Le bienveillant orga (type café culturel)

Le rôle et mission générale du bienveillant se trouve sur cette page : lien

5 niveaux :

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Je suis cocon J’ai fait la formation bienveillance organisateur d'évènement
Je suis Poussin, je vais suivre un bienveillant expérimenté
Je suis Padawan, je peux être bienveillant en étant accompagné par un Bienveillant expérimenté
Je suis Autonome (Critère : avoir fait aussi une fois volontaire sur chacun des postes)
Je suis Master Bienveillant (critère, être très à l'aise avec le sujet et avoir fait au moins 5 fois Autonome)

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J’ai fait la formation - ca reconnait ma connaissance des bases théoriques
J’aide un Bienveillant - (on l’appelle : un·e Aide) j’aide et je peux observer le rôle de Bienveillant
J’expérimente - (un·e Padawan) j’expérimente le rôle de Bienveillant en étant accompagné par un·e Formateur
Je suis autonome - (un·e Bienveillant·e) Je peux faire seul ou avec des Aides. (Critère : avoir fait aussi une fois volontaire sur chacun des postes)
Je transmet - (un·e Formateur·trice) Je peux animer une formation ou accompagner un Padawan à devenir autonome. Critére : avoir fait au moins 5 fois Bienveillant

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Les missions du bienveillant orga :

En Amont

Mettre en place les missions OCECO (définition des missions - validation après l’action) : se baser sur le modèle d'événement oceco pour l'apéro du mercredi. (Attention pour les rôles des référents, ne créé l'action que si quelqu'un est déjà positionné dessus et l'assigner directement, ne pas créer de rôle référent vacant sur OCECO sinon certains pourront s'inscrire sans passer par la validation interne et rentrer en conflit avec le tableau de bord groupe commun.) Vérifier si il y a besoin de techniciens se mettre en relation avec le fond sur le tableau des événements pour créer la mission.
Faire en sorte qu’il y ait suffisamment de volontaires à tous les postes (accueil, service, bar et resto) (relancer sur le groupe Facebook ou rocket chat si besoin). Les actions Oceco doivent être créées dès le début du mois à la Validation du programme (pensez à renseigner les référents à 0 crédits). Penser à faire des appels à inscription les mercredis matin.
Gérer la communication externe - créer un évènement sur la page facebook de La Raffinerie (si vous n'avez pas les droits demandez les), en précisant les horaires, le lien vers oceco, un visuel "type" d'évènement ou une photo représentative - au moins une semaine avant (juste après l'évènement précédent). Voir les infos concernant l’artiste invité sur le tableau des événements (ou le groupe culture) à mettre sur la comm (post Facebook etc)

lien vers l'application affichette : https://affichette.laraffinerie.re/

lien vers le fichier de programmation : lien

lien vers le programme : https://programme.laraffinerie.re/ - possibilité de créer directement les missions Oceco

Pendant l'évènement :

Faire une réunion à 30 min avant l'ouverture avec tous les volontaires, pour repérer qui fait quoi et partir dans un esprit d’équipe
gère l'équipe de polyvalent. lancer l'équipe polyvalent par une présentation des tâches
Vérifier avec le bar et la cuisine que le menu est à jour dans tibillet : menu et tarif. lien vers le mode opératoire

Vérifier que les toilettes soient nettoyées avant l'évènement. Vérifier leur état en cours d'évènement, ajuster le papier toilette et la sciure de bois si besoin et/ou vider le bac si nécessaire. Vérifier que les toilettes soient nettoyées à la fin de l'événement
Veiller au rangement des tentes présentes s'il y en a
pour des soirées jaune ou rouge, prévoir la signalétique parking sur la rue
Gérer la mise en place des tables et de la logistique (cendriers)
Ajuster les besoins électriques ou lumière si besoin (avec les gros ballons lumineux sur secteur ou les mini spots à batterie qu’il faudra rebrancher à la fin)
Vers la fin de soirée, remercier (au micro si possible) l'artiste et les volontaires qui ont fait la soirée. Rappeler que La Raffinerie est un tiers lieu, où la participation de tous est souhaitée. Rappeler qu'il y a un programme (en affiche, facebook, site) pour retrouver les chantiers, réunion, événements, ateliers et formations.
Organiser le rangement en fin d'évènement avant le repas des volontaires
s’assurer que chaque volontaire aura un repas offert en fin de service (si grosse soirée) ou pendant le service (si petite soirée) en distribuant des jetons, (voir avec l'équipe du repas du mercredi midi s'ils peuvent en faire un peu plus), les boissons sont à prendre en Oceco via la carte
veiller au rangement général
donner à l'équipe cuisine le nombre de volontaires qui prendront un repas
mettre en place un mini catering par poste (bar / resto / accueil) + prévoir des softs (les achats sont prévus par l'équipe cuisine / bar) pour les grosses soirées quand le repas se fait à la fin de la soirée
être en "veille" et tourner régulièrement sur les différents postes pour voir si tout va bien

Après l'évènement

bien vérifier que tous les containers soient fermés
vérifier que le mobilier a été remis en place
vérifier que les toilettes soient nettoyées
bien fermer la porte principale

Food truck, si besoin (normalement non)

Lorsque que nous prenons des food truck, il y a quelques règles à suivre

- ce dernier doit utiliser uniquement de la vaisselle biodégradable ou lavable

- il doit nous fournir une attestation d'assurance et son attestation de stage hygiène alimentaire

- il doit récupérer ses poubelles et laisser la place propre

- il doit avoir au minimum un repas végétarien

- au niveau de sa participation, elle est variable

moins de 50 repas : participation libre et consciente
entre 50 et 100 repas : 10 à 15% du chiffre d'affaires (% à confirmer ensemble)
plus de 100 repas : participation forfaitaire à partir de 100 €

liste des food trucks sur ce lien (pas encore actif)