La gestion d'un projet "chantier"

C'est quoi un projet "chantier"?

Un projet "chantier" est un projet spécifique qui à pour objectif de mettre en place un espace afin de permettre son utilisation, ce n'est pas forcement les mêmes personnes qui sont sur le projet chantier que sur le projet fonctionnement de l'espace, mais si un projet fonctionnement de l'espace est en place, il faut que les deux projets soient coordonnés

Les projets chantiers dépendent directement du pôle "inter-travaux" qui fait parti du groupe commun, un sous-partie dans le tableau de bord par chantier doit être créer

Les outils dont nous disposons

Afin de bien mener les projets, nous disposons de différents outils :

• Rocket chat, qui est notre principal outil de communication interne, tous les membres du collectif (bienveillance + preta interne) doivent suivre le canal inter-travaux
• le tableau de bords communs, onglet inter-pôle, partie inter-travaux, créer une partie spécifique pour chaque chantier, afin de suivre les achats et dépenses de bienveillance et prestation,
• odoo est l'outil de gestion comptable de La Raffinerie, il est utilisé principalement par le bienveillant admin du groupe comment de la Raffinerie, afin d'enregistrer les factures achat et prestataires
• le fichier de phasage des chantiers afin de mettre en place les différentes tâches et évaluer les besoins matériels et humain
• le deck, pour gérer les tâches et faire des propositions pour les réunions de triages

Les différentes types de membres concernés par les projets

Les différents membres de projet chantier sont :

• Les personnes qui ont des rôles de bienveillance concernés sont :
  • Garant du cadre, qui fait en sorte que le process de gestion de projet soit respecté
  • référent tâche et planning, qui va formaliser et suivre les différents étapes du projet
  • référent achat, pour tous ce qui matériel et matériaux nécéssaires
  • référents budget, qui va noté les différents achats et suivre les budgets prévisionnels

• les contributeurs (interne ou externe) exécutent des missions définies
• les volontaires qui peuvent être sollicité sur les chantiers du mercredis ou sur d'autres périodes
• Le/la référent admin du groupe qui va payer et enregistrer les factures

Les étapes d'un projet chantier

Les grandes étapes suive celle qu'on a déjà défini dans la gestion de projets la définition & la validation

• le lancement
• la planification
• l'exécution & le contrôle
• la clôture

La définition & validation du projet[modifier | modifier le wikicode]

Tout commence par une idée, qui est discutée sur les canaux de discussions rocket chat ou lors de réunions de groupe ou pôle. Cette idée est formalisée et doit comporter les informations suivantes :

• à quel groupe / pôle appartiendrai le projet
• pourquoi veut-on développer ce projet
• quels seraient les atout et freins pour développer ce projet

L'idée définit précédemment est ensuite validée par le groupe / pôle concerné (via les canaux ou réunions dédiées). Cette étape est importante, car chaque projet doit dépendre d'un pôle ou d'un groupe et aura donc une incidence sur ce dernier, au niveau de l'admin, de la bienveillance de pôle, du budget global du pôle, de l'implication du collectif du pôle...

NB : la proposition d'idée et la validation peuvent se faire au même moment

Le lancement[modifier | modifier le wikicode]

Cette étape se caractérise généralement par la mise en place d'une réunion de lancement

Lors de cette étape il faut mettre en place :

