Chargé.e d'accueil

Le chargé d'accueil a la charge du poste d'accueil lors des événements accueillant du public, comme les soirées, les Dimanches à La Raffinerie ou tout autre type d’événements (festival, marché des créateurs etc...).

Le chargé d'accueil répond à une postulation faite lors de l'organisation d'un événement qui détaille le jour et le temps de la mission.

Le chargé d'accueil a des tâches à accomplir avant l'ouverture au public et après la fermeture au public et peut être accompagné de volontaires qu'il doit accompagner tout au long de sa mission.

Les tâches du chargé d'accueil

La Raffinerie utilise TiBillet, un système de paiement sans contact. Le chargé d'accueil doit connaitre l'utilisation des différentes interfaces de Tibillet pour sa mission d'accueil. Pour bien comprendre les différentes interfaces Tibillet utilisées lors de la mission d'accueil, consulter la page Tibillet de la documenterie: TiBillet

En amont de l'ouverture au public :

• S'assurer que le deck de l'accueil est propre et bien ordonné
• Aider le chargé d'organisation à installer les trépieds d'informations si nécessaire. Les informations (évènements à venir, agenda, etc) doivent être à jour.
• Installer la caisse de l'accueil (rangé dans la cabane), comprenant :
  • la caisse
  • le livre de caisse
  • la pochette verte avec le fond de caisse (mettre 100€ )
  • les cartes vierges de membre
  • un téléphone ou plusieurs téléphones de la Raffinerie (chaque volontaire doit avoir un téléphone), incluant l'application Tibillet\LaBoutik
  • un ordinateur (à acheter, ou tablette)

• Compter le fond de caisse et inscrire le montant dans le livre de caisse
• Briefer les volontaires
  • Rappeler aux volontaires les procédures d'adhésion, les informations courantes à transmettre au public (événements à venir, actualités de la Raffinerie) et la façon d'accueillir le public (voir ci dessous)
  • Chaque volontaire doit avoir un téléphone de la Raffinerie

Pendant l’événement :

Accueillir le public. Dans la mesure du possible, selon l'affluence :

• Présenter La Raffinerie
  • Raison d'être, lieu associatif, ateliers et permanences, chantier participatif, événements, volontariat et monnaie-temps,
• Présenter les adhésions et pourquoi adhérer à La Raffinerie
  • Accédez à la buvette et kantine associatives
  • Participez à tous les événements ouverts aux adhérents
  • Contribuez aux permanences FabLab, Edition, Kantine, Loisirs créatifs, Cultiver...
  • S’impliquer dans la vie du lieu et participer aux projets
  • Soutenez financièrement l’association
• Présenter les différentes adhésions en mettant en valeur l'adhésion annuelle
• Expliquer que l'entrée sur le site est libre !
• Expliquer le concept de monnaie fédérée : l'argent chargé sur leur carte peut être dépensé dans d'autres Tiers-Lieu fédérés, exemple Le Déméter, tiers-lieu en métropole...

Utiliser l'ordinateur en ouvrant la page du panneau d'administration de Tibillet\lespass pour un accès plus rapide aux informations des membres ((recherche d'informations sur un membre, procédure de la carte perdue, jauge...).

Si grosse affluence :

• Ne pas se laisser déborder et demander de l'aide au chargé d'organisation si nécessaire.
• Orienter le public vers l'adhésion en ligne (panneau 'Adhérez en ligne' à l'entrée de l'accueil, via le scan d'un QR code)
• Proposer au public d'entrer (sauf si événement payant avec billetterie) et de revenir quand il y aura moins de monde
• Poster un volontaire dans la file d'attente pour répondre aux questions et orienter le public vers l'entrée (entrée libre) ou vers l'adhésion en ligne (gain de temps)

Après la fermeture de l'accueil

• Compter la caisse et inscrire le montant dans le livre de caisse
• Clôturer la caisse :
  • rapprochement de la caisse et du rapport Tibillet pour l'espèce (procédure à décrire)
  • Clôturer la caisse dans Tibillet\LaBoutik-Points de vente, menu ventes - ticket Z - bouton Clôturer la caisse
• Transférer l'espèce dans une enveloppe (uniquement des billets) et laisser 100€ en guise de fond de caisse (+ le reste d'espèce en pièces)
• Ranger le matériel d'accueil (caisse, ordinateur, téléphones, caisse) dans la cabane
• Procédure pour stocker l'argent liquide et la remise en banque à définir et à écrire

Procédures Tibillet à connaître:

• Procédure d'adhésion
  • Fournir une carte vierge à la personne et lui demander de scanner le QR code. La personne doit ensuite entrer son adresse email, nom et prénom
  • Un message demande à la personne de valider son adresse email. Il n'est pas nécessaire de valider instantanément pour poursuivre la procédure d'adhésion
  • Paiement de l'adhésion en ligne, effectué par la personne elle-même
    • Choisir le menu Adhésions via le menu déroulant en haut à droite
    • Choisir l'adhésion souhaitée (annuelle, mensuelle...)
    • Appuyer sur le bouton 'Adhérez'
    • Sélectionner l'adhésion (check box), entrer son nom et prénom (le champ email est déjà pré-rempli)
    • Appuyer sur le bouton 'Envoyer ma demande d'adhésion'
    • Suivre les instructions de paiement de ligne
  • Paiement de l'adhésion en espèce
    • Scanner la carte, appuyer sur le bouton de l'adhésion choisie, puis sur Valider. Choisir ESPÈCE, confirmer le montant et scannez la carte. Vérifier que l'adhésion a bien été enregistré
  • Paiement de l'adhésion en carte bancaire
    • Scanner la carte, appuyer sur le bouton de l'adhésion choisie, puis sur Valider. Choisir CB. A compléter pour expliquer la procédure avec le TPE. Vérifier que l'adhésion a bien été enregistré

• Vérifier des informations d'adhésion
  • Ouvrir le panneau d'administration Tibillet\Lespass
  • Menu Adhésions
  • Rechercher le membre avec son adresse email

• Rechargement de carte en espèce et en carte bancaire
  • En espèce: Ajouter le montant d'espèce à charger sur la carte en utilisant les boutons 'Rafftou +1, +5, +10, +20'. Appuyer sur le bouton Valider, choisir ESPÈCE, confirmer le montant et scannez la carte. Vérifier que le montant a bien été crédité.
  • En carte bancaire: TPE non encore disponible à la Raffinerie – à venir)
• Associer une carte sur un compte Tibillet pour une personne qui a adhéré en ligne
  • Fournir une carte vierge à la personne et lui demander de scanner le QR code. La personne doit ensuite entrer son adresse email, nom et prénom
• Remplacer une carte perdue
  • Ouvrir le panneau d'administration Tibillet\Lespass
  • Menu Comptes utilisateur.ice
  • Rechercher le membre avec son adresse email
  • Éditer la fiche et cliquer sur le bouton 'récupérer les informations de tirelire et de carte'
  • Cliquer sur le bouton 'carte perdue'
  • Après cette étape, le membre peut scanner une nouvelle carte pour l'associer à son compte existant
• Remboursement (espèce ou remboursement en ligne)
  • A développer
• Recharge sur la mauvaise carte
  • Noter le montant total de monnaie chargée sur la carte en scannant la carte
  • Sélectionner 'Vider carte'
  • Ajouter le montant correct d'argent initialement présent sur la carte via les boutons : COMMENT ?