L'outil de gestion interne

Mise à jour le 21 sept 23

L'outil de gestion interne (il faudra lui trouver un petit nom sympa!) est un outil numérique qui est en cours de développement à La Raffinerie. Il va essayer de répondre à un besoin interne qui est d'avoir un outil adapté à notre fonctionnement et à notre organisation : gouvernance partagé, co-rémunération, organisation en mode projets, ... ses caractéristiques sont les suivantes :

être collaboratif et en ligne
qu'il puissent communiquer avec d'autres outils numérique déjà présent ou en devenir
être facilement modifiable / adaptable par des membres formés par La Raffinerie (et qui ne soit pas forcement des informaticien.nes chevronné.es)
qu'il nous permettent de faciliter la gestion générale dans le cadre de notre gestion de projet

Objectifs :

que la partie suivi budgétaire soit utilisable pour les projet 2024
Qu'il soit facilement accessible aux Raffineurs.euses
Qu'ils soient ergonomique

Principes technique de base

les principes technique de fonctionnement de notre outil sont :

utiliser les données des outils déjà mis en place et utilisé
- Odoo, tous ce qui est "réél" au niveau budgétaire : facture enregistrée par code analytique, subvention enregistré, ...
- Tibillet, les chiffres de ventes et bénéfices/déficits des soirées
- Oceco, l'implication volontaire des Raffineurs, l'agenda
On mets en place un base de données dédiés, en gros c'est un gros tableur en ligne (ça c'est le taf de Jonas!) qui va récolté les données qui nous intéressent dans les différents outils existant et qui va gérer certaines données qui ne sont pas traitées dans ces outils : les prévisionnels, les propositions de rémunération, les transfert interne, ...
On mets en place une interface graphique ergonomique et facilement modifiable en interne (ça c'est le travail de Julien!), afin d'afficher toutes les infos de la base de donnée dédiée et récolter les données non traitées par les outils existant
On mets en place petit à petit les différentes parties en fonction de nos usages (ça c'est le taf de tous les Raffineur.euses impliqué.es dans tel ou tel sujets concernés par l'outil)

Les différentes parties

voici les différentes grandes "parties" que nous avons imaginé :

Tableau de bord : un tableau de bord par projet / pôle / groupe / Raffinerie, pour avoir une vision en résumé des différentes parties de l'outils, faire remonter rapidement les disfonctionnement (dépassement de budget, cohérence entre prévisionnel et réel, ...)
organigramme des rôles : avoir une visions compléte de l'organigramme des rôles de chacun et des rôles manquant pour avoir une organisation optimal
Suivi budgétaire : l'équivalent de nos tableaux de bords actuels mais en mieux!
Plan de trésorerie : quel est notre trésorerie en tant réel et en prévisionnel
Suivi subventions : l'équivalent de notre tableau de subvention, mais relié au plan de trésorerie et au suivi budgétaire
Suivi évènements : avoir un rapport personnalisé des chiffres tibillet + la possibilité de dispatcher les différents transfert interne + prendre en compte les référents de soirée
Suivi volontariat : pouvoir suivre les implications volontaires des Raffineurs
Répertoire Raffineur.euses : un listing des contacts de tous les Raffineurs avec des fiches sur chacuns
Tableau de bord perso : un tableau de bord personnel qui reprend des infos comme : quel sont mes rôles, qu'est ce que j'ai à faire validé, à facturé, à faire payer, mon compte volontariat, mes prévisions de rémunérations potentiel en fonction des missions sur lesquelles je suis inscrite, mes tâches perso, ...
Documentation : des liens vers la documentation pour bien utiliser l'outil

option à réfléchir : la listes des badges, relier un gestionnaire de tâches, avoir un tableau de suivi des chantier, un tableau de suivi des atelier/formation, un tableau de suivi du cadre de vie, un tableau de gestion du matériel, des locations de mobilier, ...