Organisation de plusieurs ateliers

Organiser une session avec plusieurs ateliers demande un peu d'organisation, les différentes tâches sont partagées entre la bienveillance ateliers (qui s'occupe de la préparation en amont) et le référent ateliers (qui est sur place le jour J pour coordonner), ces deux postes peuvent être faits par la même personne :

En amont (bienveillance atelier)

• solliciter les groupes concernés par les ateliers pour qu'ils selectionnent et/ou lancent des candidatures pour l'animation d'ateliers, voir avec eux si ils ont des moyens de rémunérer les ateliers dans leur groupe, voir dans quel cadre ils pourraient être financés ou voir si ça peut-être des ateliers payant pour les participants
• si besoin lancer une réunion de lancement, dans le cadre de la gestion de projet
• coordonner la date des ateliers avec le groupe interprog, puis l'inscrire sur le programme : https://programme.laraffinerie.re/
• proposer et faire valider des horaires aux animateurs : utiliser le tableau recap des ateliers lien
• inscrire les horaires sur le tableau des affichettes : https://docs.google.com/spreadsheets/d/13nd74jGlZqzmaVgOvF7aRRoNfVfPlQdkEHBm9XdUAXY afin qu'ils soient inscrits sur les affichettes qui seront créées par le référent orga de la journée / soirée
• lancer les inscriptions au moins 15j avant avec Oceco (si inscriptions)
• 1 semaine avant les ateliers, contacter les animateurs et leur rappeler le cadre de l'animation d'atelier, les espaces qui seront utilisés, un petit brief juste avant les ateliers
• faire un événement FB (tant qu'on n'a pas mieux !) invitant les participant à s'inscrire
• faire une petite affiche (simple) qui rappelle le programme des ateliers, avec leur emplacement à imprimer et à afficher sur place, afin que le public ait l'information (l'imprimer et la donner au référent orga en amont)
• préparer la fiche d'inscription à remettre à chaque animateur, comportant les indicateurs que l'on souhaite récolter : exemple si besoin faire une fiche questionnaire public
• bien vérifier la disponibilité des espaces qui vont accueillir les ateliers le jour J
• récupérer les fiches inscription / indicateurs et remplir les indicateurs dans le tableau approprié (a faire) et envoyer les mail à inter-com

rappel du retroplanning

• 2 mois avant, si projet conséquent (plusieurs jours) faire une réunion de lancement dans le cadre de la gestion de projet
• 15j avant la fin du mois (pour que les ateliers soient inscrits au programme) et 30 jours avant la session d'atelier, faire valider la date avec interprog
• 15j avant le debut de la session, avoir le programme validé avec les animateurs
• 15 J avant le début de la session : communiquer au public et lancer les inscriptions
• 1 semaine avant les ateliers : faire un rappel aux animateurs : horaires / espaces / ...
• la veille de l'atelier : avoir l'affiche programme imprimée et les fiches d'inscription / indicateurs

Sur place (référent atelier)

• Afficher le programme sur le site (donné par le bienveillant) faire un briefing 1h avant le début des ateliers avec les animateurs, leur remettre les fiches d'inscriptions avec les indicateurs. Rappeler les consignes de sécurité
• diriger les participants vers les différents ateliers au fur et à mesure qu'il arrivent, pour qu'il s'inscrivent aux ateliers
• pendant la session, tourner sur les différents ateliers pour être sûr que tout va bien, vérifier qu'il n'y ait pas de situation qui serait dangereuse (comme un enfant de 3 ans avec un fer à repasser ou une cloueuse), et accompagner les animateurs si besoin
• 15 min avant la fin des ateliers faire le tour des ateliers pour être sûr que les indicateurs soit remplis et questionnaire public rempli (si questionnaire)
• bien veiller au rangement / nettoyage des espaces
• prendre des photos pendant la session et les partager sur les réseaux, si d'autres dates d'ateliers rappeler le lien d'inscription
• essayer de faire un petit moment de cohésion / célébration entre animateurs une fois que les ateliers sont rangés
• donner les fiches inscription / indicateur au bienveillant d'atelier

Après (bienveillance / référent)

• formaliser les données récoltées (indicateurs, contacts...) sur les tableaux, outils dédiés
• partager des photos sur les réseaux en n'oubliant pas de communiquer sur les sessions suivantes si il y en a (date / heure / lien d'inscription)