Organisation de plusieurs ateliers - Historique des versions

Julien le 18 décembre 2023 à 07:48

2023-12-18T07:48:12Z

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	* '''15 min avant la fin des ateliers''' faire le tour des ateliers pour être sûr que '''les indicateurs''' soient remplis et '''questionnaire public remplie''' (si questionnaire)		* '''15 min avant la fin des ateliers''' faire le tour des ateliers pour être sûr que '''les indicateurs''' soient remplis et '''questionnaire public remplie''' (si questionnaire)
	* bien veiller au '''rangement / nettoyage''' des espaces		* bien veiller au '''rangement / nettoyage''' des espaces
	* prendre '''des photos''' pendant la session et '''les partager sur les réseaux,''' si d'autres dates d'ateliers '''rappeler le lien d'inscription,''' '''remercier les partenaires ('''demander la liste au bienveillant)		* prendre '''des photos''' pendant la session et '''les partager sur les réseaux,''' si d'autres dates d'ateliers '''rappeler le lien d'inscription,''' '''remercier les partenaires ('''demander la liste au bienveillant) attention : demandé l'autorisation aux personnes photographiées
	* essayer de faire un petit moment de '''cohésion / célébration''' entre animateurs une fois que les ateliers sont rangés		* essayer de faire un petit moment de '''cohésion / célébration''' entre animateurs une fois que les ateliers sont rangés
	* '''donner les fiches inscription / indicateur''' au bienveillant d'atelier		* '''donner les fiches inscription / indicateur''' au bienveillant d'atelier
	* veiller à ce que '''tous les espaces soient fermés'''		* veiller à ce que '''tous les espaces soient fermés'''

Julien le 4 décembre 2023 à 13:44

2023-12-04T13:44:07Z

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	===== Sur place (Référent Atelier) =====		===== Sur place (Référent Atelier) =====

			* Si les ateliers se font à l'extérieur, '''veiller à ce que toute la logistique soit acheminer, installer, ramener et ranger''', Si besoin faire un appel à volontaire ou créer une mission
	* '''Afficher le programme''' sur le site (donné par le bienveillant)		* '''Afficher le programme''' sur le site (donné par le bienveillant)
	* '''Faire un briefing 10 minutes''' avant le début des ateliers avec les animateurs, leur remettre les fiches d'inscriptions avec les indicateurs.		* '''Faire un briefing 10 minutes''' avant le début des ateliers avec les animateurs, leur remettre les fiches d'inscriptions avec les indicateurs.

Julien le 7 septembre 2023 à 12:19

2023-09-07T12:19:03Z

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	* puis '''1 semaine''' avant les ateliers, '''contacter les animateurs''' et leur '''rappeler le cadre''' de [[Animateur d'atelier\|l'animation d'atelier]], '''les espaces''' qui seront utilisés, un '''petit débrief''' juste avant les ateliers		* puis '''1 semaine''' avant les ateliers, '''contacter les animateurs''' et leur '''rappeler le cadre''' de [[Animateur d'atelier\|l'animation d'atelier]], '''les espaces''' qui seront utilisés, un '''petit débrief''' juste avant les ateliers
	* faire un '''événement FB''' (tant qu'on n'a pas mieux !) invitant les participant à s'inscrire		* faire un '''événement FB''' (tant qu'on n'a pas mieux !) invitant les participant à s'inscrire
	* faire une '''petite affiche''' (simple, ~~à formaliser~~) qui rappelle le '''programme des ateliers,''' avec '''leur emplacement''' à imprimer et '''à afficher sur place,''' afin que le public ait l'information (l'imprimer et la donner au référent organisation en amont)		* faire une '''petite affiche''' (simple, [https://nuage.tierslieux.re/apps/onlyoffice/2022001?filePath=%2FLa%20Raffinerie%2FGroupe%20Services%2FInter-formation%2Faffiches%20ateliers.docx un format est proposé sur ce lien] ) qui rappelle le '''programme des ateliers,''' avec '''leur emplacement''' à imprimer et '''à afficher sur place,''' afin que le public ait l'information (l'imprimer et la donner au référent organisation en amont)
	* '''préparer la fiche d'inscription''' à remettre à chaque animateur, comportant les indicateurs que nous souhaitons récolter : [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Vw9dw7VeUobH6_QKYmvZtgPdvm8nQFIIvhUfqKxo__s/edit?usp=sharing exemple] si besoin faire une '''fiche questionnaire public'''		* '''préparer la fiche d'inscription''' à remettre à chaque animateur, comportant les indicateurs que nous souhaitons récolter : [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Vw9dw7VeUobH6_QKYmvZtgPdvm8nQFIIvhUfqKxo__s/edit?usp=sharing exemple] si besoin faire une '''fiche questionnaire public'''
	* bien vérifier '''la disponibilité des espaces''' qui vont accueillir les ateliers le jour J		* bien vérifier '''la disponibilité des espaces''' qui vont accueillir les ateliers le jour J

