dans la vision à long terme de l'organisation. Collectivement, elle garantit que l’ensemble des actions est dirigé vers un but commun, évitant les dispersions d’énergie.

=== 4. '''Tension interpersonnelle''' ===
'''Définition''' : Ce type de tension concerne les relations entre les membres de l'équipe. Elle apparaît quand il y a des malentendus, des conflits personnels ou des frustrations non exprimées entre les membres du collectif.

'''Comment la régler ?''' : La gestion des tensions interpersonnelles dans une organisation en gouvernance partagée repose sur des postures collectives d'écoute active, de bienveillance et de co-construction. Il est essentiel de créer des espaces de dialogue sécurisés où chacun peut exprimer ses ressentis sans jugement, en pratiquant une écoute empathique et non défensive. L'identification des besoins sous-jacents à la tension, plutôt que de se focaliser uniquement sur les symptômes du conflit, permet de trouver des solutions constructives. En co-construisant des accords clairs et en organisant régulièrement des moments de régulation émotionnelle et de cohésion, le collectif peut non seulement résoudre les conflits mais renforcer la qualité des relations, favorisant ainsi une dynamique harmonieuse et évolutive. Ces moments de régulation peuvent se faire sur chaque réunion sur demande des participants ou proposition du facilitateurice en début de réunion via [[Réunion "Caillou dans la chaussure"|des cailloux dans la chaussures]]

[[Bureau Collégial|Le bureau collégial]] peut également être sollicité pour essayer de résoudre ces tensions, en servant de médiateur ou en appliquant les mesures liées aux conditions pour être [[Les conditions d'entrée/de sortie volontaire/d'exclusion|Raffineureuse]]

'''Besoins auxquels elle répond''' : À un niveau personnel, elle permet de restaurer un climat de confiance et d’exprimer des ressentis qui, s'ils ne sont pas adressés, peuvent impacter la qualité du travail collectif. Au niveau collectif, elle renforce la cohésion d’équipe, assure une bonne communication et prévient des conflits latents qui pourraient bloquer l’avancement des projets.

=== Vers un fonctionnement fluide et évolutif ===
La gestion par tensions, loin d'être un frein, est un formidable levier pour assurer la dynamique de notre organisation. Elle permet de traiter des problèmes concrets au fur et à mesure qu'ils surviennent, tout en favorisant l'agilité organisationnelle. Grâce à cette approche, les individus peuvent s’exprimer, et l’organisation s’adapte en permanence aux besoins du moment, tout en conservant une vision stratégique à long terme.

Payer une facture avec qonto

2024-09-03T13:27:42Z

Stephanie : mise à jour

Cet article ne concerne que les bienveillants admin de groupe qui sont habilités à faire des paiements via qonto

Voici les étapes pour payer avec qonto sur la version web, il faut bien remplir toutes les données pour qu'elles soient migrées vers <s>odoo</s> tibillet.

1) cliquer sur le menu : plus de sections > achats > factures fournisseurs

Dans cette section vous retrouverez les factures à payer qui ont été importées via la "dropzone" (zone de dépôt des factures à payer par les chargés de missions https://drive.google.com/drive/folders/1NR_d4Pfd-voLtzF6HepQ-LSIaqVcyibG ) ou importées manuellement par vous même via le bouton "ajouter factures" de la section

2) cliquer sur la facture à payer

Normalement le nom des fichiers doit avoir cette forme "1023 FACT 2345-1 Jessica Payet". Si ce n'est pas le cas, redemander au chargé de mission de bien référencer le nom de facture ou télécharger-la > renommer-la > importer manuellement

3) vérifier si la facture est bien notée dans le tableau de bord, que la mission est bien validée (presta int : bienveillance et bienveillance : le collectif lors des réunions opérationnelles), que le montant de la facture soit noté dans la colonne "facturé" <s>avec le commentaire "num de facture"</s> , et que le numéro de facture soit mis en réponse au commentaire de la ou des sommes concernées.

4) remplir les données :

* '''informations sur le fournisseur'''
** le nom (dans la plupart des cas qonto reconnait le nom sur la facture)
** l'iban (si il y a déjà eu un virement à ce nom, qonto a enregistré l'iban ou le reconnait dans la facture)

* '''détails de la facture'''
** le numéro de la facture sous la forme : "1023 FACT 2345-1 Jessica Payet"
** date d'échéance : qui correspond pour nous à la date de la facture (attention quand une facture a une date de facturation et une date d'échéance, qonto va prendre la date d'échéance, il faut donc changer en date de facturation, c'est cette donnée qui nous intéresse pour la compta)
** devise : lancer EUR - Euro
** montant : c'est le montant à payer (TTC)
** description (optionnel) : pas optionnel du tout pour nous ! Il faut décrire en quelques mots à quoi correspond la facture, cette donnée sera importante pour retracer plus facilement des factures dans <s>odoo</s> tibillet

* '''cliquer sur "effectuer un virement"'''
** montant : ne touchez à rien, c'est le même que la section précédente
** catégorie : laisser "autres prestataires"
** référence : laisser la proposition qui sera du type "1023 FACT 2345-1 Jessica Payet"
** programmation et récurrence : ne pas toucher
* '''cliquer sur continuer'''
** justificatif : laisser la case cochée, le fichier est déjà sélectionné
** notification du bénéficiaire : possible si vous voulez
** détails pour la comptabilité : à cocher et remplir
*** TVA : ne pas toucher
*** le code analytique : sélectionner le bon dans la liste
*** articles : sélectionner l'article dans la liste

* Note supplémentaire : ne pas toucher

* '''cliquer sur continuer'''
** Un dernier coup d’œil ? laisser coché : Virement instantané
* '''cliquer sur confirmer'''

une fenêtre s'affiche "Rendez-vous sur votre téléphone", aller sur l'appli sur le tel et confirmer la transaction

5) aller sur le tableau de bord dédié et noter le montant viré dans la colonne "payé" + un commentaire du type "virement fait le 21/07/23" en réponse au numéro de facture mis par le chargé de mission