La gestion d'un projet "chantier" - Historique des versions

Julien le 11 septembre 2023 à 16:37

2023-09-11T16:37:58Z

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	* travailler sur les premiers éléments qui constituent le budget prévisionnel. Dans un premier temps il n'est pas forcement nécessaire d'essayer de mettre des chiffres mais plutôt essayer de lister tous les postes de dépenses et de recettes prévisionnelles		* travailler sur les premiers éléments qui constituent le budget prévisionnel. Dans un premier temps il n'est pas forcement nécessaire d'essayer de mettre des chiffres mais plutôt essayer de lister tous les postes de dépenses et de recettes prévisionnelles
	* mise en place d'un pré-planning		* mise en place d'un pré-planning
	* la répartition des premiers rôles importants de Bienveillance et si besoin définition de premières missions de contributeurs. Les tâches / rôles principaux qui devront être formalisés dans la phase planification sont :		* la répartition des premiers rôles importants de Bienveillance (garant cadre, achat, budget, tâches) et si besoin définition de premières missions de contributeurs. Les tâches / rôles principaux qui devront être formalisés dans la phase planification sont :
	** formalisation du budget dans le tableaux de bord du groupe concerné en concertation avec le bienveillant admin du groupe		** formalisation du budget dans le tableaux de bord du groupe concerné en concertation avec le bienveillant admin du groupe
	** formalisation des objectifs et indicateurs-résultats dans le tableau de bords		** formalisation des objectifs et indicateurs-résultats dans le tableau de bords

Julien le 9 septembre 2023 à 06:09

2023-09-09T06:09:27Z

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	Lors de cette étape se déroule la mise en place des différents éléments qui seront nécessaires à la phase exécution, le.les personnes qui ont des rôles de bienveillance ont un rôle primordiale de préparation et de coordination		Lors de cette étape se déroule la mise en place des différents éléments qui seront nécessaires à la phase exécution, le.les personnes qui ont des rôles de bienveillance ont un rôle primordiale de préparation et de coordination

	* formaliser les différentes tâches évoqué lors de la réunion de lancement ~~en faisant attention à bien~~ regrouper les tâches ~~qui sont connexes,~~ qui sont à faire dans un temps circonscrit (si des tâches équivalentes sont à faire à des moments bien distinct, ne pas les regrouper) ou qui demande les ~~même compétence~~. ~~pour cela on utilise [https://nuage.tierslieux.re/apps/onlyoffice/1698375?filePath=%2FLa%20Raffinerie%20 le fichier de phasage travaux] . Afin de préparer les missions opérationnelles,~~ il faut bien renseigner le nombre de jour / homme-femme en essayant de préciser la quantité de chose à faire, ce qui facilitera la vision du temps nécéssaires		* formaliser les différentes tâches évoqué lors de la réunion de lancement, dans [https://nuage.tierslieux.re/apps/onlyoffice/1698375?filePath=%2FLa%20Raffinerie%20(2)%2FGroupe%20Travaux%2Fphasage%20travaux.xlsx le tableau de phasage]
			** les lister par typologie (électricité, menuiserie, maçonnerie, ...)
			** les regrouper les tâches afin de constituer des missions cohérentes : qui sont à faire dans un temps circonscrit (si des tâches équivalentes sont à faire à des moments bien distinct espacer dans le temps, ne pas les regrouper) ou qui demande les mêmes compétences.
			** il faut bien renseigner le nombre de jour / homme-femme en essayant de préciser les unités et quantité de chose à faire, ce qui facilitera la vision du temps nécéssaires,
	* mettre en place un budget prévisionnel dans le tableau de bord, en estimant le budget de bienveillance et celui de presta interne (on part sur une base de 100€ / jours)		* mettre en place un budget prévisionnel dans le tableau de bord, en estimant le budget de bienveillance et celui de presta interne (on part sur une base de 100€ / jours)
	* mise en place du planning prévisionnel		* mise en place du planning prévisionnel
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	* informer et communiquer régulièrement sur l'avancement (CR de réunions et de points d'étapes, post sur les réseaux sociaux ou les canaux de discussions) à destination des membres du collectif du projet, des partenaires et du tout public		* informer et communiquer régulièrement sur l'avancement (CR de réunions et de points d'étapes, post sur les réseaux sociaux ou les canaux de discussions) à destination des membres du collectif du projet, des partenaires et du tout public
	* collecter au fur et à mesure les justificatifs qui vont permettre de faire les bilans lors de la phase de clôture si besoin		* collecter au fur et à mesure les justificatifs qui vont permettre de faire les bilans lors de la phase de clôture si besoin
	* les différents membres de la bienveillance, suivent au fur et à mesure le déroulement du chantier (planning, budget, exécution des tâches		* les différents membres de la bienveillance, suivent au fur et à mesure le déroulement du chantier (planning, budget, exécution des tâches, achat, ...)
			* au niveau des temps hommes/femmes essayer d'actualisé les données prévisionnelles en fonction du réel pour que ces données puissent servir sur d'autres chantiers