Madman le 6 septembre 2023 à 11:41

2023-09-06T11:41:21Z

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	Organiser une session avec plusieurs ateliers demande un peu d'organisation~~, les~~ différentes tâches sont partagées entre '''la bienveillance ateliers''' (qui s'occupe de la préparation en amont) et la '''référence d'ateliers''' (qui est sur place le jour J pour coordonner), ces deux postes peuvent être faits par la même personne :		Organiser une session avec plusieurs ateliers demande un peu d'organisation. Les différentes tâches sont partagées entre '''la bienveillance ateliers''' (qui s'occupe de la préparation en amont) et la '''référence d'ateliers''' (qui est sur place le jour J pour coordonner), ces deux postes peuvent être faits par la même personne :

	Le pré-requis sur les postes de bienveillant et référent est de bien connaître les conditions d'[[Animateur d'atelier\|animation d'un atelier]]		Le pré-requis sur les postes de bienveillant et référent est de bien connaître les conditions d'[[Animateur d'atelier\|'''animation d'un atelier''']]

	===== En amont (~~bienveillance atelier~~) =====		===== En amont (Bienveillance Atelier) =====

	* solliciter les groupes concernés par les ateliers pour qu'ils ~~selectionnent~~ et/ou lancent des candidatures pour l'animation d'ateliers~~, voir~~ avec eux si ils ont des moyens de rémunérer les ateliers dans leur groupe~~, voir~~ dans quel cadre ils pourraient être financés ou voir si ça peut-être des ateliers payant pour les participants		* '''solliciter les groupes concernés''' par les ateliers pour qu'ils sélectionnent et/ou lancent '''des candidatures''' pour l'animation d'ateliers. Voir avec eux s'ils ont '''des moyens de rémunérer''' les ateliers dans leur groupe. Voir dans quel cadre ils pourraient '''être financés''' ou voir si ça peut-être '''des ateliers payant''' pour les participants
	* si besoin lancer une réunion de lancement, dans le cadre de la [[Gestion de projets\|gestion de projet]]		* si besoin lancer une '''réunion de lancement,''' dans le cadre de la [[Gestion de projets\|'''gestion de projet''']]
	* coordonner la date des ateliers avec le groupe interprog, puis l'inscrire sur le programme : [https://programme.laraffinerie.re/public/index.html?v=44 https://programme.laraffinerie.re/]		* '''coordonner''' la date des ateliers avec le groupe interprog '''(#Interprog sur Rocket Chat),''' puis l'inscrire sur le programme : [https://programme.laraffinerie.re/public/index.html?v=44 https://programme.laraffinerie.re/]
	* proposer et faire valider des horaires aux animateurs : utiliser le tableau ~~recap~~ des ateliers [https://nuage.tierslieux.re/apps/onlyoffice/1736418?filePath=%2FLa%20Raffinerie%20(2)%2FGroupe%20Les%20Communs%2FInter-formation%2FCalendrier%20ateliers.xlsx lien]		* proposer et '''faire valider des horaires''' aux animateurs : utiliser le tableau récapitulatif des ateliers [https://nuage.tierslieux.re/apps/onlyoffice/1736418?filePath=%2FLa%20Raffinerie%20(2)%2FGroupe%20Les%20Communs%2FInter-formation%2FCalendrier%20ateliers.xlsx '''ici le lien''']
	* inscrire les horaires sur le tableau des affichettes : https://docs.google.com/spreadsheets/d/13nd74jGlZqzmaVgOvF7aRRoNfVfPlQdkEHBm9XdUAXY afin qu'ils soient inscrits sur les affichettes qui seront créées par le référent orga de la journée / soirée		* '''inscrire les horaires''' sur le tableau des affichettes : https://docs.google.com/spreadsheets/d/13nd74jGlZqzmaVgOvF7aRRoNfVfPlQdkEHBm9XdUAXY afin qu'ils soient inscrits sur les affichettes qui seront créées par le référent orga de la journée / soirée
	* lancer les inscriptions au moins ~~15j~~ avant avec Oceco (si inscriptions)		* '''lancer les inscriptions''' au '''moins 15 jours''' avant avec Oceco (si inscriptions)
