Chargé.e d'organisation

Le chargé d'organisation a la charge d'organiser les événement accueillant du public, comme les soirées avec ou sans programmation et les Dimanches à La Raffinerie.

Le chargé d'organisation répond à une postulation faite lors de l'organisation d'un événement qui détaille le jour et le temps de la mission.

Le chargé d'organisation a des tâches organisationnelles et de communication à accomplir en amont et après l'évènement, coordonne les différents chargés de mission de l'évènement (accueil, bar, snacking, technicien son et lumière...) et gère le bon déroulé de l'évènement le jour J.

Les tâches du chargé d'organisation

En amont de l'évènement:

Prendre connaissance des chargés de mission affecté à l'évènement (via Grist, à définir)

Particularité des missions buvette, snacking, kantine: pour chaque évènement, selon l'affluence attendue et l'offre de restauration envisagée, le nombre de mission sera différente. 2 cas principaux:

-> une mission buvette/snacking : l'offre de snacking est géré par la buvette et servi à la buvette

-> une mission buvette et une mission snacking/Kantine. L'offre de restauration (snacking et/ou Kantine) est suffisamment conséquente pour une mission à part entière

Si l'évènement inclus une représentation artistique sur scène (musique, théâtre, danse ...) vérifier si il y a besoin d’un technicien son et lumières, se mettre en relation avec le rôle Gestion du site\Programmation. Dans ce cas inclure la mission dans l'évènement Oceco, voir ci dessous

Créer l'évènement OCECO (Définition des missions - validation des actions)

L'évènement Oceco doit être créé dès la validation des postulations des chargés d'organisation, donc généralement au moins un mois à l'avance, coincide avec la publication de l'agenda du mois par INTER-COM.

L'évènement Oceco inclu les chargés de mission ainsi que les besoins en volontaires.

Se baser sur le modèle d'événement oceco pour l'apéro du mercredi.

Suivi des postulations de volontaires avant l'évènement

Vérifier régulièrement que les postes de volontaires sont pourvus. Si ce n'est pas le cas, relancer l'appel à volontaires via différents canaux (rocket chat, Groupe Facebook de la Raffinerie, appel à volontaires lors du chantier participatif du mercredi...)

Communication externe

Gérée par INTER-COM (à définir plus précisément)

Tibillet

S’assurer que l'interface des points de vente buvette et/ou snacking sur Tibillet est à jour. Seuls les articles disponibles doivent apparaitre. Ce travail doit être réalisé en amont par le(s) chargé(s) de buvette, snacking.

Gestion du catering (Restauration des chargés de mission et volontaires pendant l'évènement) (règle de catering à définir)

Gestion du catering artiste (règle de catering à définir)

Téléphones

Charger les téléphones Raffinerie, utilisés par les points de vente (accueil, buvette, snacking). Pensez à le faire suffisamment tôt, où le(s) jour(s) précédent l'évènement.

Avant l'ouverture des portes au public

Nettoyer toutes les tables guinguettes et leurs bancs, mange-debout et tabourets, les 3 kiosques.

Ouvrir les toilettes publics

Sortir tous les jeux (jeux lontan, fléchettes, palets, molky...).

Mettre les cendriers sur les tables (rangement du saut à cendrier à définir, accueil ?).

Ouvrir les conteneurs et fermer l'accès avec les rubans.

Sécuriser les accès avec les rubans : aquaponie, entre la cabane et le bar, à gauche du container Loisirs Créatifs

Vérifier que les toilettes sont propres avec du papier toilette en quantité suffisante + savon + essuie-main.

Sortir l’enceinte bluetooth de la cabane (avec son câble d’alim et un micro si c’est une soirée avec programmation, pour faire des annonces régulièrement, notamment à la fin sur les événements à venir) et mettre un fond sonore musical (via l'ordinateur de la cabane); si besoin d’une playlist sans pub mettre la radio de La Raffinerie ! https://webradio.laraffinerie.re/public/mycelium

Sortir les 2 petites poubelles de la cabane et les mettre une à côté de la buvette et une à l'accueil.

Mettre à jour et sortir les panneaux d'affichage. Les panneaux d'affichage de l'accueil et de l'entrée doivent contenir les affiches des évènements à venir ainsi que les informations de la Raffinerie (Adhésions, comment adhérer ...). Trépied OUVERT à installer devant l'entrée.

A la tombée de la nuit, allumer les lumières via le tableau électrique:

Kiosques et potelets	Sanitaires
DG.D4 GENERAL ECL D4.1 D4.3 D4.1 ECL POTELET D4.2 ECL POTELET PROJEC. ARBRE D4.3 ECL KIOSQUE	D3.2 ECL SANITAIRE PUBLIC

Durée de préparation: 1 heure accompagné d'un volontaire

Briefing des volontaires: Avant et pendant l'évènement