	===== Clôture =====		===== Clôture =====

Julien le 8 septembre 2023 à 05:35

2023-09-08T05:35:24Z

Julien le 7 septembre 2023 à 17:13

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	==== Les étapes d'un projet chantier ====		==== Les étapes d'un projet chantier ====
	~~Les grandes étapes suive celle qu'on a déjà défini dans la gestion de projets la définition & la validation~~		===== Le lancement =====
			Cette étape se caractérise généralement par la mise en place d'une réunion de lancement,
	* le lancement
	* la planification
	* l'exécution & le contrôle
	* la clôture

	~~===== La définition & validation du projet[modifier \| modifier le wikicode] =====~~
	Tout commence par une idée, qui est discutée sur les canaux de discussions rocket chat ou lors de réunions de groupe ou pôle. Cette idée est formalisée et doit comporter les informations suivantes :

	* à quel groupe / pôle appartiendrai le projet
	* pourquoi veut-on développer ce projet
	* quels seraient les atout et freins pour développer ce projet

	L'idée définit précédemment est ensuite validée par le groupe / pôle concerné (via les canaux ou réunions dédiées). Cette étape est importante, car chaque projet doit dépendre d'un pôle ou d'un groupe et aura donc une incidence sur ce dernier, au niveau de l'admin, de la bienveillance de pôle, du budget global du pôle, de l'implication du collectif du pôle...

	~~NB : la proposition d'idée et la validation peuvent se faire au même moment~~

	===== Le lancement~~[modifier \| modifier le wikicode]~~ =====
	Cette étape se caractérise généralement par la mise en place d'une réunion de lancement

	Lors de cette étape il faut mettre en place :		Lors de cette étape il faut mettre en place :

	* ~~le canal dédié au projet s'il n'existe pas, faire remonter~~ l'~~information sur interpôle et mettre le lien dans la liste des canaux sur la documentation & Rocket chat~~		* listing de toutes les tâches nécéssaires à la mise en place et finalisation de l'espace
	* des objectifs et indicateurs-résultats du projet. Cette étape est primordiale car ça va être le cap à suivre durant tout le projet		* travailler sur les premiers éléments qui constituent le budget prévisionnel. Dans un premier temps il n'est pas forcement nécessaire d'essayer de mettre des chiffres mais plutôt essayer de lister tous les postes de dépenses et de recettes prévisionnelles
	* travailler sur les premiers éléments qui constituent le budget prévisionnel. Dans un premier temps il n'est pas forcement ~~nécéssaire~~ d'essayer de mettre des chiffres mais plutôt essayer de lister tous les postes de dépenses et de recettes prévisionnelles		* mise en place d'un pré-planning
	* ~~des grandes étapes du projets et mettre~~ en place un planning ~~/ retroplanning. Il faut bien garder à l'esprit que ces étapes constituent les moyens pour parvenir à réaliser les objectifs / indicateurs-résultats~~
	* la répartition des premiers rôles importants de Bienveillance et si besoin définition de premières missions de contributeurs. listing des principaux rôles dans les groupes / pôle / projet. Les tâches / rôles principaux qui devront être formalisés dans la phase planification sont :		* la répartition des premiers rôles importants de Bienveillance et si besoin définition de premières missions de contributeurs. listing des principaux rôles dans les groupes / pôle / projet. Les tâches / rôles principaux qui devront être formalisés dans la phase planification sont :
	** formalisation du budget dans le tableaux de bord du groupe concerné en concertation avec le bienveillant admin du groupe		** formalisation du budget dans le tableaux de bord du groupe concerné en concertation avec le bienveillant admin du groupe
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	** et de cloture		** et de cloture

	===== La planification~~[modifier \| modifier le wikicode]~~ =====		===== La planification =====
	Lors de cette étape se déroule la mise en place des différents éléments qui seront nécessaires à la phase exécution, le.les bienveillant.es ont un rôle primordiale de coordination.		Lors de cette étape se déroule la mise en place des différents éléments qui seront nécessaires à la phase exécution, le.les bienveillant.es ont un rôle primordiale de préparation et de coordination

	* ~~suivi des~~ tâches ~~de formalisation proposées~~ lors de la ~~phase~~ lancement (~~budget - planning - missions~~...)		* formaliser les différentes tâches évoqué lors de la réunion de lancement en faisant attention à bien regrouper les tâches qui sont connexes, qui sont à faire dans un temps circonscrit (si des tâches équivalentes sont à faire à des moments bien distinct, ne pas les regrouper) ou qui demande les même compétence. pour cela on utilise [https://nuage.tierslieux.re/apps/onlyoffice/1698375?filePath=%2FLa%20Raffinerie%20 le fichier de phasage travaux] . Afin de préparer les missions opérationnelles, il faut bien renseigner le nombre de jour / homme-femme en essayant de préciser la quantité de chose à faire, ce qui facilitera la vision du temps nécéssaires
	* mise en place des étapes / ~~tâches d'une manière plus précise~~. ~~En fonction~~ de ~~la complexité / ampleur du projet~~ il ~~est parfois nécéssaire~~ de re-~~découper les grandes étapes proposées dans~~ la ~~phase~~ de ~~lancement en plusieurs sous étapes~~ qui ~~permettra de mieux répartir les charges de travail entre les membres~~ du ~~collectif~~		* mettre en place un budget prévisionnel dans le tableau de bord, en estimant le budget de bienveillance et celui de presta interne (on part sur une base de 100€ / jours)
	* ~~mise~~ en place du tableau de bord du ~~projet~~		* mise en place du planning prévisionnel
	* validation du budget (le budget prévisionnel) / recherche de financement éventuel avec le bienveillant admin		* validation du budget (le budget prévisionnel) / recherche de financement éventuel avec le bienveillant admin / bienveillant du groupe
	* lancement des premières candidatures de missions : process de candidature		* définition des missions correspondant à la phase d'exécution lancement des premières candidatures de missions : [[Le process de candidature\|process de candidature]]
			* lancement des candidatures et sélection des candidats
	* préparation de la première réunion opérationnelle		* préparation de la première réunion opérationnelle
			* Le référent achat s'occupe de faire tous les achats nécéssaires aux différentes phases