	* 1 semaine avant les ateliers, contacter les animateurs et leur rappeler le cadre de [[Animateur d'atelier\|l'animation d'atelier]], les espaces qui seront utilisés, un petit ~~brief~~ juste avant les ateliers		* puis '''1 semaine''' avant les ateliers, '''contacter les animateurs''' et leur '''rappeler le cadre''' de [[Animateur d'atelier\|l'animation d'atelier]], '''les espaces''' qui seront utilisés, un '''petit débrief''' juste avant les ateliers
	* faire un événement FB (tant qu'on n'a pas mieux !) invitant les participant à s'inscrire		* faire un '''événement FB''' (tant qu'on n'a pas mieux !) invitant les participant à s'inscrire
	* faire une petite affiche (simple, a formaliser) qui rappelle le programme des ateliers, avec leur emplacement à imprimer et à afficher sur place, afin que le public ait l'information (l'imprimer et la donner au référent ~~orga~~ en amont)		* faire une '''petite affiche''' (simple, à formaliser) qui rappelle le '''programme des ateliers,''' avec '''leur emplacement''' à imprimer et '''à afficher sur place,''' afin que le public ait l'information (l'imprimer et la donner au référent organisation en amont)
	* préparer la fiche d'inscription à remettre à chaque animateur, comportant les indicateurs que ~~l'on souhaite~~ récolter : [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Vw9dw7VeUobH6_QKYmvZtgPdvm8nQFIIvhUfqKxo__s/edit?usp=sharing exemple] si besoin faire une fiche questionnaire public		* '''préparer la fiche d'inscription''' à remettre à chaque animateur, comportant les indicateurs que nous souhaitons récolter : [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Vw9dw7VeUobH6_QKYmvZtgPdvm8nQFIIvhUfqKxo__s/edit?usp=sharing exemple] si besoin faire une '''fiche questionnaire public'''
	* bien vérifier la disponibilité des espaces qui vont accueillir les ateliers le jour J		* bien vérifier '''la disponibilité des espaces''' qui vont accueillir les ateliers le jour J
	* récupérer les fiches inscription / indicateurs et remplir les indicateurs dans le tableau approprié (a faire) et envoyer les ~~mail~~ à ~~inter-com~~		* '''récupérer les fiches inscription /''' '''indicateurs''' et '''remplir les indicateurs dans le tableau''' approprié (à faire). Les mails à envoyer les mails à InterCom '''(#PouleCommunication''' sur Rocket Chat)

	====== ~~rappel~~ du ~~retroplanning~~ ======		====== Rappel du rétroplanning : ======

	* 2 mois avant, si projet conséquent (plusieurs jours) faire une réunion de lancement dans le cadre de la [[Gestion de projets\|gestion de projet]]		* '''2 mois avant,''' si projet conséquent (plusieurs jours) faire une réunion de lancement dans le cadre de la [[Gestion de projets\|gestion de projet]]
	* ~~15j~~ avant la fin du mois (pour que les ateliers soient inscrits au programme) et 30 jours avant la session d'atelier, faire valider la date avec interprog		* '''15 jours''' avant la fin du mois (pour que les ateliers soient inscrits au programme) et '''30 jours''' avant la session d'atelier, faire valider la date avec interprog '''(#interprog sur Rocket Chat)'''
	* ~~15j~~ avant le ~~debut~~ de la session, avoir le programme validé avec les animateurs		* '''15 jours''' avant le début de la session, avoir le programme validé avec les animateurs
	* 15 J avant le début de la session : communiquer au public et lancer les inscriptions		* '''15 jours''' avant le début de la session : communiquer au public et lancer les inscriptions
	* 1 semaine avant les ateliers : faire un rappel aux animateurs : horaires / espaces / ...		* '''1 semaine''' avant les ateliers : faire un rappel aux animateurs : horaires / espaces / ...
	* la veille de l'atelier : avoir l'affiche programme imprimée et les fiches d'inscription / indicateurs		* '''la veille''' de l'atelier : avoir l'affiche programme imprimée et les fiches d'inscription / indicateurs

