Les différentes obligations administratives

En tant qu'association, nous avons les différentes obligations administratives suivantes :

>> Toute l'année en continu <<

Saisie Comptable

La saisie comptable consiste à saisir tous les transactions financières, afin de pouvoir produire des états financiers fiables et transparents

• collecter les documents qui atteste des transactions (factures, reçu, actes d'engagement de subventions, ...)
• enregistrer les opérations financières dans odoo, notre logicile de comptabilité (ou sur qonto pour les achats, qui transfert vers odoo

Rapprochement Bancaire

Le rapprochement bancaire est le processus de vérification de la concordance entre le solde d'un compte bancaire selon les livres comptables de l'organisation et le solde indiqué sur le relevé bancaire. Ce processus aide à :

• Identifier les transactions enregistrées dans la comptabilité mais pas encore reflétées sur le relevé bancaire (comme les chèques émis non encore encaissés).
• Repérer les erreurs ou les omissions tant dans les enregistrements comptables que dans les relevés bancaires.
• Confirmer que les mouvements de fonds sont correctement enregistrés et reflètent fidèlement la réalité financière de l'organisation.

Lettrage des Comptes

Le lettrage en comptabilité est un processus qui consiste à apparier et à rapprocher des écritures comptables pour s'assurer qu'elles correspondent et s'équilibrent mutuellement. Cela s'applique typiquement aux transactions entre deux comptes, par exemple, entre un compte client et un compte de recettes, ou entre un compte fournisseur et un compte de dépenses. Voici à quoi cela correspond plus en détail :

Objectifs du Lettrage

• Vérifier la Correspondance : S'assurer que chaque paiement reçu ou effectué est correctement associé à la facture correspondante.
• Clarifier les Soldes : Permettre une vision claire des soldes clients et fournisseurs, en identifiant clairement ce qui a été payé et ce qui reste dû.
• Faciliter le Suivi : Aider à suivre les paiements en retard et à gérer le recouvrement des créances.

Comment Fonctionne le Lettrage

• Association des Mouvements : Par exemple, lorsqu'une entreprise reçoit un paiement d'un client, elle va "lettrer" ce paiement contre la facture correspondante dans le compte client. Cela signifie que la facture est marquée comme payée, et le paiement est enregistré comme ayant soldé cette facture.
• Utilisation de Codes ou Références : Le lettrage peut être effectué manuellement en attribuant un code ou une référence commune aux deux écritures qui s'apparient ou, dans beaucoup de systèmes comptables modernes, de manière automatique grâce à des logiciels qui reconnaissent et associent les transactions correspondantes.

Importance du Lettrage

• Exactitude des Comptes : Il assure l'exactitude des comptes en garantissant que toutes les transactions sont correctement enregistrées et appariées.
• Préparation des États Financiers : En garantissant que les transactions sont correctement lettrées, les états financiers reflètent plus fidèlement la réalité économique de l'association.
• Audit et Conformité : Facilite les audits en permettant aux auditeurs de vérifier rapidement l'exactitude des transactions enregistrées.

En résumé, le lettrage est un processus comptable essentiel pour maintenir l'ordre et la précision dans les comptes, en assurant que toutes les transactions sont correctement apparierées et enregistrées.

Gestion de la Trésorerie

Suivre les flux de trésorerie permet de s'assurer que l'association dispose toujours des fonds nécéssaires pour mener ses activités

• tenir un tableau de suivi de trésorerie, le mettre à jour régulièrement en fonction des dépenses / recette réel et des fluctuation possible des dépenses / recettes prévisionnel

Gestion des subventions

• enregistrer sur odoo toutes les subventions dés la notification (cf : enregistrement subvention)
• renseigner et tenir à jour le tableau de suivi de subvention (par les référents de subventions)

Suivi des Immobilisations

• enregistrer l'achat, la vente et la valeur résiduelle des biens durable (généralement au dessus de 500€), en prenant en compte leur amortissement

Gestion des Stocks

• Avoir un suivi des stock réguliers (ex : tous les trimestres)
• Faire un inventaire avant la clôture de l'exercice

Gestion de la Caisse

• enregistrer toutes les transactions en espèces à l'aide de notre applications Ti-billet
• contrôler à la fin de chaque journée où des transactions on eu lieu, correspondance entre le solde enregistré et le solde réel
• éditer régulièrement un rapport de caisse (ex : mensuellement)

Gestion de la monnaie temps

• Mettre en place une procédure de vérification manuel de la correspondance entre les points Oceco gagné, dépensé dans l'application Oceco, il faut communiquer à chaque fin d'exercice ces données aux comptable (sur Oceco : admin > membres > cliquer sur le bouton "total en circulation"

Gestion de la monnaie kdo

• Mettre en place une procédure de vérification manuel de la correspondance entre les points Oceco dépensé, la création de la monnaie Kdo, la dépense de monnaie Kdo et tenir à jour un compte de monnaie kdo entre l'application Oceco et odoo sur les dépenses effectives

Gestion du cashless et des Paiements via Stripe

• Mettre en place une procédure régulière de vérification entre les flux cashless entre tibillet et les report fait sur odoo, pour vérifier si ils correspondent bien

>> en fin d'exercice<<

Préparation et Révision des États Financiers

• Compiler toutes les informations et préparer les principaux états financiers de l'association, notamment le bilan (qui montre la situation patrimoniale à la clôture de l'exercice), le compte de résultat (qui résume les produits et les charges de l'exercice), et éventuellement l'annexe comptable qui fournit des informations supplémentaires.
• Passer en revue tous les comptes de charges et de produits pour effectuer les ajustements nécessaires, comme les provisions pour risques et charges, les corrections de valeur, ou les régularisations d'opérations inter-exercices.