	===== Exécution et contrôle~~[modifier \| modifier le wikicode]~~ =====		===== Exécution et contrôle =====

	* ~~validation et~~ lancement ~~des différentes missions et suivi~~ de la ~~bonne exécution~~		* faire une réunion de lancement de la phase d'exécution avec tous les chargés de missions opérationnel sélectionner, lors de cette réunion valider avec l'équipe les temps prévisionnel de temps hommes
	* points d'~~étapes réguliers~~ avec les ~~réunions~~ de ~~projet de type~~ opérationnel ~~[[Animation~~ de réunion~~\|(aide à~~ l'~~animation~~ de ~~réunion)]], penser à adapter si besoin les objectifs / indicateurs-résultats ainsi que les moyens nécessaires pour y parvenir~~		* points d'étapes réguliers, essayer d'en faire un chaque semaine, afin de suivre l'évolution, le déroulé, le planning, relevé les difficultés, prévoir les achats qui pourraient manquer, ...
	* ~~mise en en place des missions~~ d'~~exécution~~ en ~~lien avec la communication : newsletter~~, ~~publication sur~~ le ~~site et réseaux sociaux et documentation~~
	* mise en place de moments réguliers de célébration qui peuvent se concrétiser par une inauguration, un repas, une réunion dédiée...		* mise en place de moments réguliers de célébration qui peuvent se concrétiser par une inauguration, un repas, une réunion dédiée...
	* informer et communiquer régulièrement sur l'avancement (CR de réunions, post sur les réseaux sociaux ou les canaux de discussions) à destination ~~des bénéficiaires,~~ des membres du collectif du projet, des partenaires et du tout public		* informer et communiquer régulièrement sur l'avancement (CR de réunions et de points d'étapes, post sur les réseaux sociaux ou les canaux de discussions) à destination des membres du collectif du projet, des partenaires et du tout public
	* collecter au fur et à mesure les justificatifs qui vont permettre de faire les bilans lors de la phase de clôture.		* collecter au fur et à mesure les justificatifs qui vont permettre de faire les bilans lors de la phase de clôture si besoin
			* les différents membres de la bienveillance, suive au fur et à mesure le déroulement du chantier (planning, budget, exécution des tâches

	===== Clôture~~[modifier \| modifier le wikicode]~~ =====		===== Clôture =====
	La clôture ne signifie pas forcement la fin du projet, mais peut également représenter une des étapes clés qui permet de faire un bilan après une période prédéfinie. Par exemple, on peut ~~très~~ bien avoir un projet ~~continu mais on fixe quand même une date de clôture. Par exemple : projet x 2023~~ se ~~clôture~~ en ~~dec 2023 et le même projet x 2024 reprend~~ par ~~une étape de lancement projet, ce qui permet de partir sur des bases saines, proposer~~ un ~~renouvellement de l'équipe etc...~~		La clôture ne signifie pas forcement la fin du projet, mais peut également représenter une des étapes clés qui permet de faire un bilan après une période prédéfinie. Par exemple, par exemple on peut trés bien avoir un projet qui se fasse en différentes phases qui pourraient être séparé par un temps plus ou moins long

	Cette étape est importante car elle permet :		Cette étape est importante car elle permet :

	* de préparer les différents bilans nécessaires si demande de financement public, de préparer le lancement de la ~~saison~~ prochaine~~, si le projet est récurrent. Nous retrouvons régulièrement la production des documents suivants~~		* de préparer les différents bilans nécessaires si demande de financement public, de préparer le lancement de la prochaine phase
	** bilan du projet : humain - financier - environnemental - technique (bien avoir tous les justificatifs > devis, technique... collectés pendant la phase ~~d'exécution)~~		* De faire la clôture du budget et le bilan financier.
	** bilans spécifiques partenaires (quelques fois les partenaires ont un format à respecter)

	* de faire les remerciements et d'informer les partenaires, les parties prenantes et les collectifs du projet (réseaux sociaux, mailing, moment de célébration...)
	* De faire la clôture du budget et le bilan financier

Julien le 7 septembre 2023 à 16:48

2023-09-07T16:48:18Z

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	Les projets chantiers dépendent directement du pôle "inter-travaux" qui fait parti du groupe commun, un sous-partie dans le tableau de bord par chantier doit être créer		Les projets chantiers dépendent directement du pôle "inter-travaux" qui fait parti du groupe commun, un sous-partie dans le tableau de bord par chantier doit être créer

	~~Les rôles de bienveillance concernés sont :~~

	* garant du cadre, qui fait en sorte que le process de gestion de projet soit respecté
	* référent tâche et planning, qui va formaliser et suivre les différents étapes du projet
	* référent achat, pour tous ce qui matériel et matériaux nécéssaires
	* référents budget, qui va noté les différents achat