	===== Sur place (~~référent atelier~~) =====		===== Sur place (Référent Atelier) =====

	* Afficher le programme sur le site (donné par le bienveillant) ~~faire~~ un briefing 10 ~~min~~ avant le début des ateliers avec les animateurs, leur remettre les fiches d'inscriptions avec les indicateurs. Rappeler les consignes de sécurité		* '''Afficher le programme''' sur le site (donné par le bienveillant)
	* ~~diriger~~ les participants vers les différents ateliers au fur et à mesure qu'il arrivent, pour qu'il s'inscrivent aux ateliers		* '''Faire un briefing 10 minutes''' avant le début des ateliers avec les animateurs, leur remettre les fiches d'inscriptions avec les indicateurs.
	* ~~pendant~~ la session, tourner sur les différents ateliers pour être sûr que tout va bien, vérifier qu'il n'y ait pas de ~~situation~~ qui ~~serait dangereuse~~ (comme un enfant de 3 ans avec un fer à repasser ou une cloueuse), et accompagner les animateurs si besoin. En fin d'atelier récolter quelques témoignages de participants, afin de les ~~transmettrent~~ aux bienveillants de l'action pour son bilan		* '''Rappeler les consignes de sécurité'''
	* 15 min avant la fin des ateliers faire le tour des ateliers pour être sûr que les indicateurs ~~soit~~ remplis et questionnaire public ~~rempli~~ (si questionnaire)		* '''Diriger les participants''' vers les différents ateliers au fur et à mesure qu'ils arrivent, pour qu'ils '''s'inscrivent''' aux ateliers
	* bien veiller au rangement / nettoyage des espaces		* Pendant la session, '''tourner sur les différents ateliers''' pour être sûr que tout va bien, vérifier qu'il n'y ait pas de '''situations qui seraient dangereuses''' ({humour}"''comme un enfant de 3 ans avec un fer à repasser ou une cloueuse"''), et '''accompagner les animateurs''' si besoin. En fin d'atelier '''récolter quelques témoignages''' de participants, afin de les '''transmettent aux bienveillants''' de l'action pour son bilan
	* prendre des photos pendant la session et les partager sur les réseaux, si d'autres dates d'ateliers rappeler le lien d'inscription, remercier les partenaires (demander la liste au bienveillant ~~atelier~~)		* '''15 min avant la fin des ateliers''' faire le tour des ateliers pour être sûr que '''les indicateurs''' soient remplis et '''questionnaire public remplie''' (si questionnaire)
	* essayer de faire un petit moment de cohésion / célébration entre animateurs une fois que les ateliers sont rangés		* bien veiller au '''rangement / nettoyage''' des espaces
	* donner les fiches inscription / indicateur au bienveillant d'atelier		* prendre '''des photos''' pendant la session et '''les partager sur les réseaux,''' si d'autres dates d'ateliers '''rappeler le lien d'inscription,''' '''remercier les partenaires ('''demander la liste au bienveillant)
			* essayer de faire un petit moment de '''cohésion / célébration''' entre animateurs une fois que les ateliers sont rangés
			* '''donner les fiches inscription / indicateur''' au bienveillant d'atelier
			* veiller à ce que '''tous les espaces soient fermés'''

Julien le 12 juillet 2023 à 10:54

2023-07-12T10:54:37Z

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	===== Sur place (référent atelier) =====		===== Sur place (référent atelier) =====

