Les rôles de bienveillance dans la gestion de projet
De La documentation de La Raffinerie
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La gestion de projet nécessite la mise en place de différents rôles qui sont pris en charge par les différents membres du collectif. En fonction des étapes du projet, voici les rôles nécessaires à un bon déroulement du projet. Une personne peut cumuler différents rôles mais en fonction de l'ampleur du projet ils doivent être partagés entre les différents membres du collectif.
La définition & validation du projet
- le/la consultant.e va interroger les parties prenantes et membres potentiels du futur collectif, pour aider à la définition des besoins auxquels peut répondre le projet
- le/la concepteur.trice va formaliser l'idée et faire valider le principe de la création du projet par les groupes / pôles concernés par la thématique
Le lancement
- Le/la facilitateur.trice va animer la réunion de lancement
- Le/La garant.e du cadre va veiller au respect du cadre de la gestion de projet
- L'évaluateur.trice va accompagner la mise en place des objectifs / résultats-indicateurs
- le/la coordinateur.trice de projet va convoquer la réunion de lancement, , et la définition des premières missions et candidatures de prestation int / ext et mobiliser les membres du collectif
- le/la chargé.e du planning va gérer la mise en place / définition d'un premier planning prévisionnel avec la fréquence nécéssaire et la planification des réunions
- le/la gestionnaire de budget va aider à la mise en place d'un premier budget prévisionnel et d'une stratégie de financement ou de développement d'activité économique
La planification
- Le/La garant.e du cadre va suivre la formalisation des tâches proposées lors de la phase lancement (budget - planning - missions - ...)
- le/la chargé.e du planning va mettre en place les étapes / tâches d'une manière plus précises
- le/la gestionnaire de budget va s'occuper de formaliser et valider le budget prévisionnel, lancer les recherches de financement éventuel accompagné par le bienveillant admin du groupe et mettre en place le projet dans le tableau de bord du groupe concerné
- le/la coordinateur.trice de projet va lancer les candidatures de missions suivant le process de candidature
- Le/la facilitateur.trice va préparer la mise en place de la première réunion opérationnelle
Et plus spécifiquement en fonction de la nature du projet on peut avoir des rôles complémentaires :
- Le/la chargé.e de formation / atelier
- le/la chargé.e de location
- le/la chargé.e de travaux
- le/la chargé.e de programmation
- ...
Exécution et contrôle
- le/la garant.e du cadre va suivre le respect du process de gestion de projet
- le/la facilitateur.trice va animer les réunions opérationnelles, faciliter la gestion des conflits internes ("Cailloux dans la chaussure")
- le.la secrétaire va formaliser les CR des réunions opérationnelles
- l'ambassadeur.drice va représenter le projet vis-à-vis des différentes instances de La Raffinerie ou vis-à-vis de l'extérieur et plus particulièrement vis-à-vis des parties prenantes et des partenaires
- le/la chargé.e de décision va s'assurer que le process de prise de décision est respecté et fait en sorte que les décisions soient prises pour que le process de gestion de projet ne soit pas bloqué
- le/la gestionnaire de budget va s'occuper de suivre le budget / dépenses et propose des ajustements au fur et à mesure de la vie du projet, valide l'engagement des achats
- le/la chargé.e de subvention va s'occuper de suivre les subventions et est garant de son bon déroulement (bilan intermédiaire, bilan final, relation partenaire)
- le/la coordinateur.trice de projet va convoquer les réunions opérationnelles et suivre et valider le process de candidature pendant la vie du projet,
- l'évaluateur.trice va suivre l'évolution / adapter les résultats / indicateurs et collecter au fur et à mesure les justificatifs nécessaires à la phase de bilan
- le/la chargé.e du planning va suivre le bon déroulement des étapes et du timing du projet, convoque les réunions opérationnelles
- le/la chargé.e de cohésion / célébration va veiller à ce qu'il y ait régulièrement des moments de cohésion et de célébration tout au long du projet
- le/la communicant.te va s'occuper de communication en interne et en externe sur le projet (réseaux sociaux, newsletter, ...) sur l'avancement du projet
- le/la chargé.e de documentation va documenter les différents éléments nécessaires
- le/la prestataire interne va executer les missions opérationnelles suite au process de candidature
Et plus spécifiquement en fonction de la nature du projet on peut avoir des rôles complémentaires :
- le/la chargé.e de formation / atelier
- le/la chargé.e de location
- le/la chargé.e de travaux
- le/la chargé.e de programmation
- ...
Clôture
- le/la facilitateur.trice va animer la réunions de clôture
- le/la secrétaire va formaliser le CR de la réunion de clôture
- L'évaluateur.trice va faire le bilan des objectifs et des résultats / indicateurs
- le/la coordinateur.trice de projet va convoquer la réunion de clôture et faire le bilan humain, environnemental et technique
- le/la gestionnaire de budget va faire une bilan financier
- le/la communicant.te va communiquer sur la clôture du projet et formaliser les derniers éléments de communication (newsletter, remerciements, mise en page de bilans)
- le/la chargé.e de documentation va faire un bilan de la documentation produite lors du projet
