Voir la source de Référent.e de fond

Les rôles de bienveillance de fond commencent quand l’événement est pré-validé par le cercle concerné cf [[L'organisation d’événement|l'organisation d'un évenement]]

Quand il n'y a qu'une seule personne, on parle '''d'un.e référent.e de fond''' qui s'occupe de toutes les redevabilité de la bienveillance, mais ce rôle peut-être diviser entre plusieurs personnes, par exemple : 

* référent.e communication
* relation intervenants / chargé de catering
* référent technique
* référent billeterie
* ...

Les grandes redevabilités de la bienveillance de fond d'un événement sont :

* Les relations avec les intervenants éventuels (également de leur rémunération éventuelle)
* S’occupe des aménagements et technique spécifiques en lien avec la programmation si il y en a (ex cinéma)
* gestion le jour J des bénévoles / volontaires en lien avec la programmation ou la technique
* la mise en forme et la diffusion de la communication, le cadre de la communication étant donné par le support [communication]
* la mise en place éventuelle des inscriptions / billetterie
* du chapeau et du prix libre et conscient
* de gérer le catering des intervenant éventuels en relation avec l'orga
* faire les remerciements en fin de soirée

==== Les différentes Etapes ====
[https://nuage.rtlx.re/s/Ft8yez6zHnDGNSx Fiche projet proposer un évenement]

[https://nuage.rtlx.re/s/3C2rj6yFad8zZCK Fiche projet organiser un évenement]

===== En Amont =====

====== Proposition / Validation (au moins 4 mois avant la date) : ======

* Quand l’événement est pré-validé par le cercle concerné, il faut [[Moments et inscriptions aux moments|enregistrer l’événement]] proposé sur [[GRIST|Grist]], important il faut bien mettre le nom du référent qui sera l'interlocuteur pour le fond pour toutes les autres personnes en lien avec l’événement
* être présent lors de la consolidation d'agenda afin de présenter l’événement, puis si validation faire un retour au cercle concerné

====== Préparation (au moins 15 jours avant le début du mois concerné par l'évenenement) ======

* Si il y a des intervenants, voir avec eux toutes les informations concernant : la technique, le programme, les horaires, le nombre de personnes pour le catering, le texte de présentation, au moins une photos pour la communication
* Créer l'affiche et les différents éléments de communication suivant [[notre charte graphique]]
* Compléter les informations détaillés sur Grist, puis cliquer sur "Publier" afin que l’événement apparaisse sur l'agenda du site internet
* Faire le programme de la soirée et le partagé au chargé.e d'orga pour information
* si billetterie et prix libre et conscient en ligne, [[Billeterie Tibillet|faire l'inscription sur tibillet]]

====== Diffusion de la communication a partir de 15 jours avant l'évenement ======
'''à J-15'''
* imprimer l'affiche en A3 (x4) et la mettre aux différents endroits prévus sur le site (entrée x 2, accueil, buvette)
*diffuser l'evenement facebook
'''entre J-10 et J-15'''
*diffuser l'affiche sur FB et instagram + partage sur de groupes FB associés
'''entre J et J-10'''

* possibilité de faire des teasers sur les réseaux
* re-contacter les éventuels participants pour faire un dernier points

===== Le Jour J =====

* venir en avance pour préparer la disposition du site en relation avec l'orga, ex : 
** si cinéma, installer les transats et préparer le matériel
** si concert, voir avec le volontaire techniciens et les intervenants

* Accueillir les intervenants éventuelles, voir comment on s'organise pour le catéring (heure, si on a volontaire dédié, ...) une carte avec des Oceco kdo est disponible pour les intervenants, la remplir avec le compte des boissons et repas prévus
* Pendant la soirée veiller à ce que le programme prévu se déroule comme convenu
* faire des photos de la soirée, pour le post de remerciements, voir des story/reel pendant la soirée
* si prévu, s'organiser pour faire tourner des chapeaux
* En fin de soirée, prendre le micro pour remercier les intervenants, les volontaires et tous les intervenant.es de l’événement
* Ne jamais dépassé 22h30 (convention avec le département) sauf cas exceptionnel et sur demande au Village de Corail

===== Après =====

* Si prix libre & conscient en ligne, se rapprocher de la bienveillance événement pour faire un point.
* S'occuper d'avoir les factures des éventuels intervenants, si il y en a, et les partager aux rôles Paiement/ gestion factures projets [admin]
* Partager un post de remerciement sur les réseaux

==== Quelques points en détails ====

===== La technique =====
La technique à prévoir dépend du type d’événement (liste non exhaustive à compléter en fonction des typologies d'évenement

* Cinéma plein air : les transat + banc, l'écran gonflable, une enceinte avec un micro, le vidéoprojecteur, la cablerie
* théâtre ou concert : matos son et lumiére +  spécificité pour chaque interventions

===== La communication =====
les différents outils de communication que nous avons : 

lien vers [[notre charte graphique]]

* L’événement sur FB, pour le visuel se référer à La charte graphique
* post facebook et instagram, il y a un format à respecter dans notre charte graphique
* affiche A3,  il y a un format à respecter dans notre charte graphique
* option : [[Faire une newsletter|faire un article pour la newsletter en amont]] afin de présenter la soirée en amont

===== La check list de la bienveillance de fond =====

====== Proposition / Validation ======

* Identifier le ou la référent.e de fond
* Enregistrer l’événement sur Grist
* Présenter l’événement en consolidation d’agenda

====== Coordination avec les intervenants ======

* Contacter les intervenants éventuels,
** Confirmer leur disponibilité et horaire d’arrivée
** Définir les besoins techniques
** Définir les besoins catering
* Clarifier la rémunération éventuelle
* Récupérer le texte de présentation + photo

====== Préparation administrative et organisationnelle ======

* Créer l’affiche et visuels réseaux sociaux
* Compléter les informations détaillées dans Grist + publier
* Préparer le programme détaillé de la soirée et le partagé au référent orga
* Créer la billetterie ou l’inscription si nécessaire, Configurer le prix libre et conscient si besoin
* Prévoir un article newsletter si pertinent (avant le dernier mercredi du mois précédent
* Imprimer les affiches A3 et les afficher sur site (15 jour avant)
* Publier l’événement Facebook et programmer les différentes communication réseaux + Partager dans les groupes associés

====== Préparation finale ======

* Recontacter les intervenants avant l’événement pour vérifier que tout est bon
* Vérifier la présence des bénévoles / volontaires en lien avec la technique ou en lien avec le programme

====== Jour J — Installation ======

* Arriver en avance
* Installer le matériel
* Préparer la disposition du lieu
* Vérifier la technique
* Installer la signalétique si nécessaire

====== Jour J — Cloture ======

* Accueillir les intervenants / volontaires liés au fond
* Préparer la carte Oceco kdo si nécessaire
* Vérifier que le programme se déroule comme prévu, Être disponible pour gérer les imprévus
* Faire des photos, faire des stories ou reels si pertinent
* Prévoir le chapeau si nécessaire
* faire les remerciement en fin de soirée
* Vérifier que les aménagements spécifique à la soirée soit bien rangé

====== Après l’événement ======

* Faire un point sur le prix libre et conscient avec [événement]
* Récupérer les factures des intervenants et les transmettre à Admin
* Publier un post de remerciement