Bienveillance de fond

Les rôles de bienveillance de fond commence quand l’événement est pré-validé par le cercle concerné cf l'organisation d'un évenement

Quand il n'y a qu'une seule personne, on parle d'un.e référent.e de fond qui s'occupe de toutes les redevabilité de la bienveillance, mais ce rôle peut-être diviser entre plusieurs personnes, par exemple :

• référent.e communication
• relation intervenants / chargé de catering
• référent technique
• référent billeterie
• ...

Les différentes Etapes

En Amont

Proposition / Validation (au moins 4 mois avant la date) :

• Quand l’événement est pré-validé par le cercle concerné, il faut enregistrer l’événement proposé sur Grist, important il faut bien mettre le nom du référent qui sera l'interlocuteur pour le fond pour toutes les autres personnes en lien avec l’événement
• être présent lors de la consolidation d'agenda afin de présenter l’événement, puis si validation faire un retour au cercle concerné

Préparation (au moins 15 jours avant le début du mois concerné par l'évenenement)

• Si il y a des intervenants, voir avec eux toutes les informations concernant : la techniques, le programme, les horaires, le nombre de personnes pour le catering, le texte de présentation, au moins une photos pour la communication
• Créer l'affiche et les différents éléments de communication suivant notre charte graphique
• Compléter les informations détaillés sur Grist, puis cliquer sur "Publier" afin que l’événement apparaisse sur l'agenda du site internet
• si billetterie et prix libre et conscient en ligne, faire l'inscription sur tibillet

Diffusion de la communication 15 jours avant l'évenement

• imprimer l'affiche en A3 (x4) et la mettre aux différents endroits prévus sur le site (entrée x 2, accueil, buvette)

Quelques points en détails

La communication

option : faire un article pour la newsletter en amont afin de présenter la soirée en amont

le rôle de bienveillance de fond d'un évènement comporte les tâches suivantes :

• Gérer les intervenants et le déroulé en amont, donner les infos au bienveillant orga pour qu'il puisse faire l'affichette
• Réceptionner les intervenants le jours J
• S'occupe de mettre en relation les intervenants avec la techniques,
• Il doit rappeler quelques jours avant la technique et l'orga pour faire un point
• Doit prévenir la cuisine en amont (le plus tôt possible, minimum 2 jours) si un catering particulier est à prévoir
• Gère la carte artiste (mettre 2 bière et un repas par artistes / intervenants)
• Gère la communication spécifique au sujet : publication réseau sociaux (hors affichette) sur le sujet concerné / affiches si besoin