	* Afficher le programme sur le site (donné par le bienveillant) faire un briefing 1h avant le début des ateliers avec les animateurs, leur remettre les fiches d'inscriptions avec les indicateurs. Rappeler les consignes de sécurité		* Afficher le programme sur le site (donné par le bienveillant) faire un briefing 10 min avant le début des ateliers avec les animateurs, leur remettre les fiches d'inscriptions avec les indicateurs. Rappeler les consignes de sécurité
	* diriger les participants vers les différents ateliers au fur et à mesure qu'il arrivent, pour qu'il s'inscrivent aux ateliers		* diriger les participants vers les différents ateliers au fur et à mesure qu'il arrivent, pour qu'il s'inscrivent aux ateliers
	* pendant la session, tourner sur les différents ateliers pour être sûr que tout va bien, vérifier qu'il n'y ait pas de situation qui serait dangereuse (comme un enfant de 3 ans avec un fer à repasser ou une cloueuse), et accompagner les animateurs si besoin. En fin d'atelier récolter quelques témoignages de participants, afin de les transmettrent aux bienveillants de l'action pour son bilan		* pendant la session, tourner sur les différents ateliers pour être sûr que tout va bien, vérifier qu'il n'y ait pas de situation qui serait dangereuse (comme un enfant de 3 ans avec un fer à repasser ou une cloueuse), et accompagner les animateurs si besoin. En fin d'atelier récolter quelques témoignages de participants, afin de les transmettrent aux bienveillants de l'action pour son bilan

Julien le 12 juillet 2023 à 10:45

2023-07-12T10:45:13Z

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	Organiser une session avec plusieurs ateliers demande un peu d'organisation, les différentes tâches sont partagées entre '''la bienveillance ateliers''' (qui s'occupe de la préparation en amont) et le '''~~référent~~ ateliers''' (qui est sur place le jour J pour coordonner), ces deux postes peuvent être faits par la même personne :		Organiser une session avec plusieurs ateliers demande un peu d'organisation, les différentes tâches sont partagées entre '''la bienveillance ateliers''' (qui s'occupe de la préparation en amont) et la '''référence d'ateliers''' (qui est sur place le jour J pour coordonner), ces deux postes peuvent être faits par la même personne :

	Le pré-requis sur les postes de bienveillant et référent est de bien connaître les conditions d'[[Animateur d'atelier\|animation d'un atelier]]		Le pré-requis sur les postes de bienveillant et référent est de bien connaître les conditions d'[[Animateur d'atelier\|animation d'un atelier]]
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	* 1 semaine avant les ateliers, contacter les animateurs et leur rappeler le cadre de [[Animateur d'atelier\|l'animation d'atelier]], les espaces qui seront utilisés, un petit brief juste avant les ateliers		* 1 semaine avant les ateliers, contacter les animateurs et leur rappeler le cadre de [[Animateur d'atelier\|l'animation d'atelier]], les espaces qui seront utilisés, un petit brief juste avant les ateliers
	* faire un événement FB (tant qu'on n'a pas mieux !) invitant les participant à s'inscrire		* faire un événement FB (tant qu'on n'a pas mieux !) invitant les participant à s'inscrire
	* faire une petite affiche (simple) qui rappelle le programme des ateliers, avec leur emplacement à imprimer et à afficher sur place, afin que le public ait l'information (l'imprimer et la donner au référent orga en amont)		* faire une petite affiche (simple, a formaliser) qui rappelle le programme des ateliers, avec leur emplacement à imprimer et à afficher sur place, afin que le public ait l'information (l'imprimer et la donner au référent orga en amont)
	* préparer la fiche d'inscription à remettre à chaque animateur, comportant les indicateurs que l'on souhaite récolter : [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Vw9dw7VeUobH6_QKYmvZtgPdvm8nQFIIvhUfqKxo__s/edit?usp=sharing exemple] si besoin faire une fiche questionnaire public		* préparer la fiche d'inscription à remettre à chaque animateur, comportant les indicateurs que l'on souhaite récolter : [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Vw9dw7VeUobH6_QKYmvZtgPdvm8nQFIIvhUfqKxo__s/edit?usp=sharing exemple] si besoin faire une fiche questionnaire public
	* bien vérifier la disponibilité des espaces qui vont accueillir les ateliers le jour J		* bien vérifier la disponibilité des espaces qui vont accueillir les ateliers le jour J

