Faire une facture en tant que chargé.e de mission

Afin de faciliter le travail des admins et du comptable nous demandons aux chargé.es de missions d'avoir un certain formalisme sur leurs factures destinées à La Raffinerie

En intro petit rappel des étapes en amont et aval de la facturation :

la mission est proposée / instruite / validée par le collectif (bienveillance) ou le référent coordination - un des rôles de la bienveillance (presta interne)
le.la chargé.e de mission inscrit dans le tableau de bord sa proposition de rémunération avec un commentaire qui précise à quoi correspond la proposition
la mission est validée comme effectuée par le collectif (bienveillance) ou le.la référent.e coordination (presta interne)
le.la chargé.e de mission fait sa facture suivant les indications suivantes, et inscrit dans la case correspondante du tableau de bord le montant de sa facture + le numéro de sa facture et la date de facture et actualise le montant de la case "facturé". Le.la chargé.e de mission envoie ensuite sa facture au bienveillant admin du groupe correspondant par mail
l'admin paye la facture sous 1 mois max et inscrit le montant dans la case "payé" avec en commentaire la date du paiement et le mode de payement.

Préalable avant de facturer :

Merci de vous y référer pour vos prochaines factures

Chaque chargé de mission doit également fournir 3 documents pour mettre à jour les comptes fournisseurs sur Odoo

- Une attestation de vigilance (à télécharger sur votre espace ex: http://autoentrepreneur.urssaf.fr dans la rubrique "mes attestations", cela permet de justifier que vous êtes à jour de vos cotisations)

- Un avis sirene (au besoin vous pouvez le retrouver sur le site de l'insee avec votre numéro de sirene : https://avis-situation-sirene.insee.fr)

- Un rib

ATTENTION, il faut faire une facture différente pour chaque pôle (code analytique) et pour chaque type de mission (bienveillance ou presta interne)

1) Les infos minimum en en-tête sont :

Votre nom d'entreprise / perso + forme juridique (par exemple EI)
le SIRET (et non le siren)

2) Dans le corps de la facture il faut au minimum

le numéro de facture : "FACTURE n°" + votre nomenclature personnelle
La référence : "réf" + num compte analytique + nom du projet/pôle : ex : réf : 2020 cuisine les codes analytique se trouve sur ce lien
date d'émission de la facture (et non de la presta)
l'intitulé de votre prestation en précisant si c'est une "bienveillance" ou " une prestation interne" + la date ou la période de la presta ex : bienveillance du pôle serre de janv à mars 2023 ou référent chantier du 22 juin 23
Date d’échéance : Exemple : dans les 30 jours à réception de la facture (c'est le délais de paiement de La Raffinerie)
Mode de paiement : Exemple : par virement bancaire (c'est le mode de paiement privilégié à La Raffinerie)

3) en pied de facture

mettre votre iban / rib
la mention : TVA non applicable en vertu de l’article 293 B du code général des impôts (MENTION OBLIGATOIRE si vous êtes exonéré de TVA)

4) Au niveau du nom du fichier de votre facture que vous devez transmettre à l'admin du groupe concerné, il faut qu'il ait cette forme :

Code Analytique à 4 chiffres	FACT	n° de la facture selon ma numérotation	Mon nom en MAJUSCULE	Nom d’extension
3022	FACT	2023/37	VERDONCK	.pdf

Exemple :

3022-FACT2023/37-VERDONCK.pdf

5) envoyer la facture à l'admin du groupe concerné au format pdf

ajouter les mails admin quand ils seront actifs

Pour qu'une facture soit recevable, il faut qu'elle soit transmise au plus tard 6 mois après la validation de la fin de la mission.

6) Une fois votre facture déposée,

Il faut aller dans le tableau de bord correspondant au groupe, noter la somme correspondant à votre facture sur la case "facturé" + en commentaire sur la case correspondant à vos/votre prestation le numéro de facture correspondant ainsi que la date de facture

PS : si il y a déjà un montant dans la case, faire une petite formule dans la case = "ancien montant" + "nouveau montant", afin de garder l'historique de vos facturations + ajouter un autre commentaire avec le numéro de votre facture

exemple de facture : https://nuage.tierslieux.re/s/Hbko5SXDrnsD8dK