Organisation atelier / formation

Mise à jour de la fiche : 10 mars 24

référent du cadre de la fiche : Inter-formation

Organiser un atelier / formation ou une session avec plusieurs ateliers / formation demande de l'organisation. Les différentes tâches sont partagées entre :

la bienveillance atelier / formation (qui s'occupe de la préparation en amont)
la référence d'atelier / formation (qui est sur place le jour J pour coordonner), ces deux postes peuvent être faits par la même personne (préférable)
L'animation d'atelier / formation

Le pré-requis sur les postes de bienveillant et référent est d'avoir déjà été animateur d'atelier / formation

Validation en amont d'ateliers / formations

Pour organiser / animer un atelier / formation il faut passer par les étapes suivantes :

faire valider la formation par le pôle / groupe concerné
faire valider le nombre d'Oceco ou montant de la prestation (en raccord avec le cadre d'inter-formation)

Bienveillance d'Atelier / formation (En amont de/des ateliers)

Dans le cas de session d'atelier issu de plusieurs groupes, Inter-formation, s'occupe de sa mise en place (postulation ou dans le cadre de la bienveillance), si atelier qui ne concerne qu'un seule projet, cette bienveillance rentre dans le cadre de la bienveillance du projet

si pour une session de plusieurs ateliers : solliciter les groupes concernés par les ateliers pour qu'ils sélectionnent et/ou lancent des candidatures pour l'animation d'ateliers. Voir avec eux s'ils ont des moyens de rémunérer les ateliers dans leur groupe. Voir dans quel cadre ils pourraient être financés ou voir si ça peut-être des ateliers payants pour les participants
si besoin lancer une réunion de lancement, dans le cadre de la gestion de projet
coordonner la date des ateliers avec le groupe interprogrammation (#Interprog sur Rocket Chat),
proposer et faire valider des horaires aux animateurs : utiliser le tableau récapitulatif des ateliers ici le lien
inscrire les horaires sur le tableau des affichettes (en stand by tant qu'il n'y a pas d'accueil public): https://docs.google.com/spreadsheets/d/13nd74jGlZqzmaVgOvF7aRRoNfVfPlQdkEHBm9XdUAXY afin qu'ils soient inscrits sur les affichettes qui seront créées par le référent orga de la journée / soirée
inscrire sur le programme : https://programme.laraffinerie.re/ et sur Oceco
lancer les inscriptions au moins 15 jours avant avec Oceco (si inscriptions)
lancer la postulation pour la référence d'atelier (si une prestation interne de prévue) (ajouter lien vers postulation)

1 semaine avant les ateliers, contacter les animateurs et leur rappeler le cadre de l'animation d'atelier, les espaces qui seront utilisés, un petit débrief juste avant les ateliers
faire un événement FB (tant qu'on n'a pas mieux !) invitant les participants à s'inscrire (si inscription)
faire une petite affiche (simple, un format est proposé sur ce lien ) qui rappelle le programme des ateliers, avec leur emplacement à imprimer et à afficher sur place, afin que le public ait l'information (l'imprimer et la donner au référent organisation en amont)
préparer la fiche d'inscription à remettre à chaque animateur, comportant les indicateurs que nous souhaitons récolter : exemple si besoin faire une fiche questionnaire public
bien vérifier la disponibilité des espaces qui vont accueillir les ateliers le jour J
récupérer les fiches inscription / indicateurs et remplir les indicateurs dans le tableau approprié (à définir, a voir si à ajouter dans le tableau d'atelier). Envoyez les mails à InterCom (#PouleCommunication sur Rocket Chat) pour les ajouter à notre mailing list

Rappel du rétroplanning :

2 mois avant, si projet conséquent (plusieurs jours) faire une réunion de lancement dans le cadre de la gestion de projet
15 jours avant la fin du mois (pour que les ateliers soient inscrits au programme) et 30 jours avant la session d'atelier, faire valider la date avec interprog (#interprog sur Rocket Chat)
15 jours avant le début de la session, avoir le programme validé avec les animateurs
15 jours avant le début de la session : communiquer au public et lancer les inscriptions
1 semaine avant les ateliers : faire un rappel aux animateurs : horaires / espaces / ...
la veille de l'atelier : avoir l'affiche programme imprimée et les fiches d'inscription / indicateurs

Référent Atelier / formation (sur place le jour J)

Les références d'atelier se fait par le biais de la postulation, c'est de la prestation interne