Julien le 11 juillet 2023 à 07:32

2023-07-11T07:32:00Z

← Version précédente		Version du 11 juillet 2023 à 07:32
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	* Afficher le programme sur le site (donné par le bienveillant) faire un briefing 1h avant le début des ateliers avec les animateurs, leur remettre les fiches d'inscriptions avec les indicateurs. Rappeler les consignes de sécurité		* Afficher le programme sur le site (donné par le bienveillant) faire un briefing 1h avant le début des ateliers avec les animateurs, leur remettre les fiches d'inscriptions avec les indicateurs. Rappeler les consignes de sécurité
	* diriger les participants vers les différents ateliers au fur et à mesure qu'il arrivent, pour qu'il s'inscrivent aux ateliers		* diriger les participants vers les différents ateliers au fur et à mesure qu'il arrivent, pour qu'il s'inscrivent aux ateliers
	* pendant la session, tourner sur les différents ateliers pour être sûr que tout va bien, vérifier qu'il n'y ait pas de situation qui serait dangereuse (comme un enfant de 3 ans avec un fer à repasser ou une cloueuse), et accompagner les animateurs si besoin		* pendant la session, tourner sur les différents ateliers pour être sûr que tout va bien, vérifier qu'il n'y ait pas de situation qui serait dangereuse (comme un enfant de 3 ans avec un fer à repasser ou une cloueuse), et accompagner les animateurs si besoin. En fin d'atelier récolter quelques témoignages de participants, afin de les transmettrent aux bienveillants de l'action pour son bilan
	* 15 min avant la fin des ateliers faire le tour des ateliers pour être sûr que les indicateurs soit remplis et questionnaire public rempli (si questionnaire)		* 15 min avant la fin des ateliers faire le tour des ateliers pour être sûr que les indicateurs soit remplis et questionnaire public rempli (si questionnaire)
	* bien veiller au rangement / nettoyage des espaces		* bien veiller au rangement / nettoyage des espaces

Julien le 5 juin 2023 à 06:21

2023-06-05T06:21:49Z

← Version précédente		Version du 5 juin 2023 à 06:21
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	Organiser une session avec plusieurs ateliers demande un peu d'organisation, les différentes tâches sont partagées entre '''la bienveillance ateliers''' (qui s'occupe de la préparation en amont) et le '''référent ateliers''' (qui est sur place le jour J pour coordonner), ces deux postes peuvent être faits par la même personne :		Organiser une session avec plusieurs ateliers demande un peu d'organisation, les différentes tâches sont partagées entre '''la bienveillance ateliers''' (qui s'occupe de la préparation en amont) et le '''référent ateliers''' (qui est sur place le jour J pour coordonner), ces deux postes peuvent être faits par la même personne :

			Le pré-requis sur les postes de bienveillant et référent est de bien connaître les conditions d'[[Animateur d'atelier\|animation d'un atelier]]

	===== En amont (bienveillance atelier) =====		===== En amont (bienveillance atelier) =====

Julien le 5 juin 2023 à 06:20

2023-06-05T06:20:25Z

← Version précédente		Version du 5 juin 2023 à 06:20
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	* 15 min avant la fin des ateliers faire le tour des ateliers pour être sûr que les indicateurs soit remplis et questionnaire public rempli (si questionnaire)		* 15 min avant la fin des ateliers faire le tour des ateliers pour être sûr que les indicateurs soit remplis et questionnaire public rempli (si questionnaire)
	* bien veiller au rangement / nettoyage des espaces		* bien veiller au rangement / nettoyage des espaces
	* prendre des photos pendant la session et les partager sur les réseaux, si d'autres dates d'ateliers rappeler le lien d'inscription		* prendre des photos pendant la session et les partager sur les réseaux, si d'autres dates d'ateliers rappeler le lien d'inscription, remercier les partenaires (demander la liste au bienveillant atelier)
	* essayer de faire un petit moment de cohésion / célébration entre animateurs une fois que les ateliers sont rangés		* essayer de faire un petit moment de cohésion / célébration entre animateurs une fois que les ateliers sont rangés
	* donner les fiches inscription / indicateur au bienveillant d'atelier		* donner les fiches inscription / indicateur au bienveillant d'atelier

