Organisation de festival / soirée rouge

Organiser un festival n'est pas une mince affaire! mais rien n'est impossible avec un minimum d'organisation et de préparation!

Nous allons essayer de lister les grandes étapes de l'organisation d'un festival à La Raffinerie :

Étape 1 : bien définir votre thématique et faire accepter le principe par le collectif

Si vous voulez que votre projet de festival soit une réussite, il faut avant tout bien le définir, qu'on puisse en quelque ligne comprendre l'essentiel. Pour vous aider vous pouvez répondre à ces quelques questions : (n'hésitez pas à vous faire conseiller par d'autres personnes qui en ont déjà organisé)

- quel sera le public et estimer à la grosse une jauge

- sur quel amplitude horaire je voudrais le faire

- sur quel espace ça va se dérouler

- avez vous besoin de matériel et logistique particulier

avec ces quelques points, il faut ensuite prendre l'avis des différentes instances qui peuvent conseiller sur le bienfondé du projet : interpole - groupe culture - la programmation culturelle, …

Étape 2 : constituez votre dream team

Même un petit évènement requiert pas mal travail. Vous n’allez pas tout porter sur vos seules épaules !

On vous conseille de créer l’organigramme de votre festival. En d’autres termes, constituez une équipe de choc pour vous répartir les tâches. Pour ce faire, définissez des rôles clés

Par exemple :

• un.e bienveillant.te orga (qui devra être assez aguerri.e, en fonction de la grosseur de l'évent)
• quelqu'un qui s'y connait en chiffre
• quelqu'un qui peut conseiller sur le programme et son déroulement
• quelqu'un qui peut s'occuper de communication (mailing, presse, réseaux sociaux, ...)

Étape 3 : établissez votre budget

Quel budget pour mon festival ?

Posez-vous cette question suffisamment tôt, car beaucoup d’arbitrages dépendront de ce paramètre.

Anticipez donc toutes les dépenses à venir :

• rémunération des artistes, des organisateurs, des communicants
• prévoir un budget pour le catering bénévoles et artistes
• logistique,
• communication,
• location de matériel

En parallèle, calculez aussi l’argent qui entrera dans la caisse, principalement :

• les billets d’entrée pour le festival,
• un pourcentage sur les ventes au bar et restau (aujourd'hui on est à 20%)
• la demande de financement institutionnel
• le mécénat

pour les deux derniers points il convient de préparer une fiche projet comprenant les points suivants : Objectif, descriptif, publics visé, moyens humain, ...

En prenant en compte tous ces éléments, vous établissez un budget prévisionnel qui vous donnera une idée de ce que vous pouvez faire (et surtout ne pas faire) pour atteindre la rentabilité.

Étape 5 : choisissez la date de votre festival

Évidemment, pour dénicher le spot parfait, mieux vaut connaître les dates de votre évènement afin de vérifier si cet emplacement sera disponible.

Là aussi, plusieurs facteurs sont à prendre en compte :

• La saison. Pour un évènement en plein air par exemple, on comprendra aisément que l’hiver est à proscrire.
• La durée. Quelles sont vos ambitions en matière de durée ? Une journée ? Une soirée ? Une semaine ?
• La concurrence. En pleine saison estivale, les festivals battent leur plein. Pour une programmation en été, on vous suggère de vérifier quelles sont les autres manifestations prévues sur la période, histoire qu’elles ne vous fassent pas trop d’ombre