Comment répondre à une subvention ou appel à projet

Cadre général

Une demande de subvention sert à :

• lancer une nouvelle action
• consolider une activité existante
• expérimenter un projet à impact collectif

Les financements sont le plus souvent thématisés et concernent majoritairement :

• l’intérêt général
• des publics spécifiques
• des actions à impact écologique, social, culturel ...

Vue d’ensemble des étapes d’une demande de financement à La Raffinerie

1. Le sujet de la demande de financement doit émaner du collectif ou d’une personne en lien avec un cercle support ou projet
2. Ensuite, il doit être validé / consolidé par le cercles concernés (afin de vérifier la cohérence avec les domaines de compétences et les moyens du cercle)
3. L’action à financer doit faire l’objet d’une fiche action, qui sert à se poser toutes les questions nécessaires pour avoir les bases d’une réponse à un appel à projets ou à une subvention (objectifs, publics, déroulé, moyens)
4. Identifier un financement adapté et ajuster le projet → vérifier l’éligibilité, les montants et les contraintes → préciser les actions, les indicateurs et le budget
5. Remplir une proposition sur Notes à destination du bureau collégial pour validation, suivant le modèle (modèle SUBVENTION, dans l’onglet admin / subvention) → c’est une synthèse de la fiche action, qui permet au bureau collégial de vérifier que les points essentiels ont été traités et de la cohérence avec La Raffinerie en général
6. Partager le lien sur le canal bureau collégial, avec demande de validation (délai indicatif : une semaine, relancer si besoin)
7. Dès validation, on peut rédiger le dossier de demande et envoyer le dossier au financeur
8. Renseigner la demande dans Grist dans l’onglet subvention, puis continuer à la mettre à jour tout au long de la vie de l’action (suivi, réalisation, bilan)

Rédaction de la fiche action

La fiche action est une étape centrale : elle permet de transformer une idée en une action concrète, partageable et finançable. Elle sert à structurer le projet avant toute recherche de financement, en se posant les bonnes questions dès le départ.

Pourquoi faire une fiche action ?

• pour clarifier l’intention du projet → passer d’une idée floue à une action définie
• pour aligner les personnes impliquées → s’assurer que tout le monde comprend la même chose
• pour vérifier la faisabilité → moyens humains, matériels, temps disponible
• pour préparer les demandes de financement → la majorité des éléments demandés par les financeurs sont déjà présents
• pour garder une base de référence → utile pour le suivi, le pilotage et le bilan

Construire le budget

Un bon budget est :

• simple (limiter le nombre de lignes) → facilite la lecture et surtout la justification en fin de projet
• lisible → permet de comprendre rapidement où va l’argent
• équilibré (dépenses = recettes) → c’est une condition obligatoire, sinon le dossier est refusé
• adapté au financeur → éviter de demander trop ou pas assez, pour rester crédible
• éviter les budgets surdimensionnés → si vous êtes lauréat, vous devrez souvent justifier toutes les dépenses
• éviter les incohérences (temps / coût) → un budget incohérent peut décrédibiliser tout le projet

lien :

• Faire un budget prévisionnel

Points de vigilance

• rester simple et compréhensible → la fiche doit pouvoir être lue par quelqu’un qui ne connaît pas le projet
• être concret → éviter les intentions vagues, préciser ce qui sera réellement fait
• être cohérent → vérifier l’alignement entre objectifs, moyens et budget
• ne pas chercher à tout figer → la fiche peut évoluer au fur et à mesure, notamment lors de l’adaptation au financeur
• Bien prendre en compte les co-financement qui pourrait être demander en identifiant les budgets en interne qui pourraient être solliciter ou les co-financement qui serait à trouver

lien :

fiche action vierge : Fiche action vierge

Identifier un financement et construire le projet

Logique générale

Un bon financement est :

• aligné avec l’intention du projet → plus le projet correspond aux objectifs du financeur, plus il a de chances d’être retenu
• adapté à son échelle → certains financements sont faits pour de petits projets, d’autres pour des dispositifs plus lourds
• cohérent avec les valeurs de La Raffinerie → rester aligné avec notre raison d’être les domaines de compétence du cercle concerné évite de déformer le projet pour rentrer dans un cadre

où chercher

• institutions publiques (État, Région, etc.)
• appels à projets
• fondations
• réseau et partenaires
• annuaire Grist / canal subventions

un annuaire existe également sur Grist et une veille est faite par le référent subvention qui fait une actualité des prochains financements sur les interpôles

lien :

• annuaire sur grist
• le site appel à projet.org
• le canal subvention sur Rocket chat

Comment qualifier un financement

Avant de s’engager, vérifier :

• éligibilité → pour éviter de perdre du temps sur un dossier qui sera refusé d’office
• montants possibles → pour adapter l’ampleur du projet
• calendrier → pour s’assurer que le projet est réalisable dans les délais
• contraintes administratives → certains financements demandent beaucoup de suivi, à anticiper

Prioriser :

• les financeurs déjà connus → plus facile d’obtenir un financement avec un lien existant
• les dispositifs où La Raffinerie est légitime → augmente les chances d’acceptation

Éviter :

• les appels trop éloignés du projet → risque de forcer le projet et perdre en cohérence
• les dossiers lourds pour de petits montants → temps investi non rentable

Validation interne de la demande (bureau collégial)

Avant toute demande de financement, une validation interne est nécessaire.

1. Remplir une proposition sur Notes à destination du bureau collégial, suivant le modèle (modèle SUBVENTION, dans l’onglet admin / subvention) → c’est une synthèse de la fiche action, qui permet de vérifier que les points essentiels ont été traités et que le projet est cohérent avec le fonctionnement et les orientations générales de La Raffinerie
2. Partager le lien sur le canal bureau collégial, avec demande de validation (délai indicatif : une semaine, relancer si besoin) → cette étape permet d’avoir un regard collectif, d’éviter les incohérences et d’autoriser officiellement le dépôt de la demande

lien :

• la proposition vierge
• le canal bureau collégial

Rédaction du dossier de demande

Une fois la validation obtenue, il est possible de rédiger le dossier de demande de financement.

1. Rédiger le dossier à partir de la fiche action → la fiche action sert de base, mais elle doit être adaptée au format et aux attentes du financeur
2. Adapter le contenu au financeur → chaque appel a ses priorités, ses critères et son vocabulaire : il est important de reformuler le projet pour montrer en quoi il répond précisément à la demande
3. Sélectionner et reformuler les informations utiles → il ne s’agit pas forcement de copier-coller la fiche action, mais de garder les éléments pertinents et de les organiser selon les questions posées
4. Rester clair et concis → les instructeurs lisent beaucoup de dossiers, une réponse simple et directe facilite la compréhension et augmente les chances d’acceptation

→ cette étape consiste donc à transformer une base interne (fiche action) en un dossier lisible, adapté et convaincant pour un financeur

Suivi et bilan

Le rôle du.de la référent.e de subvention est de :

• suivre toutes les étapes de la subvention → pour garantir le respect des engagements pris
• récolter les données liées au financement → nécessaires pour justifier l’action (participants, indicateurs, dépenses)
• rédiger le bilan → condition souvent obligatoire pour recevoir ou clôturer le financement

lien :

• le rôle du.de la référent.e subventions