Organisation de plusieurs ateliers

Organiser une session avec plusieurs ateliers demande un peu d'organisation. Les différentes tâches sont partagées entre la bienveillance ateliers (qui s'occupe de la préparation en amont) et la référence d'ateliers (qui est sur place le jour J pour coordonner), ces deux postes peuvent être faits par la même personne :

Le pré-requis sur les postes de bienveillant et référent est de bien connaître les conditions d'animation d'un atelier

En amont (Bienveillance Atelier)

solliciter les groupes concernés par les ateliers pour qu'ils sélectionnent et/ou lancent des candidatures pour l'animation d'ateliers. Voir avec eux s'ils ont des moyens de rémunérer les ateliers dans leur groupe. Voir dans quel cadre ils pourraient être financés ou voir si ça peut-être des ateliers payant pour les participants
si besoin lancer une réunion de lancement, dans le cadre de la gestion de projet
coordonner la date des ateliers avec le groupe interprog (#Interprog sur Rocket Chat), puis l'inscrire sur le programme : https://programme.laraffinerie.re/
proposer et faire valider des horaires aux animateurs : utiliser le tableau récapitulatif des ateliers ici le lien
inscrire les horaires sur le tableau des affichettes : https://docs.google.com/spreadsheets/d/13nd74jGlZqzmaVgOvF7aRRoNfVfPlQdkEHBm9XdUAXY afin qu'ils soient inscrits sur les affichettes qui seront créées par le référent orga de la journée / soirée
lancer les inscriptions au moins 15 jours avant avec Oceco (si inscriptions)
puis 1 semaine avant les ateliers, contacter les animateurs et leur rappeler le cadre de l'animation d'atelier, les espaces qui seront utilisés, un petit débrief juste avant les ateliers
faire un événement FB (tant qu'on n'a pas mieux !) invitant les participant à s'inscrire
faire une petite affiche (simple, un format est proposé sur ce lien ) qui rappelle le programme des ateliers, avec leur emplacement à imprimer et à afficher sur place, afin que le public ait l'information (l'imprimer et la donner au référent organisation en amont)
préparer la fiche d'inscription à remettre à chaque animateur, comportant les indicateurs que nous souhaitons récolter : exemple si besoin faire une fiche questionnaire public
bien vérifier la disponibilité des espaces qui vont accueillir les ateliers le jour J
récupérer les fiches inscription / indicateurs et remplir les indicateurs dans le tableau approprié (à faire). Les mails à envoyer les mails à InterCom (#PouleCommunication sur Rocket Chat)

Rappel du rétroplanning :

2 mois avant, si projet conséquent (plusieurs jours) faire une réunion de lancement dans le cadre de la gestion de projet
15 jours avant la fin du mois (pour que les ateliers soient inscrits au programme) et 30 jours avant la session d'atelier, faire valider la date avec interprog (#interprog sur Rocket Chat)
15 jours avant le début de la session, avoir le programme validé avec les animateurs
15 jours avant le début de la session : communiquer au public et lancer les inscriptions
1 semaine avant les ateliers : faire un rappel aux animateurs : horaires / espaces / ...
la veille de l'atelier : avoir l'affiche programme imprimée et les fiches d'inscription / indicateurs

Sur place (Référent Atelier)

Si les ateliers se font à l'extérieur, veiller à ce que toute la logistique soit acheminer, installer, ramener et ranger, Si besoin faire un appel à volontaire ou créer une mission
Afficher le programme sur le site (donné par le bienveillant)
Faire un briefing 10 minutes avant le début des ateliers avec les animateurs, leur remettre les fiches d'inscriptions avec les indicateurs.
Rappeler les consignes de sécurité
Diriger les participants vers les différents ateliers au fur et à mesure qu'ils arrivent, pour qu'ils s'inscrivent aux ateliers
Pendant la session, tourner sur les différents ateliers pour être sûr que tout va bien, vérifier qu'il n'y ait pas de situations qui seraient dangereuses ({humour}"comme un enfant de 3 ans avec un fer à repasser ou une cloueuse"), et accompagner les animateurs si besoin. En fin d'atelier récolter quelques témoignages de participants, afin de les transmettent aux bienveillants de l'action pour son bilan
15 min avant la fin des ateliers faire le tour des ateliers pour être sûr que les indicateurs soient remplis et questionnaire public remplie (si questionnaire)
bien veiller au rangement / nettoyage des espaces
prendre des photos pendant la session et les partager sur les réseaux, si d'autres dates d'ateliers rappeler le lien d'inscription, remercier les partenaires (demander la liste au bienveillant) attention : demandé l'autorisation aux personnes photographiées
essayer de faire un petit moment de cohésion / célébration entre animateurs une fois que les ateliers sont rangés
donner les fiches inscription / indicateur au bienveillant d'atelier
veiller à ce que tous les espaces soient fermés