Le process de consultation

La consultation est un outil important, pour des sujets "du quotidien", pour des sujets plus important ou transversale il faut plutôt utiliser les sollicitation d'avis, les réunions opérationnelles ou les interpoles, elle intervient par exemple pour :

• poser une date de réunion
• aider à la prise de décision
• questionner sur un process ou une question éthique ou stratégique
• recueillir un consentement collectif sur des sujets qui sortent un peu des rôles traditionnels de la bienveillance (qui ont un cadre pour prendre des décisions sans sollicitations)
• ...

A la Raffinerie, un des principaux moyens que nous utilisons sont nos canaux Rocket Chat. Afin de faciliter les consultations nous proposons un format à respecter afin que chacun puisse identifier que c'est bien une consultation. Le principe est qu'il faut considérer que c'est un message prioritaire et que toutes les personnes concernées doivent y répondre.

Format de la demande sur Rocket Chat

Dans le cas d'une consultation, afin de prendre "la meilleure" décision (ce n'est pas forcement la solution parfaite, mais à c'est celle qui parrait la meilleur à ce moment donné).

CONSULTATION

• @all - toutes les personnes concernées par le canal sont concernées
• contexte / objectifs : (faire une description détaillée de la raison pour laquelle vous sollicitez des avis. Expliquez pourquoi c'est important)
• sujet : (Présentez le sujet ou l'initiative spécifique sur lequel vous sollicitez des avis. Soyez aussi précis et concis que possible pour que tout le monde puisse comprendre rapidement de quoi il s'agit, pour prendre des sollicitation économique, technique ou éthique, n'hésitez pas à poser des question précises sur vos doutes, questionnement ou recherche de consentement)
• poser la question "qu'est ce que vous en pensez?" c'est l'occasion de faire des réactions, propositions, ressentis, des besoins de clarification ou des objections qu'on fait plutôt en commentant le message plutôt que de répondre par un autre message afin de ne pas "polluer" le fils de discussion

Poser les trois emoticônes pour que les personnes réagissent :

• 😊 Tout à fait d'accord
• 😐 Je n'ai pas d'avis, ça ne me dérange pas
• 😣 Objection ! Et j'argumente.

• suite à la sollicitation : laisser un message qui formule la décision (perso ou lié au projet ou à l'instance concernée), qui est une reformulation de la proposition suite aux différents échanges. Si jamais il y a encore une objection, on repart sur des discussions et on repose une reformulation

• Documenter cette décision dans la documentation.
• Si le sujet concerne une adaptation ou modification du cadre, validé la proposition lors de la prochaine réunion opérationnel si ça concerne un projet ou sur interpole si le sujet est transversale

Cas particulier pour proposer des dates de réunions ou autres dates

• @all - toutes les personnes concernées par le canal sont concernées
• poser le contexte / objectifs
• donner la deadline pour répondre
• faite un message par date/heure, y associer les emoticônes
  • 👍 Je suis dispo
  • 👎 Je suis pas dispo
• Après la deadline : officialiser la date