	===== Les outils dont nous disposons =====		===== Les outils dont nous disposons =====
	Afin de bien mener les projets, nous disposons de différents outils :		Afin de bien mener les projets, nous disposons de différents outils :

	* Rocket chat, qui est notre principal outil de communication interne, tous les membres du collectif se doivent ~~donc de~~ suivre ~~régulièrement les canaux concernés par les projets dont ils sont membres~~		* Rocket chat, qui est notre principal outil de communication interne, tous les membres du collectif (bienveillance + preta interne) doivent suivre le canal [https://chat.communecter.org/channel/poleTravaux inter-travaux]
	* ~~les tableaux de bords sont des documents hébergés sur notre cloud : <nowiki>~~https://nuage.tierslieux.re/</~~nowiki> ils nous servent à mettre en place les budgets prévisionnels, gérer tous les suivis~~ de ~~budget réel~~, ~~les plannings~~, ~~les objectifs et les indicateurs~~-~~résultats~~		* [https://nuage.tierslieux.re/apps/onlyoffice/1681246?filePath=%2FLa%20Raffinerie%20(2)%2FGroupe%20Les%20Communs%2FTableau%20de%20bord%20groupe%20commun.xlsx le tableau de bords commun]s, onglet inter-pôle, partie inter-travaux, créer une partie spécifique pour chaque chantier, afin de suivre les achats et dépenses de bienveillance et prestation,
	* Oceco, ~~qui aujourd'hui est notre outil de gestion des missions volontaires, cette application sera également bientôt utilisée~~ pour ~~gérer les candidatures~~, les ~~tâches~~, ~~les "todolist" et la co-rémunération~~		* odoo est l'outil de gestion comptable de La Raffinerie, il est utilisé principalement par le bienveillant admin du groupe comment de la Raffinerie, afin d'enregistrer les factures achat et prestataires
	* odoo est l'outil de gestion comptable de La Raffinerie, il est utilisé principalement par les ~~bienveillants admin~~		* [https://nuage.tierslieux.re/apps/onlyoffice/1698375?filePath=%2FLa%20Raffinerie%20 le fichier de phasage des chantiers] afin de mettre en place les différentes tâches et évaluer les besoins matériels et humain
	* le ~~nuage, pour stocker~~ et ~~classer des fichiers~~
	* le deck, pour gérer les tâches et faire des propositions pour les réunions de triages		* le deck, pour gérer les tâches et faire des propositions pour les réunions de triages

	===== Les différentes types de membres concernés par les projets ~~:[modifier \| modifier le wikicode]~~ =====		===== Les différentes types de membres concernés par les projets =====
	Les différents membres ~~d'un~~ projet ~~forment~~ le ~~collectif~~ du projet, ~~il est composé de :~~		Les différents membres de projet chantier sont :

			* Les personnes qui ont des rôles de bienveillance concernés sont :
			** Garant du cadre, qui fait en sorte que le process de gestion de projet soit respecté
			** référent tâche et planning, qui va formaliser et suivre les différents étapes du projet
			** référent achat, pour tous ce qui matériel et matériaux nécéssaires
			** référents budget, qui va noté les différents achats et suivre les budgets prévisionnels

	* la bienveillance de projet sont les personnes qui assument des rôles partagés permettant de coordonner et d'accompagner les différents membres du collectif
	* les contributeurs (interne ou externe) exécutent des missions définies		* les contributeurs (interne ou externe) exécutent des missions définies
	* les volontaires ~~soutiennent le projet sans rémunération, possibilité d'~~être ~~valorisé avec de la monnaie temps~~		* les volontaires qui peuvent être sollicité sur les chantiers du mercredis ou sur d'autres périodes
	* les ~~parties prenantes~~ du ~~projet : les bénéficiaires~~		* Le/la référent admin du groupe qui va payer et enregistrer les factures
	* ~~les fonctions transversales support : facilitation, outils numériques, les "inters" (communication, location, formation,~~ admin~~, prog...)~~

	~~Les différents rôles présents dans~~ les ~~différentes étapes de la gestion de projet à La Raffinerie sont : lien~~

	==== Les étapes d'un projet~~[modifier \| modifier le wikicode]~~ ====		==== Les étapes d'un projet chantier ====
	Les grandes étapes de la gestion de projets ~~sont :~~		Les grandes étapes suive celle qu'on a déjà défini dans la gestion de projets la définition & la validation

	* la définition & la validation
	* le lancement		* le lancement
	* la planification		* la planification

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2023-09-07T12:23:25Z

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===== C'est quoi un projet "chantier"? =====
Un projet "chantier" est un projet spécifique qui à pour objectif de mettre en place un espace afin de permettre son utilisation, ce n'est pas forcement les mêmes personnes qui sont sur le projet chantier que sur le projet fonctionnement de l'espace, mais si un projet fonctionnement de l'espace est en place, il faut que les deux projets soient coordonnés

Les projets chantiers dépendent directement du pôle "inter-travaux" qui fait parti du groupe commun, un sous-partie dans le tableau de bord par chantier doit être créer

Les rôles de bienveillance concernés sont :