	~~===== Après (bienveillance / référent) =====~~

	* formaliser les données récoltées (indicateurs, contacts...) sur les tableaux, outils dédiés
	* partager des photos sur les réseaux en n'oubliant pas de communiquer sur les sessions suivantes si il y en a (date / heure / lien d'inscription)

Julien le 5 juin 2023 à 06:14

2023-06-05T06:14:51Z

← Version précédente		Version du 5 juin 2023 à 06:14
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	Organiser une session avec plusieurs ateliers demande un peu d'organisation, les différentes tâches sont partagées entre ~~le bienveillant orga~~ (qui s'occupe de la préparation en amont) et le référent ~~orga~~ (qui est sur place le jour J pour coordonner), ces deux postes peuvent être faits par la même personne :		Organiser une session avec plusieurs ateliers demande un peu d'organisation, les différentes tâches sont partagées entre '''la bienveillance ateliers''' (qui s'occupe de la préparation en amont) et le '''référent ateliers''' (qui est sur place le jour J pour coordonner), ces deux postes peuvent être faits par la même personne :

	===== En amont (bienveillance ~~orga~~) =====		===== En amont (bienveillance atelier) =====

	* solliciter les groupes concernés par les ateliers pour qu'ils selectionnent et/ou lancent des candidatures pour l'animation d'~~atelier~~, voir avec eux si ils ont des moyens de rémunérer les ateliers dans leur groupe, voir ~~quand~~ quel cadre ils pourraient être financés ou voir si ça peut-être des ateliers payant pour les participants		* solliciter les groupes concernés par les ateliers pour qu'ils selectionnent et/ou lancent des candidatures pour l'animation d'ateliers, voir avec eux si ils ont des moyens de rémunérer les ateliers dans leur groupe, voir dans quel cadre ils pourraient être financés ou voir si ça peut-être des ateliers payant pour les participants
	* si besoin lancer une réunion de lancement, dans le cadre de la [[Gestion de projets\|gestion de projet]]		* si besoin lancer une réunion de lancement, dans le cadre de la [[Gestion de projets\|gestion de projet]]
	* coordonner la date des ateliers avec le groupe interprog, puis l'inscrire sur le programme : [https://programme.laraffinerie.re/public/index.html?v=44 https://programme.laraffinerie.re/]		* coordonner la date des ateliers avec le groupe interprog, puis l'inscrire sur le programme : [https://programme.laraffinerie.re/public/index.html?v=44 https://programme.laraffinerie.re/]
	* proposer et faire valider des horaires aux ~~participants~~		* proposer et faire valider des horaires aux animateurs : utiliser le tableau recap des ateliers [https://nuage.tierslieux.re/apps/onlyoffice/1736418?filePath=%2FLa%20Raffinerie%20(2)%2FGroupe%20Les%20Communs%2FInter-formation%2FCalendrier%20ateliers.xlsx lien]
	* inscrire les horaires sur le tableau des affichettes : https://docs.google.com/spreadsheets/d/13nd74jGlZqzmaVgOvF7aRRoNfVfPlQdkEHBm9XdUAXY afin qu'ils soient inscrits sur les affichettes qui seront créées par le référent orga de la journée / soirée		* inscrire les horaires sur le tableau des affichettes : https://docs.google.com/spreadsheets/d/13nd74jGlZqzmaVgOvF7aRRoNfVfPlQdkEHBm9XdUAXY afin qu'ils soient inscrits sur les affichettes qui seront créées par le référent orga de la journée / soirée
	* lancer les inscriptions au moins 15j avant avec Oceco		* lancer les inscriptions au moins 15j avant avec Oceco (si inscriptions)
	* 1 semaine avant les ateliers, contacter les animateurs et leur rappeler le cadre de [[Animateur d'atelier\|l'animation d'atelier]], les espaces qui seront utilisés, un petit brief juste avant les ateliers		* 1 semaine avant les ateliers, contacter les animateurs et leur rappeler le cadre de [[Animateur d'atelier\|l'animation d'atelier]], les espaces qui seront utilisés, un petit brief juste avant les ateliers
	* faire un événement FB (tant qu'on n'a pas mieux !) invitant les participant à s'inscrire		* faire un événement FB (tant qu'on n'a pas mieux !) invitant les participant à s'inscrire
	* faire une petite affiche (simple) qui rappelle le programme des ateliers, avec leur emplacement à imprimer et à afficher sur place, afin que le public ait l'information		* faire une petite affiche (simple) qui rappelle le programme des ateliers, avec leur emplacement à imprimer et à afficher sur place, afin que le public ait l'information (l'imprimer et la donner au référent orga en amont)
	* préparer la fiche d'inscription à remettre à chaque animateur, comportant les indicateurs que l'on souhaite récolter : [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Vw9dw7VeUobH6_QKYmvZtgPdvm8nQFIIvhUfqKxo__s/edit?usp=sharing exemple] si besoin faire une fiche questionnaire public		* préparer la fiche d'inscription à remettre à chaque animateur, comportant les indicateurs que l'on souhaite récolter : [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Vw9dw7VeUobH6_QKYmvZtgPdvm8nQFIIvhUfqKxo__s/edit?usp=sharing exemple] si besoin faire une fiche questionnaire public
	* bien vérifier la disponibilité des espaces qui vont accueillir les ateliers le jour J		* bien vérifier la disponibilité des espaces qui vont accueillir les ateliers le jour J
	~~===== Sur place~~ (~~référent orga~~) ~~=====~~		* récupérer les fiches inscription / indicateurs et remplir les indicateurs dans le tableau approprié (a faire) et envoyer les mail à inter-com

