Les ateliers collectifs

Les ateliers collectifs sont un format d'atelier spécifique animé par un ou des animateurs.trices/ facilitateurs.trices qui ont une bonne connaissance du sujet à traiter et un groupe qui travaillent généralement en entre 2 heures et une demi-journée sur un sujet spécifique.

Quand utiliser ce type d'ateliers

• Pour le développement des Compétences : Quand le collectif a besoin d'acquérir de nouvelles compétences , ou de tester de nouveaux process d'organisation
• Pour l'avancement de sujets Spécifiques : Pour faire progresser sur des sujets importants nécessitant une réflexion collective ou pour se donner une motivation collective.
• Pour le renforcement de la Cohésion d'Équipe : Lorsqu'il est souhaitable de renforcer les liens et la compréhension mutuelle au sein de l'équipe.

Préparation en amont  :

• Choisir le sujet : Le sujet et la date de l'atelier doit être choisi collectivement lors des réunions opérationnel des projets
• Sélection de l'Animateur/Facilitateur : Choisir une personne qui aurait une expertise dans le sujet pour guider l'atelier. L'animateur pourra être rémunéré dans le cadre des rôles de la bienveillance, il devra s'occuper de
  • toute la préparation en amont de l'atelier : communiquer sur la date, préparation du déroulé, animation / facilitation le jour J, CR et documentation si nécessaire. si besoin il peut se faire accompagner par des prestataire interne (donc postulation) en fonction du nombre de participant et de la complexité du sujet
  • Organisation Logistique : bien préparer l'espace de travail, le matériel nécessaire, et communiquer les détails aux participants.
  • Préparer une page de compte rendu sur notes , et si besoin une page de documentation sur le sujet, afin que les participants est la base sur le sujet travaillé, cette page sera à compléter / améliorer pendant ou après l'atelier
  • communiquer sur l'atelier collectivement (via rocket chat ou lors des moments collectifs comme interpôle ou les chantiers participatifs) ou individuellement (si on veut des personnes ayant des implications ou rôles particuliers), afin d'avoir un maximum de participant

Déroulement :

• Introduction : inclusion, présentation du sujet, des objectifs et du déroulement de l'atelier. Si besoin avoir une introduction technique sur le sujet
• Intention des participants : faire un tour de table pour connaître les intentions / objectifs de chaque participants par rapport à l'atelier, ça aidera à former des groupes si besoin
• Travail en groupes ou individuellement : Les participants travaillent en petits groupes ou individuellement sur des tâches ou projets liés au sujet de l'atelier. Si c'est un sujet qui demande une participation collective et qu'il y a peu de participants (moins de 6) préférez un format brainstorming collectif
• Rôle de l'Animateur/Facilitateur : Passe de groupe en groupe pour aider et conseiller
• Partage et Discussion : si besoin de mettre en commun les différent travaux, réserver un moment de partage où chaque groupe ou individu présente ses travaux.
• Synthèse et Conclusion : Récapitulation de ce qui a été fait, le facilitateur recueille des retours sur l'atelier afin d'identifier les améliorations et les points à documenter, les prochaines étapes, prochaines dates si besoin
• déclusion

Après l'atelier

• Partager le CR et la documentation sur le canal Rocket Chat concerné par l'atelier
• Si des décisions ou actualité concerne La Raffinerie en général, Le facilitateur pose le sujet comme une [actualité] au deck du prochain interpôle et s'occupera de faire ce point d'actualité

Quelques conseils sur la posture à avoir :

• Avoir un engagement Actif : Encourager la participation active de tous les membres.
• Écoute Active : Être attentif aux contributions de chacun et reconnaître les bonnes idées. Cela favorise un climat de confiance et d'ouverture.
• Flexibilité : Être prêt à adapter l'atelier en fonction des besoins et réactions des participants.
• Ouverture d'Esprit : Être prêt à écouter et à considérer des points de vue différents afin d'avoir un environnement d'apprentissage et de collaboration.
• Gestion du Temps et de l'Espace : Veiller à ce que l'atelier se déroule selon le planning et que chaque sujet ou activité reçoive l'attention nécessaire.
• Communication claire : Assurer une communication claire et ouverte tout au long de l'atelier.