Organisation de festival

De La documentation de La Raffinerie

Organiser un festival n'est pas une mince affaire! mais rien n'est impossible avec un minimum d'organisation, une bonne équipe et de la préparation!

Nous allons essayer de lister les grandes étapes de l'organisation d'un festival à La Raffinerie :


tableau numérique avec tous les événements à venir pour la période 2022:

https://nuage.tierslieux.re/s/9rQmF7NQHSzS7SL

Étape 1 : bien définir votre thématique et faire accepter le principe par le collectif

Si vous voulez que votre projet de festival soit une réussite, il faut avant tout bien le définir, qu'on puisse en quelque ligne comprendre l'essentiel. Pour vous aider vous pouvez répondre à ces quelques questions : (n'hésitez pas à vous faire conseiller par d'autres personnes qui en ont déjà organisé)

- est ce que votre projet rentre dans la charte éthique de La Raffinerie

- Est ce que vous vous êtes renseignés.es pour être Raffineurs, est ce que vous vous impliquez dans au moins un des pôles de La Raffinerie

- quel sera le public et estimer à la grosse une jauge

- sur quelle amplitude horaire

- sur quel espace ça va se dérouler

- avez vous besoin de matériel et logistique particulier

/Une fiche type sera mise en place pour vous aider et pour permettre d’évaluer si le projet proposé est en adéquation avec le site et son éthique (fiche à mettre en place prochainement)/

Important notre site étant encore en travaux il est important de prendre en considération le planning des travaux à venir.

Avec ces quelques points, il faut prendre en parallèle l'avis des différentes instances qui peuvent conseiller sur le bienfondé du projet : interpole - groupe culture ou autre groupe - la programmation culturelle, …

( un organigramme avec une adresse générique par pôle à mettre en place)

En fonction de l'ampleur du festival il faut prévoir entre 2 et 6 mois minimum

Étape 2 : constituez votre dream team

Même un petit évènement requiert pas mal travail. Vous n’allez pas tout porter sur vos seules épaules !

On vous conseille de créer l’organigramme de votre festival. En d’autres termes, constituez une équipe de choc pour vous répartir les tâches. Pour ce faire, définissez des rôles clés

Par exemple :

  • un.e bienveillant.te orga (qui devra être assez aguerri.e, en fonction de la grosseur de l'évent)
  • quelqu'un qui s'y connait en chiffre et en demande de financement
  • quelqu'un qui peut conseiller sur le programme et son déroulement
  • quelqu'un qui peut s'occuper de communication (mailing, presse, réseaux sociaux, ...)

Étape 3 : établissez votre budget

Quel budget pour mon festival ?

Posez-vous cette question suffisamment tôt, car beaucoup d’arbitrages dépendront de ce paramètre.

Anticipez donc toutes les dépenses à venir :

  • rémunération des artistes, des organisateurs, des communicants
  • prévoir un budget pour le catering bénévoles et artistes
  • logistique,
  • communication,
  • location de matériel


En parallèle, calculez aussi l’argent qui entrera dans la caisse, principalement :

  • les billets d’entrée pour le festival, le cas échéant
  • un pourcentage sur les ventes au bar et restau (aujourd'hui on est à 20%)
  • la demande de financement institutionnel
  • le mécénat

pour les deux derniers points il convient de préparer une fiche projet comprenant les points suivants : Objectif, descriptif, publics visé, moyens humain, ... (Mettre un exemple de fiche action)

En prenant en compte tous ces éléments, vous établissez un budget prévisionnel qui vous donnera une idée de ce que vous pouvez faire (et surtout ne pas faire) pour atteindre la rentabilité.

- financement Financeur externe : Évaluer si possibilité de solliciter des financeurs privés en adéquation avec l'éthique de La Raffinerie.

- Lister partenaires potentiels dans tableaux festival à venir

- financement public : Pensez à anticiper les demandes de subventions en fonction de leur agenda. possibilité de demander des conseils au pôle festival, faire des recherches sur internet également pour des appels à projet qui auraient un lien avec votre projet).

Rajouter dans fiche type organisation des dates ou période clée pour certaines demandes de subvention public identifiées

Étape 4 : choisissez la date de votre festival.

Plusieurs facteurs sont à prendre en compte :

  • La saison. Pour un évènement en plein air par exemple, on comprendra aisément que la période cyclonique est dangereuse (déc. à mars)
  • La durée. Quelles sont vos ambitions en matière de durée ? Une journée ? Une soirée ? 2 jours?
  • Le calendrier culturel : renseigner vous sur les dates d'évènements majeur (tempo - francofolie - sakifo - ...) car c'est compliqué de se mettre en parallèle de tel évènement
  • les grandes vacances : de juillet/aout et dec/jan sont peu recommandé pour des gros festival car moins de bénévoles et de publics présents.

Faire évoluer l'agenda du site 'laraffinerie.re' et y indiquer les périodes de vacance, voir créer un tableau où les gens pourront y inscrire des événements autres qui pourraient être impactants (option à créer lors de la réactualisation du site)ensuite proposer cette date au pôle festival qui va essayer d'harmoniser un calendrier sur l'année

Étape 5 : organisez-vous

Vous avez constitué vos équipes et déterminé la date de votre festival ? Il est temps de construire un rétroplanning, c’est-à-dire un planning « à l’envers » établi à partir de la date butoir.

De la sorte, vous obtenez de la visibilité sur toutes les tâches qu’il vous reste à accomplir, pour vous assurer que vous et vos complices restiez dans les temps. De plus, vous gérez mieux les missions qui requièrent de l’anticipation, comme les demandes d’autorisations potentielles

Étape 6 : élaborez une programmation alléchante

Qui allez-vous faire intervenir à votre beau festival ?