• le canal dédié au projet s'il n'existe pas, faire remonter l'information sur interpôle et mettre le lien dans la liste des canaux sur la documentation & Rocket chat
• des objectifs et indicateurs-résultats du projet. Cette étape est primordiale car ça va être le cap à suivre durant tout le projet
• travailler sur les premiers éléments qui constituent le budget prévisionnel. Dans un premier temps il n'est pas forcement nécéssaire d'essayer de mettre des chiffres mais plutôt essayer de lister tous les postes de dépenses et de recettes prévisionnelles
• des grandes étapes du projets et mettre en place un planning / retroplanning. Il faut bien garder à l'esprit que ces étapes constituent les moyens pour parvenir à réaliser les objectifs / indicateurs-résultats
• la répartition des premiers rôles importants de Bienveillance et si besoin définition de premières missions de contributeurs. listing des principaux rôles dans les groupes / pôle / projet. Les tâches / rôles principaux qui devront être formalisés dans la phase planification sont :
  • formalisation du budget dans le tableaux de bord du groupe concerné en concertation avec le bienveillant admin du groupe
  • formalisation des objectifs et indicateurs-résultats dans le tableau de bords
  • formalisation du planning / retroplanning
  • formalisation des premières missions & candidatures : process de candidature
  • si il y a besoin de recettes, mise en place d'une stratégie de recherche de financement ou développement d'activités économiques

> à chaque tâche il faut identifier qui fait quoi

• quelle est la durée du projet? (maximum jusqu'à fin décembre, voir tous les 6 mois si projet récurrent, relancer le process de gestion projet en début d'année)
• à quel rythme doit-on faire des réunions?
  • programmer les réunions d'étapes (opérationnel)
  • et de cloture

La planification[modifier | modifier le wikicode]

Lors de cette étape se déroule la mise en place des différents éléments qui seront nécessaires à la phase exécution, le.les bienveillant.es ont un rôle primordiale de coordination.

• suivi des tâches de formalisation proposées lors de la phase lancement (budget - planning - missions...)
• mise en place des étapes / tâches d'une manière plus précise. En fonction de la complexité / ampleur du projet il est parfois nécéssaire de re-découper les grandes étapes proposées dans la phase de lancement en plusieurs sous étapes qui permettra de mieux répartir les charges de travail entre les membres du collectif
• mise en place du tableau de bord du projet
• validation du budget (le budget prévisionnel) / recherche de financement éventuel avec le bienveillant admin
• lancement des premières candidatures de missions : process de candidature
• préparation de la première réunion opérationnelle

Exécution et contrôle[modifier | modifier le wikicode]

• validation et lancement des différentes missions et suivi de la bonne exécution
• points d'étapes réguliers avec les réunions de projet de type opérationnel (aide à l'animation de réunion), penser à adapter si besoin les objectifs / indicateurs-résultats ainsi que les moyens nécessaires pour y parvenir
• mise en en place des missions d'exécution en lien avec la communication : newsletter, publication sur le site et réseaux sociaux et documentation
• mise en place de moments réguliers de célébration qui peuvent se concrétiser par une inauguration, un repas, une réunion dédiée...
• informer et communiquer régulièrement sur l'avancement (CR de réunions, post sur les réseaux sociaux ou les canaux de discussions) à destination des bénéficiaires, des membres du collectif du projet, des partenaires et du tout public
• collecter au fur et à mesure les justificatifs qui vont permettre de faire les bilans lors de la phase de clôture.

Clôture[modifier | modifier le wikicode]

La clôture ne signifie pas forcement la fin du projet, mais peut également représenter une des étapes clés qui permet de faire un bilan après une période prédéfinie. Par exemple, on peut très bien avoir un projet continu mais on fixe quand même une date de clôture. Par exemple : projet x 2023 se clôture en dec 2023 et le même projet x 2024 reprend par une étape de lancement projet, ce qui permet de partir sur des bases saines, proposer un renouvellement de l'équipe etc...

Cette étape est importante car elle permet :

• de préparer les différents bilans nécessaires si demande de financement public, de préparer le lancement de la saison prochaine, si le projet est récurrent. Nous retrouvons régulièrement la production des documents suivants
  • bilan du projet : humain - financier - environnemental - technique (bien avoir tous les justificatifs > devis, technique... collectés pendant la phase d'exécution)
  • bilans spécifiques partenaires (quelques fois les partenaires ont un format à respecter)

• de faire les remerciements et d'informer les partenaires, les parties prenantes et les collectifs du projet (réseaux sociaux, mailing, moment de célébration...)
• De faire la clôture du budget et le bilan financier