Si les ateliers se font à l'extérieur, veiller à ce que toute la logistique soit acheminer, installer, ramener et ranger, Si besoin faire un appel à volontaire ou créer une mission
si une session de plusieurs ateliers, Afficher le programme sur le site (donné par le bienveillant)
Faire un briefing 10 minutes avant le début des ateliers avec les animateurs, leur remettre les fiches d'inscriptions avec les indicateurs.
Rappeler les consignes de sécurité
Diriger les participants vers les différents ateliers au fur et à mesure qu'ils arrivent, pour qu'ils s'inscrivent aux ateliers
Pendant la session, tourner sur les différents ateliers pour être sûr que tout va bien, vérifier qu'il n'y ait pas de situations qui seraient dangereuses ({humour}"comme un enfant de 3 ans avec un fer à repasser ou une cloueuse"), et accompagner les animateurs si besoin. En fin d'atelier récolter quelques témoignages de participants, afin de les transmettent aux bienveillants de l'action pour son bilan
15 min avant la fin des ateliers faire le tour des ateliers pour être sûr que les indicateurs soient remplis et questionnaire public remplie par l'animateur (si questionnaire)
bien veiller au rangement / nettoyage des espaces
prendre des photos pendant la session et les partager sur les réseaux, si d'autres dates d'ateliers rappeler le lien d'inscription, remercier les partenaires (demander la liste au bienveillant) attention : demandé l'autorisation aux personnes photographiées (attention droit à l'image / visage, bien demander au minimum)
essayer de faire un petit moment de cohésion / célébration entre animateurs une fois que les ateliers sont rangés
donner les fiches inscription / indicateur au bienveillant d'atelier
imprimer en petit format A6 R/V les fiches tutos des ateliers concernés et les donner au animateurs en début d'atelier
veiller à ce que tous les espaces soient rangés et fermés

Animateur d'atelier / formation

Les conditions pour être Animat.eur.trice d'Atelier sont d'avoir le badge "Animateur d'Atelier". Pour obtenir ce badge il faut :

avoir le [badge] Raffineu.r.euse (si prestation interne)
avoir suivi la [formation-atelier] Animation d'Atelier (badge à créer)
être [compétent.e] dans la discipline concernant l'atelier : badge dédié (à créer)

Les missions de l'Animat.eur.trice d'Atelier sont de :

Commencer l'atelier à l'heure, ce qui implique de venir en avance pour préparer la mise en place de l'atelier et l'accueil des participant.e.s (au moins 30 min avant)
Bien intituler et décrire son atelier, : démonstration, atelier pratique... et la description pour pouvoir communiquer dessus sur Rocket Chat et que les participant ne confondent pas
Bien préciser le nombre de personnes et l'âge minimum/maximum (renseigner le bienveillant, sur le nuage.tierslieux.re)
Gérer la mise en place de la ou les fiches tutos de son/ses ateliers avec Inter-Communication qui vous donnera le mode d'emploi et le process de mise en place (#PouleCommunication sur Rocket Chat).
Voir tous les équipements de sécurité nécessaire au bon déroulement de l'atelier et expliquer en introduction comment les utiliser

Le jour J, Prendre les contacts de tou.te.s les participant.e.s via la fiche prévue à cet effet (donner par le.la référent.e), les contacts mail de c.eux.lle.s qui aimeraient recevoir des infos de La Raffinerie. Ne pas prendre plus de participant.e.s que prévu afin que les participant.e.s puissent profiter au mieux du déroulé de l'atelier en étant un nombre adapté.
Prévoir le matériel et matériaux nécessaires aux ateliers (faire les achats nécéssaires en coordination avec le projet concerné) et se coordonner avec le référent pour la logistique (table / chaises, ...)
Tester son atelier en amont pour être sûr.e de la quantité de matériaux/matériels à prévoir, décrire les étapes pour la fiche tutos, tester le matériel, tester le timing
Bien organiser le timing et le programme des ateliers pour rentrer dans le temps imparti (ex si vous arrivez à faire l'atelier seul.e en 30min, prévoir 3 fois plus de temps, soit 1h30),
prévoir de finir l'atelier 10 min en avance du temps prévu pour faire remplir les questionnaires
Finir l'atelier à l'heure, pour le respect des participant.e.s et pour qu'il.elle.s puissent enchaîner sur un autre atelier dans le cas d'atelier multiple
Veillez au rangement complet, matériel, logistique et déchets en fin d'atelier, si atelier multiple sur le même espace, un battement de 30 min est prévu

Les bons conseils sur le déroulement de l'atelier :

Dans l'idéal, la fiche tuto est prête avant l'atelier, si elle est prête l'imprimer et l'afficher, voir la distribuer
Faire un petit tour de table pour que chacun.e se présente
Introduire l'atelier en expliquant les différentes matières, matériaux et équipements qui vont être utilisés
Faire un rappel sur la sécurité
Expliquer le déroulé de chaque étape de l'atelier
Essayer d'évaluer en amont le temps de chaque étape pour respecter le timing
Essayer de finir un peu avant la fin de l'atelier pour accompagner ceux.elles qui n'ont pas pu finir

Rappel des liens utiles :

--> lien vers la fiche participant.e.

--> lien vers calendrier d'information sur les Ateliers Transitions sur le nuage.tierslieux.re

--> lien vers vers les fiches tutos