Pour choisir et contacter les artistes, partez tout simplement de votre thématique et sélectionnez tous les profils qui correspondent à votre univers.

Bien sûr, en fonction de l’ampleur de la manifestation et de votre budget, vous ferez appel soit à des professionnels de renom, soit à des artistes plus confidentiels et locaux. Au niveau de La Raffinerie, nous avons décidés que tous les artistes doivent au moins initiés.es à la découverte du projet, soit en venant à des réunions, en ayant visité le site ou encore mieux en étant un membre actif!

Étape 7 : sélectionnez les autres intervenants

Un festival, ça n’est pas que des artistes !

Nombre d’autres acteurs permettront à votre évènement d’exister, ou alors de lui apporter une dimension plus grande :

  • les professionnels techniques (son, lumière, etc.),
  • les bienveillants resto et bar
  • les responsables de stands (vente de produits, animateurs d’ateliers, speakers, etc.),
  • un responsable de la logistique / cadre de vie
  • la sécurité, etc.
  • Foodtruck à prévoir pour des festivals de grande ampleur en complément de notre restauration, lien vers répertoire des food trucks (répertoire à creer)

Étape 8 : penchez-vous sur les autorisations et l’administratif

Cette étape revêt une importance capitale, car vous devez absolument procéder dans les règles de l’art… si vous ne voulez pas voir votre beau projet tomber à l’eau.

Faites une déclaration ou une demande d’autorisation

Une demande d’autorisation est requise si vous prévoyez :

  • d’organiser votre évènement qui reçoit du public non adhérent

Elle s’effectue auprès de la mairie ou alors de la préfecture

quand nous aurons l'habilitation ERP, une simple déclaration suffiera

Les autres demandes d’autorisation

D’autres types d’autorisations sont souvent nécessaires.

  • Pour les débits de boissons : si nous avons un public non adhérent
  • Pour la diffusion ou l’interprétation d’œuvres musicales : dans ce cas, effectuez une déclaration auprès de la Sacem pour obtenir son autorisation. Si vous générez des bénéfices, attendez-vous à reverser des droits d’auteur.

Vérifier que notre assurance couvre bien ce type d'événement!

Aujourd'hui nous avons une assurance avec la Maif, qui devrait couvrir la majorité des cas, mais ça vaut le coup de quand même vérifier (ajouter le contact de la maif + numéro de contrat)

Toutefois, on peut y ajouter des garanties supplémentaires :

  • pour la protection du matériel, souvent très coûteux,
  • pour couvrir les imprévus, en cas d’annulation du festival par exemple.

Étape 9 : préparez la sécurité de l’évènement

Pour que votre festival se solde par un succès, une attention de tous les instants doit être apportée à la sécurité.

De nombreux paramètres sont à prendre en considération, comme la protection des festivaliers, mais aussi celle du staff.

Veillez donc à la présence de tous les équipements nécessaires (extincteurs par exemple) ainsi qu’à leur conformité. il existe un document qui permet de voir en fonction de la fréquentation si une équipe secouriste est nécessaire ou non (ajouter le lien)

Étape 10 : communiquez sur votre festival

Vous avez déjà déployé beaucoup d’énergie pour organiser votre festival. Il serait dommage que les visiteurs ne soient pas au rendez-vous !

Pour faire connaître votre projet, élaborez une stratégie de communication aux petits oignons.

Plusieurs canaux sont à votre disposition :

  • Le site internet : ajoutez une page dédiée à l’évènement sur le site de votre association par exemple. Il est aussi possible de créer un site spécifique pour la manifestation en question, sur lequel vous relayez toutes les informations pratiques et donnez envie aux festivaliers de venir : la programmation avec une présentation des artistes, un teaser vidéo, une billetterie en ligne, etc.
  • Les réseaux sociaux : Facebook ou encore Twitter constituent de bons canaux de communication. D’ailleurs, Facebook propose directement une page évènement avec possibilité d’intégrer un lien vers la billetterie.
  • L’affichage : l’affichage dans l’espace public ou sur les devantures de certains commerces ou établissements est aussi largement plébiscité. Et pour cause, si votre affiche est belle, elle attirera l’œil des passants. D’où l’intérêt d’opter pour une charte graphique soignée, cohérente avec votre univers et votre public cible.
  • Les flyers : votre affiche peut aussi être déclinée sous forme de flyers, distribués directement dans la rue ou laissés à disposition du public dans des commerces et lieux stratégiques.
  • La presse : pourquoi ne pas contacter la presse locale pour les convaincre de relayer l’évènement dans leurs publications ? Si cette action peut découler sur un simple encart publicitaire, vous pouvez aussi bénéficier d’une vraie mise en avant par le biais d’un article, d’une interview, etc.
  • La radio : de la même manière que la presse, les radios locales se révèlent d’excellents médias, d’autant plus si votre festival est orienté musique.

Dans tous les cas, créez une communication alléchante, en :

  • n’oubliant aucune information indispensable :
    • nom du festival et de l’association qui l’organise,
    • programmation,
    • informations pratiques telles que le lieu, les dates, le prix du billet, les dispositifs prévus sur place (restauration, camping, etc.),
    • partenaires,
    • lien vers la billetterie le cas échéant, pour faciliter l’achat pour de l’online.
  • engageant au maximum vos futurs festivaliers :
    • création de jeux concours pour gagner des places,
    • teasers,
    • questionnaires pour solliciter leurs avis, etc.

Étape 12 : gérez la billetterie

cf le futur développement de ti-billet