	* faire un briefing ~~30min~~ avant le début des ateliers avec les animateurs, leur remettre les fiches d'inscriptions avec les indicateurs		====== rappel du retroplanning ======

			* 2 mois avant, si projet conséquent (plusieurs jours) faire une réunion de lancement dans le cadre de la [[Gestion de projets\|gestion de projet]]
			* 15j avant la fin du mois (pour que les ateliers soient inscrits au programme) et 30 jours avant la session d'atelier, faire valider la date avec interprog
			* 15j avant le debut de la session, avoir le programme validé avec les animateurs
			* 15 J avant le début de la session : communiquer au public et lancer les inscriptions
			* 1 semaine avant les ateliers : faire un rappel aux animateurs : horaires / espaces / ...
			* la veille de l'atelier : avoir l'affiche programme imprimée et les fiches d'inscription / indicateurs

			===== Sur place (référent atelier) =====

			* Afficher le programme sur le site (donné par le bienveillant) faire un briefing 1h avant le début des ateliers avec les animateurs, leur remettre les fiches d'inscriptions avec les indicateurs. Rappeler les consignes de sécurité
	* diriger les participants vers les différents ateliers au fur et à mesure qu'il arrivent, pour qu'il s'inscrivent aux ateliers		* diriger les participants vers les différents ateliers au fur et à mesure qu'il arrivent, pour qu'il s'inscrivent aux ateliers
	* tourner sur les différents ateliers pour être sûr que tout va bien, vérifier qu'il n'y ait pas de situation qui serait dangereuse (comme un enfant de 3 ans avec un fer à repasser ou une cloueuse)		* pendant la session, tourner sur les différents ateliers pour être sûr que tout va bien, vérifier qu'il n'y ait pas de situation qui serait dangereuse (comme un enfant de 3 ans avec un fer à repasser ou une cloueuse), et accompagner les animateurs si besoin
	* 15 min avant la fin des ateliers faire le tour des ateliers pour être sûr que les indicateurs soit remplis et questionnaire public rempli (si questionnaire)		* 15 min avant la fin des ateliers faire le tour des ateliers pour être sûr que les indicateurs soit remplis et questionnaire public rempli (si questionnaire)
			* bien veiller au rangement / nettoyage des espaces
			* prendre des photos pendant la session et les partager sur les réseaux, si d'autres dates d'ateliers rappeler le lien d'inscription
	* essayer de faire un petit moment de cohésion / célébration entre animateurs une fois que les ateliers sont rangés		* essayer de faire un petit moment de cohésion / célébration entre animateurs une fois que les ateliers sont rangés
			* donner les fiches inscription / indicateur au bienveillant d'atelier

	===== Après (bienveillance / référent) =====		===== Après (bienveillance / référent) =====