* garant du cadre, qui fait en sorte que le process de gestion de projet soit respecté
* référent tâche et planning, qui va formaliser et suivre les différents étapes du projet
* référent achat, pour tous ce qui matériel et matériaux nécéssaires
* référents budget, qui va noté les différents achat

===== Les outils dont nous disposons =====
Afin de bien mener les projets, nous disposons de différents outils :

* Rocket chat, qui est notre principal outil de communication interne, tous les membres du collectif se doivent donc de suivre régulièrement les canaux concernés par les projets dont ils sont membres
* les tableaux de bords sont des documents hébergés sur notre cloud : <nowiki>https://nuage.tierslieux.re/</nowiki> ils nous servent à mettre en place les budgets prévisionnels, gérer tous les suivis de budget réel, les plannings, les objectifs et les indicateurs-résultats
* Oceco, qui aujourd'hui est notre outil de gestion des missions volontaires, cette application sera également bientôt utilisée pour gérer les candidatures, les tâches, les "todolist" et la co-rémunération
* odoo est l'outil de gestion comptable de La Raffinerie, il est utilisé principalement par les bienveillants admin
* le nuage, pour stocker et classer des fichiers
* le deck, pour gérer les tâches et faire des propositions pour les réunions de triages

===== Les différentes types de membres concernés par les projets :[modifier | modifier le wikicode] =====
Les différents membres d'un projet forment le collectif du projet, il est composé de :

* la bienveillance de projet sont les personnes qui assument des rôles partagés permettant de coordonner et d'accompagner les différents membres du collectif
* les contributeurs (interne ou externe) exécutent des missions définies
* les volontaires soutiennent le projet sans rémunération, possibilité d'être valorisé avec de la monnaie temps
* les parties prenantes du projet : les bénéficiaires
* les fonctions transversales support : facilitation, outils numériques, les "inters" (communication, location, formation, admin, prog...)

Les différents rôles présents dans les différentes étapes de la gestion de projet à La Raffinerie sont : lien

==== Les étapes d'un projet[modifier | modifier le wikicode] ====
Les grandes étapes de la gestion de projets sont :

* la définition & la validation
* le lancement
* la planification
* l'exécution & le contrôle
* la clôture

===== La définition & validation du projet[modifier | modifier le wikicode] =====
Tout commence par une idée, qui est discutée sur les canaux de discussions rocket chat ou lors de réunions de groupe ou pôle. Cette idée est formalisée et doit comporter les informations suivantes :

* à quel groupe / pôle appartiendrai le projet
* pourquoi veut-on développer ce projet
* quels seraient les atout et freins pour développer ce projet

L'idée définit précédemment est ensuite validée par le groupe / pôle concerné (via les canaux ou réunions dédiées). Cette étape est importante, car chaque projet doit dépendre d'un pôle ou d'un groupe et aura donc une incidence sur ce dernier, au niveau de l'admin, de la bienveillance de pôle, du budget global du pôle, de l'implication du collectif du pôle...

NB : la proposition d'idée et la validation peuvent se faire au même moment

===== Le lancement[modifier | modifier le wikicode] =====
Cette étape se caractérise généralement par la mise en place d'une réunion de lancement

Lors de cette étape il faut mettre en place :

* le canal dédié au projet s'il n'existe pas, faire remonter l'information sur interpôle et mettre le lien dans la liste des canaux sur la documentation & Rocket chat
* des objectifs et indicateurs-résultats du projet. Cette étape est primordiale car ça va être le cap à suivre durant tout le projet
* travailler sur les premiers éléments qui constituent le budget prévisionnel. Dans un premier temps il n'est pas forcement nécéssaire d'essayer de mettre des chiffres mais plutôt essayer de lister tous les postes de dépenses et de recettes prévisionnelles
* des grandes étapes du projets et mettre en place un planning / retroplanning. Il faut bien garder à l'esprit que ces étapes constituent les moyens pour parvenir à réaliser les objectifs / indicateurs-résultats
* la répartition des premiers rôles importants de Bienveillance et si besoin définition de premières missions de contributeurs. listing des principaux rôles dans les groupes / pôle / projet. Les tâches / rôles principaux qui devront être formalisés dans la phase planification sont :
** formalisation du budget dans le tableaux de bord du groupe concerné en concertation avec le bienveillant admin du groupe
** formalisation des objectifs et indicateurs-résultats dans le tableau de bords
** formalisation du planning / retroplanning
** formalisation des premières missions & candidatures : process de candidature
** si il y a besoin de recettes, mise en place d'une stratégie de recherche de financement ou développement d'activités économiques

> à chaque tâche il faut identifier qui fait quoi

* quelle est la durée du projet? (maximum jusqu'à fin décembre, voir tous les 6 mois si projet récurrent, relancer le process de gestion projet en début d'année)
* à quel rythme doit-on faire des réunions?
** programmer les réunions d'étapes (opérationnel)
** et de cloture

===== La planification[modifier | modifier le wikicode] =====
Lors de cette étape se déroule la mise en place des différents éléments qui seront nécessaires à la phase exécution, le.les bienveillant.es ont un rôle primordiale de coordination.

