L'organisateur d'évènement

De La documentation de La Raffinerie

Le rôle et mission générale du bienveillant se trouve sur cette page : lien

5 niveaux :

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  • Je suis cocon J’ai fait la formation bienveillance organisateur d'évènement
  • Je suis Poussin, je vais suivre un bienveillant expérimenté
  • Je suis Padawan, je peux être bienveillant en étant accompagné par un Bienveillant expérimenté
  • Je suis Autonome (Critère : avoir fait aussi une fois volontaire sur chacun des postes)
  • Je suis Master Bienveillant (critère, être très à l'aise avec le sujet et avoir fait au moins 5 fois Autonome)

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  • J’ai fait la formation - ca reconnait ma connaissance des bases théoriques
  • J’aide un Bienveillant - (on l’appelle : un·e Aide) j’aide et je peux observer le rôle de Bienveillant
  • J’expérimente - (un·e Padawan) j’expérimente le rôle de Bienveillant en étant accompagné par un·e Formateur
  • Je suis autonome - (un·e Bienveillant·e) Je peux faire seul ou avec des Aides. (Critère : avoir fait aussi une fois volontaire sur chacun des postes)
  • Je transmet - (un·e Formateur·trice) Je peux animer une formation ou accompagner un Padawan à devenir autonome. Critére : avoir fait au moins 5 fois Bienveillant

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Les missions du coordonnateur d'évènement sont de :

En Amont

  • Mettre en place les missions OCECO (définition des missions - validation après l’action) : se baser sur le modèle d'événement oceco pour l'apéro du mercredi. Vérifier si il y a besoin de techniciens sur le tableau des événements pour créer la mission. (Demander au groupe culture si manque d’infos)
  • Faire en sorte qu’il y ait suffisamment de volontaires à tous les postes (accueil, service, bar et resto) (relancer sur le groupe Facebook ou rocket chat si besoin). Les actions Oceco peuvent être créées dès le début du mois. Penser à faire des appels à inscription les mercredi matin.
  • Gérer la communication interne (organiser la communication avec les volontaires) partager le lien d'inscription Oceco sur le canal "snack-resto" de Rocket Chat - au moins une semaine avant l'évenement
  • Gérer des budgets et de la trésorerie si nécessaire (hors restau et café, s'il y a des dépenses ou recettes liées à l'évènement) : récupérer les factures, faire le bilan financier à la fin de l’action. Enregistrer la note de frais ou la facture sur Odoo et donner à Sun les factures originales .
  • Gérer la communication externe - créer un évènement sur la page facebook de La Raffinerie (si vous n'avez pas les droits demandez les), en précisant les horaires, le lien vers oceco, un visuel "type" d'évènement ou une photo représentative - au moins une semaine avant (juste après l'évènement précédent). Voir les infos concernant l’artiste invité sur le tableau des événements (ou le groupe culture) à mettre sur la comm (post Facebook etc)
  • Technique : s’assurer que les techniciens inscrits sur oceco vont entrer en contact avec l’artiste concernant ses besoins techniques (fiche technique). Transmettre aux techniciens le contact de l’artiste

Pendant l'évènement :

  • Faire une réunion à 17h avec tous les volontaires, pour repérer qui fait quoi et partie dans un esprit d’équipe
  • lancer les équipes accueil (et service/commande si besoin) lors d'un brief en amont (bien inviter les volontaires au brief via mail ou rocket chat, possibilité d'envoyer un mail directement dans les actions Oceco) en leur donnant les liens vers la documentation :
  • Vérifier avec le bar et la cuisine que le menu est à jour dans tibillet : menu et tarif. lien vers le mode opératoire
  • Vérifier que les toilettes soient nettoyées avant l'évènement. Vérifier leur état en cours d'évènement, ajuster le papier toilette et la sciure de bois si besoin et/ou vider le bac si nécessaire. Vérifier que les toilettes soient nettoyées à la fin de l'événement
  • Veiller au rangement des tentes présentes s'il y en a
  • Gérer la mise en place des tables et de la logistique
  • présence des gels hydroalcooliques (quantité et niveau de remplissage) et cendriers
  • Ajuster les besoins électriques ou lumière si besoin (avec les gros ballons lumineux sur secteur ou les mini spots à batterie qu’il faudra rebrancher à la fin)
  • Rajouter un "bloc de puissance" en cuisine car les plombs sautent souvent. Il se trouve dans le container de stockage du matériel son, le relier à une rallonge pour le brancher sur le compteur à côté du bar.
  • Vers la fin de soirée, remercier (au micro si possible) l'artiste et les volontaires qui ont fait la soirée. Rappeler que La Raffinerie est un tiers lieu, où la participation de tous est souhaitée. Rappeler qu'il y a un programme (en affiche, facebook, site) pour retrouver les chantiers, réunion, événements, ateliers et formations.
  • Faire en sorte que les règles sanitaires en vigueur soit bien respecté, vérifier que les consignes soient bien affichées
  • Organiser le rangement en fin d'évènement avant le repas des volontaires
  • s’assurer que chaque volontaire aura un repas offert en fin de service (voir avec l'équipe du repas du mercredi midi s'ils peuvent en faire un peu plus), les boissons sont à prendre en Oceco via la carte
  • veiller au rangement général
  • faire des photos et les diffuser Facebook

Après l'évènement

  • Récupérer les différentes factures supplémentaires et les enregistrer sur Odoo
  • bien vérifier que tous les containers soient fermés
  • faire un point sur la caisse : vérifier que l’accueil l’a fait
  • vérifier que les toilettes soit nettoyées
  • bien fermer la porte principale

Sacem

Pour les évènements musicaux il faut contacter la sacem. La démarche se fait sur leur site https://www.sacem.fr/

Food truck, si besoin (normalement non)

Lorsque que nous prenons des food truck, il y a quelques règles à suivre

- ce dernier doit utiliser uniquement de la vaisselle biodégradable ou lavable

- il doit nous fournir une attestation d'assurance et son attestation de stage hygiène alimentaire

- il doit récupérer ses poubelles et laisser la place propre

- il doit avoir au minimum un repas végétarien

- au niveau de sa participation, elle est variable

  • moins de 50 repas : participation libre et consciente
  • entre 50 et 100 repas : 10 à 15% du chiffre d'affaires (% à confirmer ensemble)
  • plus de 100 repas : participation forfaitaire à partir de 100 €


liste des food trucks sur ce lien (pas encore actif)