La gestion d'un projet "chantier"

C'est quoi un projet "chantier"?

Un projet "chantier" est un projet spécifique qui à pour objectif de mettre en place un espace afin de permettre son utilisation, ce n'est pas forcement les mêmes personnes qui sont sur le projet chantier que sur le projet de fonctionnement de l'espace, mais si un projet de fonctionnement de l'espace est en place, il faut que les deux projets soient coordonnés

Les projets chantiers dépendent directement du pôle "inter-travaux" qui fait parti du groupe commun, une sous-partie dans le tableau de bord par chantier doit être créé

Les outils dont nous disposons

Afin de bien mener les projets, nous disposons de différents outils :

• Rocket chat, qui est notre principal outil de communication interne, tous les membres du collectif (bienveillance + preta interne) doivent suivre le canal inter-travaux
• le tableau de bords communs, onglet inter-pôle, partie inter-travaux, créer une partie spécifique pour chaque chantier, afin de suivre les achats et dépenses de bienveillance et prestation,
• odoo est l'outil de gestion comptable de La Raffinerie, il est utilisé principalement par le bienveillant admin du groupe commun de La Raffinerie, afin d'enregistrer les factures achat et prestataires
• le fichier de phasage des chantiers afin de mettre en place les différentes tâches et évaluer les besoins matériels et humain

Les différentes types de membres concernés par les projets

Les différents membres de projet chantier sont :

• Les personnes qui ont des rôles de bienveillance concernés sont :
  • Garant du cadre, facilitateur et ambassadeur int ext, qui fait en sorte que le process de gestion de projet soit respecté, convoque et anime les réunion et fait le lien avec les autres groupes en interne ou représente le projet vis à vis de l'extérieur
  • référent tâche et planning, qui va formaliser et suivre les différents étapes du projet
  • référent achat, pour tous ce qui matériel et matériaux nécéssaires
  • référents budget / subvention, qui va noté les différents achats, suivre les budgets prévisionnels. Si une ou subvention est concernée par le chantier, il s'occupe aussi du suivi de cette subvention

• les contributeurs (interne ou externe) exécutent des missions définies
• les volontaires qui peuvent être sollicité sur les chantiers du mercredis ou sur d'autres périodes
• Le/la référent admin du groupe qui va payer et enregistrer les factures

Les étapes d'un projet chantier

Le lancement

Cette étape se caractérise généralement par la mise en place d'une réunion de lancement, qui est provoqué par le garant du cadre du groupe inter-travaux. Les priorités entre les différents chantiers est vu lors des réunion opérationnel inter-travaux

Lors de cette étape il faut mettre en place :

• listing de toutes les tâches nécéssaires à la mise en place et finalisation de l'espace
• travailler sur les premiers éléments qui constituent le budget prévisionnel. Dans un premier temps il n'est pas forcement nécessaire d'essayer de mettre des chiffres mais plutôt essayer de lister tous les postes de dépenses et de recettes prévisionnelles
• mise en place d'un pré-planning
• la répartition des premiers rôles importants de Bienveillance (garant cadre, achat, budget, tâches) et si besoin définition de premières missions de contributeurs. Les tâches / rôles principaux qui devront être formalisés dans la phase planification sont :
  • formalisation du budget dans le tableaux de bord du groupe concerné en concertation avec le bienveillant admin du groupe
  • formalisation des objectifs et indicateurs-résultats dans le tableau de bords
  • formalisation du planning / retroplanning
  • formalisation des premières missions & candidatures : process de candidature
  • si il y a besoin de recettes, mise en place d'une stratégie de recherche de financement ou développement d'activités économiques

• quelle est la durée du projet? les projet chantier sont à durée déterminé et ne sont pas récurrent
• à quel rythme doit-on faire des réunions? à voir en fonction de l'avancement et des besoins

La planification

Lors de cette étape se déroule la mise en place des différents éléments qui seront nécessaires à la phase exécution, le.les personnes qui ont des rôles de bienveillance ont un rôle primordiale de préparation et de coordination

• formaliser les différentes tâches évoqué lors de la réunion de lancement, dans le tableau de phasage
  • les lister par typologie (électricité, menuiserie, maçonnerie, ...)
  • les regrouper les tâches afin de constituer des missions cohérentes : qui sont à faire dans un temps circonscrit (si des tâches équivalentes sont à faire à des moments bien distinct espacer dans le temps, ne pas les regrouper) ou qui demande les mêmes compétences.
  • il faut bien renseigner le nombre de jour / homme-femme en essayant de préciser les unités et quantité de chose à faire, ce qui facilitera la vision du temps nécéssaires,
• mettre en place un budget prévisionnel dans le tableau de bord, en estimant le budget de bienveillance et celui de presta interne (on part sur une base de 100€ / jours)
• mise en place du planning prévisionnel
• validation du budget prévisionnel / recherche de financement éventuel avec le bienveillant admin / bienveillant du groupe
• définition des missions correspondant à la phase d'exécution lancement des premières candidatures de missions : process de candidature
• lancement des candidatures et sélection des candidats
• préparation de la première réunion opérationnelle
• Le référent achat s'occupe de faire tous les achats nécéssaires aux différentes phases.

Exécution et contrôle

• faire une réunion de lancement de la phase d'exécution avec tous les chargés.es de missions opérationnel sélectionné.es. Lors de cette réunion valider avec l'équipe les temps prévisionnel de temps hommes/femmes
• points d'étapes réguliers, essayer d'en faire un chaque semaine, afin de suivre l'évolution, le déroulé, le planning, relever les difficultés, prévoir les achats qui pourraient manquer, ...
• mise en place de moments réguliers de célébration qui peuvent se concrétiser par une inauguration, un repas, une réunion dédiée...
• informer et communiquer régulièrement sur l'avancement (CR de réunions et de points d'étapes, post sur les réseaux sociaux ou les canaux de discussions) à destination des membres du collectif du projet, des partenaires et du tout public
• collecter au fur et à mesure les justificatifs qui vont permettre de faire les bilans lors de la phase de clôture si besoin
• les différents membres de la bienveillance, suivent au fur et à mesure le déroulement du chantier (planning, budget, exécution des tâches, achat, ...)
• au niveau des temps hommes/femmes essayer d'actualisé les données prévisionnelles en fonction du réel pour que ces données puissent servir sur d'autres chantiers

Clôture

La clôture ne signifie pas forcement la fin du projet, mais peut également représenter une des étapes clés qui permet de faire un bilan après une période prédéfinie. Par exemple, par exemple on peut très bien avoir un projet qui se fasse en différentes phases qui pourraient être séparé par un temps plus ou moins long

Cette étape est importante car elle permet :

• de préparer les différents bilans nécessaires si demande de financement public, de préparer le lancement de la prochaine phase
• De faire la clôture du budget et le bilan financier.