* suivi des tâches de formalisation proposées lors de la phase lancement (budget - planning - missions...)
* mise en place des étapes / tâches d'une manière plus précise. En fonction de la complexité / ampleur du projet il est parfois nécéssaire de re-découper les grandes étapes proposées dans la phase de lancement en plusieurs sous étapes qui permettra de mieux répartir les charges de travail entre les membres du collectif
* mise en place du tableau de bord du projet
* validation du budget (le budget prévisionnel) / recherche de financement éventuel avec le bienveillant admin
* lancement des premières candidatures de missions : process de candidature
* préparation de la première réunion opérationnelle

===== Exécution et contrôle[modifier | modifier le wikicode] =====

* validation et lancement des différentes missions et suivi de la bonne exécution
* points d'étapes réguliers avec les réunions de projet de type opérationnel [[Animation de réunion|(aide à l'animation de réunion)]], penser à adapter si besoin les objectifs / indicateurs-résultats ainsi que les moyens nécessaires pour y parvenir
* mise en en place des missions d'exécution en lien avec la communication : newsletter, publication sur le site et réseaux sociaux et documentation
* mise en place de moments réguliers de célébration qui peuvent se concrétiser par une inauguration, un repas, une réunion dédiée...
* informer et communiquer régulièrement sur l'avancement (CR de réunions, post sur les réseaux sociaux ou les canaux de discussions) à destination des bénéficiaires, des membres du collectif du projet, des partenaires et du tout public
* collecter au fur et à mesure les justificatifs qui vont permettre de faire les bilans lors de la phase de clôture.

===== Clôture[modifier | modifier le wikicode] =====
La clôture ne signifie pas forcement la fin du projet, mais peut également représenter une des étapes clés qui permet de faire un bilan après une période prédéfinie. Par exemple, on peut très bien avoir un projet continu mais on fixe quand même une date de clôture. Par exemple : projet x 2023 se clôture en dec 2023 et le même projet x 2024 reprend par une étape de lancement projet, ce qui permet de partir sur des bases saines, proposer un renouvellement de l'équipe etc...

Cette étape est importante car elle permet :

* de préparer les différents bilans nécessaires si demande de financement public, de préparer le lancement de la saison prochaine, si le projet est récurrent. Nous retrouvons régulièrement la production des documents suivants
** bilan du projet : humain - financier - environnemental - technique (bien avoir tous les justificatifs > devis, technique... collectés pendant la phase d'exécution)
** bilans spécifiques partenaires (quelques fois les partenaires ont un format à respecter)

* de faire les remerciements et d'informer les partenaires, les parties prenantes et les collectifs du projet (réseaux sociaux, mailing, moment de célébration...)
* De faire la clôture du budget et le bilan financier

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	===== C'est quoi un projet "chantier"? =====		===== C'est quoi un projet "chantier"? =====
	Un projet "chantier" est un projet spécifique qui à pour objectif de mettre en place un espace afin de permettre son utilisation, ce n'est pas forcement les mêmes personnes qui sont sur le projet chantier que sur le projet fonctionnement de l'espace, mais si un projet fonctionnement de l'espace est en place, il faut que les deux projets soient coordonnés		Un projet "chantier" est un projet spécifique qui à pour objectif de mettre en place un espace afin de permettre son utilisation, ce n'est pas forcement les mêmes personnes qui sont sur le projet chantier que sur le projet de fonctionnement de l'espace, mais si un projet de fonctionnement de l'espace est en place, il faut que les deux projets soient coordonnés

	Les projets chantiers dépendent directement du pôle "inter-travaux" qui fait parti du groupe commun, un sous-partie dans le tableau de bord par chantier doit être ~~créer~~		Les projets chantiers dépendent directement du pôle "inter-travaux" qui fait parti du groupe commun, une sous-partie dans le tableau de bord par chantier doit être créé

	===== Les outils dont nous disposons =====		===== Les outils dont nous disposons =====
Ligne 9 :		Ligne 9 :
	* Rocket chat, qui est notre principal outil de communication interne, tous les membres du collectif (bienveillance + preta interne) doivent suivre le canal [https://chat.communecter.org/channel/poleTravaux inter-travaux]		* Rocket chat, qui est notre principal outil de communication interne, tous les membres du collectif (bienveillance + preta interne) doivent suivre le canal [https://chat.communecter.org/channel/poleTravaux inter-travaux]
	* [https://nuage.tierslieux.re/apps/onlyoffice/1681246?filePath=%2FLa%20Raffinerie%20(2)%2FGroupe%20Les%20Communs%2FTableau%20de%20bord%20groupe%20commun.xlsx le tableau de bords commun]s, onglet inter-pôle, partie inter-travaux, créer une partie spécifique pour chaque chantier, afin de suivre les achats et dépenses de bienveillance et prestation,		* [https://nuage.tierslieux.re/apps/onlyoffice/1681246?filePath=%2FLa%20Raffinerie%20(2)%2FGroupe%20Les%20Communs%2FTableau%20de%20bord%20groupe%20commun.xlsx le tableau de bords commun]s, onglet inter-pôle, partie inter-travaux, créer une partie spécifique pour chaque chantier, afin de suivre les achats et dépenses de bienveillance et prestation,
	* odoo est l'outil de gestion comptable de La Raffinerie, il est utilisé principalement par le bienveillant admin du groupe ~~comment~~ de la Raffinerie, afin d'enregistrer les factures achat et prestataires		* odoo est l'outil de gestion comptable de La Raffinerie, il est utilisé principalement par le bienveillant admin du groupe commun de La Raffinerie, afin d'enregistrer les factures achat et prestataires
	* [https://nuage.tierslieux.re/apps/onlyoffice/1698375?filePath=%2FLa%20Raffinerie%20 le fichier de phasage des chantiers] afin de mettre en place les différentes tâches et évaluer les besoins matériels et humain		* [https://nuage.tierslieux.re/apps/onlyoffice/1698375?filePath=%2FLa%20Raffinerie%20 le fichier de phasage des chantiers] afin de mettre en place les différentes tâches et évaluer les besoins matériels et humain
	* le deck, pour gérer les tâches et faire des propositions pour les réunions de triages