Budget prévisionnel

Le budget prévisionnel permet d'avoir les données qui permettent de suivre le tableau de suivi budgétaire, permet de répondre à des subventions (document obligatoires)

• chaque groupe/pôle/projet doit remplir ses budgets prévisionnelles en fin d'année
• mise à jour des budgets prévisionnelles périodiquement (ex : tous les trimestres)

Bilan Moral Annuel

Le bilan moral est un document qui reflète les actions et réalisations de l'association du point de vue éthique et moral. Il se concentre sur les missions, les valeurs de l'association, et la manière dont elles ont été incarnées dans ses activités et vise à donner une vue d'ensemble qualitative du travail réalisé, des objectifs atteints, et des défis rencontrés.

• Rédiger le bilan moral avant l'assemblé générale ordinaire cf celui de 2021 : https://nuage.tierslieux.re/s/nbLGWjYHkJMNpaL
• Présenter le bilan moral à l'assemblée générale ordinaire

Rapport d'activité Annuel

Le rapport d'activité, se concentre sur les actions concrètes réalisées par l'association. Ce document décrit en détail les projets menés, les événements organisés, les services fournis, etc., en mettant l'accent sur les réalisations et les résultats obtenus. Il offre une vue d'ensemble de l'impact de l'association sur sa communauté et ses bénéficiaires.

• Rédiger le rapport d'activité avant l'assemblé générale ordinaire (chaque projet peut fournir des textes et photos, cf celui de 2023 : https://nuage.tierslieux.re/s/fZnN3dqrtz3D5iJ
• Présenter le rapport d'activité à l'assemblée générale ordinaire

Rapport de Gestion Annuel

Le rapport de gestion est un document financier et administratif qui analyse la situation de l'association sous différents aspects : activités menées, gestion financière, perspectives d'avenir, risques potentiels, et stratégies de développement. Il est plus technique que le bilan moral et s'attache à présenter une vision globale de la gestion de l'association.

• Rédiger le rapport de gestion avant l'assemblé générale ordinaire cf celui de 2021 : https://nuage.tierslieux.re/s/QANG2yT84g6cb7k
• Présenter le rapport de gestion à l'assemblée générale ordinaire

Rapport financier Annuel :

Le rapport financier contient :

• le bilan comptable
• le compte de résultat
• le rapport du commissaire au compte

Déclarations Fiscales et Sociales (non concerné car pas fiscalisé et pas de salarié.es)

à court terme, nous aurons surement à séparer nos activités lucratives des non lucratives et il faudra alors se soucier des déclarations fiscales. Pour les déclarations sociales nous ne sommes pas concernés car nous n'avons pas de salariés.es

Clôture de l'Exercice Comptable

• acter le fait que l'exercice comptable est clôt, c'est à dire qu'on interviendra plus dessus et que le comptable peut faire son travail de préparation des bilans financiers

l'Assemblée Générale ordinaire

• Convocation des membres (au moins 15j avant)
• Ordre du jour : Document envoyé à l'avance aux membres (avec la convocation), détaillant les points à discuter lors de l'assemblée.
• Rapport moral et d'activité : Présenté par le président ou un autre membre du bureau
• Rapport financier et de gestion : Préparé par le trésorier,
• Rapport du commissaire aux comptes : ce rapport indépendant examine la fiabilité des comptes et la conformité des procédures comptables aux normes en vigueur.
• Bilan, compte de résultat et annexes comptables : Ces états financiers fournissent une vue d'ensemble de la santé financière de l'association à la clôture de l'exercice comptable.
• Budget prévisionnel : Un document présentant les prévisions de recettes et de dépenses pour le nouvel exercice, offrant ainsi une base pour la planification et la gestion financière de l'association.
• Propositions de résolutions : Toute modification des statuts, renouvellement des membres du bureau ou décisions importantes devant être prises par vote durant l'assemblée doivent être clairement formulées sous forme de résolutions.

Archivage et Conservation des Documents

Une fois les états financiers approuvés, archiver l'ensemble des documents comptables et justificatifs de l'exercice écoulé conformément aux obligations légales et aux bonnes pratiques. Cela inclut les contrats, factures, relevés bancaires, procès-verbaux de réunions, et autres documents importants.

• faire un export de tous les documents et les archiver numériquement

Déclaration des comptes à La Préfecture

• Déposer nos comptes validés annuels sur le site https://associations-depot-comptes.journal-officiel.gouv.fr/depotdescomptes/index.html (OK pour 2021 et 2022