Le process dépense - achats

mise à jour le 20/02/25

La facturation doit suivre un cheminement qui garanti la justesse et la transparence des engagements financiers. Ce cheminement se fait en plusieurs étapes :

1. L'engagement, c'est à dire le "bon pour accord" suite à une proposition, un devis ou une mission
2. Réalisation de la prestation ou livraison de la commande, voir ajustement si besoin en co-rémunération
3. La Liquidation, c'est à dire la validation du service fait ou réception de la commande
4. l'enregistrement sur qonto : enregistrer le compte analytique et la pièce jointe pour la compta et sur le tableau de bord budgetaire pour la gestion budgétaire
5. Le paiement, uniquement via l'outils qonto (pas de CB physique ou de chèques), via des délégations de paiement aux admins

Les étapes en gras doivent être réalisées par des "personnes / instances" différentes pour garantir la bon déroulé du process

En fonction du type du devis / facture nous avons les instances suivantes qui sont concernées

	Engagement		Liquidation		Paiement
	pouvoir	pièces produites	pouvoir	pièces produites	pouvoir	pièces produites
co-rémunéation et prestation interne
missions en co-rémunération	Facilitateur.trice	lettre de mission signé	Le collectif du pôle / projet concerné	facture visé "service fait"	bienveillant(e) admin	facture visé "paiement fait"
missions en prestation interne	Le collectif du pôle / projet concerné	validation sur l'outils de co-rémunération	chargé.e de postulation	facture visé "service fait"	bienveillant(e) admin	facture visé "paiement fait"
Achat / prestation externe
prestation externe	Le collectif du pôle / projet concerné	Devis Validé	Chargé de budget	facture visé "service fait"	bienveillant(e) admin	facture visé "paiement fait"
dépenses <200€	membre du projet / action	facture	chargé de coordination	facture visé "service fait"	bienveillant(e) admin	facture visé "paiement fait"
dépenses entre 200 & 1000€	chargé de budget de groupe	devis signé	chargé de coordination	facture visé "service fait"	bienveillant(e) admin	facture visé "paiement fait"
dépenses > 1000€	collectif de bienveillant du groupe	devis signé	chargé de coordination	facture visé "service fait"	bienveillant(e) admin	facture visé "paiement fait"
sup à 3000€	le bureau collégial	devis signé	chargé de coordination	facture visé "service fait"	bienveillant(e) admin	facture visé "paiement fait"

glossaire :

Corémunération

des temps de travail non fixe, des tâches globales de gestion ou de représentation, des propositions de prise de rémunération multicritères (le temps de formation, le budget global, le nombre de personnes sur la mission, ...)

L'engagement (validation de la participation à la mission) est fait par le.a bienveillant.e de groupe/pôle/projet suite à postulation de membre du collectif

la liquidation (validation que la mission est faite) est faite par le collectif du groupe/pôle/projet, dans le cadre des réunions opérationnel (https://documentation.laraffinerie.re/index.php/Réunion_opérationnelle)

Le Paiement suite à la facturation, c'est la personne qui a le rôle d'admin de groupe qui fait le paiement, le paiement se fait entre le 15 et le 31 de chaque mois et au maximum à 30 jours de l'envoi de la facture dans le cas des bienveillances et prestations internes

Prestation Interne des plages horaire de travail fixe, des tâches bien définis, un niveau de compétence requis, se fait dans le cadre de la postulation

Prestation ext des missions qui ne peuvent pas être faites par de la prestation interne faute de postulants ou de compétences

L'engagement, la liquidation et le paiement ne peuvent pas être fait sur ses propres missions, il faut donc demander au collectif du projet/pôle/groupe dans ce cas de valider ces étapes. Tous les pouvoirs peuvent faire l'objet d'une délégation de pouvoir, si le principe "une personne différentes sur chaque étapes" est respecté

modèle de lettre de mission : A faire

modèle de délégation de pouvoir : A faire

Les éléments nécessaires sur une facture

• Le nom, l'adresse, le type de structure, le Siret et le code APE
• le nom du destinataire
• La date d'émission de la facture
• la date ou période de la réalisation de la facture ou livraison de la commande
• La date d'échéance
• le numéro de facture (voir le numéro de devis ou lettre de mission si il y en a)
• La désignation / libellé
• le montant de la facture

au niveau numérique nous devons avoir les informations complémentaires suivantes :

• scan de la facture
• son état accompagné de la date : enregistré / validé / payé
• le code analytique / affectation budgétaire