	===== Les différentes types de membres concernés par les projets =====		===== Les différentes types de membres concernés par les projets =====
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	* Les personnes qui ont des rôles de bienveillance concernés sont :		* Les personnes qui ont des rôles de bienveillance concernés sont :
	** Garant du cadre, qui fait en sorte que le process de gestion de projet soit respecté		** Garant du cadre, facilitateur et ambassadeur int ext, qui fait en sorte que le process de gestion de projet soit respecté, convoque et anime les réunion et fait le lien avec les autres groupes en interne ou représente le projet vis à vis de l'extérieur
	** référent tâche et planning, qui va formaliser et suivre les différents étapes du projet		** référent tâche et planning, qui va formaliser et suivre les différents étapes du projet
	** référent achat, pour tous ce qui matériel et matériaux nécéssaires		** référent achat, pour tous ce qui matériel et matériaux nécéssaires
	** référents budget, qui va noté les différents achats et suivre les budgets prévisionnels		** référents budget / subvention, qui va noté les différents achats, suivre les budgets prévisionnels. Si une ou subvention est concernée par le chantier, il s'occupe aussi du suivi de cette subvention

	* les contributeurs (interne ou externe) exécutent des missions définies		* les contributeurs (interne ou externe) exécutent des missions définies
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	==== Les étapes d'un projet chantier ====		==== Les étapes d'un projet chantier ====
	===== Le lancement =====		===== Le lancement =====
	Cette étape se caractérise généralement par la mise en place d'une réunion de lancement,		Cette étape se caractérise généralement par la mise en place d'une réunion de lancement, qui est provoqué par le garant du cadre du groupe inter-travaux. Les priorités entre les différents chantiers est vu lors des réunion opérationnel inter-travaux

	Lors de cette étape il faut mettre en place :		Lors de cette étape il faut mettre en place :
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	* travailler sur les premiers éléments qui constituent le budget prévisionnel. Dans un premier temps il n'est pas forcement nécessaire d'essayer de mettre des chiffres mais plutôt essayer de lister tous les postes de dépenses et de recettes prévisionnelles		* travailler sur les premiers éléments qui constituent le budget prévisionnel. Dans un premier temps il n'est pas forcement nécessaire d'essayer de mettre des chiffres mais plutôt essayer de lister tous les postes de dépenses et de recettes prévisionnelles
	* mise en place d'un pré-planning		* mise en place d'un pré-planning
	* la répartition des premiers rôles importants de Bienveillance et si besoin définition de premières missions de contributeurs~~. listing des principaux rôles dans les groupes / pôle / projet~~. Les tâches / rôles principaux qui devront être formalisés dans la phase planification sont :		* la répartition des premiers rôles importants de Bienveillance et si besoin définition de premières missions de contributeurs. Les tâches / rôles principaux qui devront être formalisés dans la phase planification sont :
	** formalisation du budget dans le tableaux de bord du groupe concerné en concertation avec le bienveillant admin du groupe		** formalisation du budget dans le tableaux de bord du groupe concerné en concertation avec le bienveillant admin du groupe
	** formalisation des objectifs et indicateurs-résultats dans le tableau de bords		** formalisation des objectifs et indicateurs-résultats dans le tableau de bords
Ligne 42 :		Ligne 41 :
	** si il y a besoin de recettes, mise en place d'une stratégie de recherche de financement ou développement d'activités économiques		** si il y a besoin de recettes, mise en place d'une stratégie de recherche de financement ou développement d'activités économiques

	~~> à chaque tâche il faut identifier qui fait quoi~~		* quelle est la durée du projet? les projet chantier sont à durée déterminé et ne sont pas récurrent
			* à quel rythme doit-on faire des réunions? à voir en fonction de l'avancement et des besoins
	* quelle est la durée du projet? ~~(maximum jusqu'à fin décembre, voir tous~~ les ~~6 mois si~~ projet récurrent~~, relancer le process de gestion projet en début d'année)~~
	* à quel rythme doit-on faire des réunions?
	** programmer les réunions d'~~étapes (opérationnel)~~
	** et ~~de cloture~~

	===== La planification =====		===== La planification =====
	Lors de cette étape se déroule la mise en place des différents éléments qui seront nécessaires à la phase exécution, le.les ~~bienveillant.es~~ ont un rôle primordiale de préparation et de coordination		Lors de cette étape se déroule la mise en place des différents éléments qui seront nécessaires à la phase exécution, le.les personnes qui ont des rôles de bienveillance ont un rôle primordiale de préparation et de coordination

	* formaliser les différentes tâches évoqué lors de la réunion de lancement en faisant attention à bien regrouper les tâches qui sont connexes, qui sont à faire dans un temps circonscrit (si des tâches équivalentes sont à faire à des moments bien distinct, ne pas les regrouper) ou qui demande les même compétence. pour cela on utilise [https://nuage.tierslieux.re/apps/onlyoffice/1698375?filePath=%2FLa%20Raffinerie%20 le fichier de phasage travaux] . Afin de préparer les missions opérationnelles, il faut bien renseigner le nombre de jour / homme-femme en essayant de préciser la quantité de chose à faire, ce qui facilitera la vision du temps nécéssaires		* formaliser les différentes tâches évoqué lors de la réunion de lancement en faisant attention à bien regrouper les tâches qui sont connexes, qui sont à faire dans un temps circonscrit (si des tâches équivalentes sont à faire à des moments bien distinct, ne pas les regrouper) ou qui demande les même compétence. pour cela on utilise [https://nuage.tierslieux.re/apps/onlyoffice/1698375?filePath=%2FLa%20Raffinerie%20 le fichier de phasage travaux] . Afin de préparer les missions opérationnelles, il faut bien renseigner le nombre de jour / homme-femme en essayant de préciser la quantité de chose à faire, ce qui facilitera la vision du temps nécéssaires
	* mettre en place un budget prévisionnel dans le tableau de bord, en estimant le budget de bienveillance et celui de presta interne (on part sur une base de 100€ / jours)		* mettre en place un budget prévisionnel dans le tableau de bord, en estimant le budget de bienveillance et celui de presta interne (on part sur une base de 100€ / jours)
	* mise en place du planning prévisionnel		* mise en place du planning prévisionnel
	* validation du ~~budget (le~~ budget prévisionnel) / recherche de financement éventuel avec le bienveillant admin / bienveillant du groupe		* validation du budget prévisionnel / recherche de financement éventuel avec le bienveillant admin / bienveillant du groupe
	* définition des missions correspondant à la phase d'exécution lancement des premières candidatures de missions : [[Le process de candidature\|process de candidature]]		* définition des missions correspondant à la phase d'exécution lancement des premières candidatures de missions : [[Le process de candidature\|process de candidature]]
	* lancement des candidatures et sélection des candidats		* lancement des candidatures et sélection des candidats
	* préparation de la première réunion opérationnelle		* préparation de la première réunion opérationnelle
	* Le référent achat s'occupe de faire tous les achats nécéssaires aux différentes phases		* Le référent achat s'occupe de faire tous les achats nécéssaires aux différentes phases.

	===== Exécution et contrôle =====		===== Exécution et contrôle =====

	* faire une réunion de lancement de la phase d'exécution avec tous les chargés de missions opérationnel ~~sélectionner, lors~~ de cette réunion valider avec l'équipe les temps prévisionnel de temps hommes		* faire une réunion de lancement de la phase d'exécution avec tous les chargés.es de missions opérationnel sélectionné.es. Lors de cette réunion valider avec l'équipe les temps prévisionnel de temps hommes/femmes
	* points d'étapes réguliers, essayer d'en faire un chaque semaine, afin de suivre l'évolution, le déroulé, le planning, ~~relevé~~ les difficultés, prévoir les achats qui pourraient manquer, ...		* points d'étapes réguliers, essayer d'en faire un chaque semaine, afin de suivre l'évolution, le déroulé, le planning, relever les difficultés, prévoir les achats qui pourraient manquer, ...
	* mise en place de moments réguliers de célébration qui peuvent se concrétiser par une inauguration, un repas, une réunion dédiée...		* mise en place de moments réguliers de célébration qui peuvent se concrétiser par une inauguration, un repas, une réunion dédiée...
	* informer et communiquer régulièrement sur l'avancement (CR de réunions et de points d'étapes, post sur les réseaux sociaux ou les canaux de discussions) à destination des membres du collectif du projet, des partenaires et du tout public		* informer et communiquer régulièrement sur l'avancement (CR de réunions et de points d'étapes, post sur les réseaux sociaux ou les canaux de discussions) à destination des membres du collectif du projet, des partenaires et du tout public
	* collecter au fur et à mesure les justificatifs qui vont permettre de faire les bilans lors de la phase de clôture si besoin		* collecter au fur et à mesure les justificatifs qui vont permettre de faire les bilans lors de la phase de clôture si besoin
	* les différents membres de la bienveillance, ~~suive~~ au fur et à mesure le déroulement du chantier (planning, budget, exécution des tâches		* les différents membres de la bienveillance, suivent au fur et à mesure le déroulement du chantier (planning, budget, exécution des tâches

	===== Clôture =====		===== Clôture =====
	La clôture ne signifie pas forcement la fin du projet, mais peut également représenter une des étapes clés qui permet de faire un bilan après une période prédéfinie. Par exemple, par exemple on peut ~~trés~~ bien avoir un projet qui se fasse en différentes phases qui pourraient être séparé par un temps plus ou moins long		La clôture ne signifie pas forcement la fin du projet, mais peut également représenter une des étapes clés qui permet de faire un bilan après une période prédéfinie. Par exemple, par exemple on peut très bien avoir un projet qui se fasse en différentes phases qui pourraient être séparé par un temps plus ou moins long

	Cette étape est importante car elle permet :		Cette étape est importante car elle permet :