Le suivi d'une prestation de A à Z

1ère étape: création du client

Dans QONTO

Choisir Liste des clients dans la liste déroulante

Cliquer sur Ajouter un client en haut à droite

L'ajout d'un nouveau client est possible uniquement en entrant le numéro de SIREN ou SIRET du client. Entrer le SIRET et cliquer sur Rechercher. Si le SIRET est correct, QONTO propose automatiquement le client recherché, cliquer sur le client.

Les champs obligatoires (nom et adresse) sont automatiques remplis par QONTO. Il n'y a pas d'autres informations obligatoires à remplir. Cliquer sur Ajouter un client pour ajouter le nouveau client dans la base QONTO.

Dans GRIST

Aller dans le menu Gestion commerciale puis entrer le nouveau client en remplissant tous les champs.

2ème étape: Enregistrement de la demande

Dans le menu GRIST 'Les demandes', choisir le client dans la liste des clients, puis entrer les informations principales de la demande dans le cadre en haut à droite (Leurs demandes).

Une demande suit les états suivants:

• Devis à faire
• Devis envoyé
• En cours
• Réalisée
• Non aboutie

A ce stade de création d'une demande, choisir Devis à faire.

Cercle: cercle concerné par la demande du client (la plupart du temps choisir LA RAFFINERIE\SERVICES)

Entrer ensuite les détails de la demande avec les dates et heures de début et de fin prévues pour de la prestation, puis le nombre de personne, le budget si il est communiqué par le client et ensuite le contenu: ateliers, visite, type de restauration (choix multiples possible) et type de location d'espaces.

Utiliser le champ 'description longue' pour ajouter le maximum de détail sur la demande.

Dans le menu 'Suivi des demandes', compléter le tableau 'liste des services pour le devis'

Une fois complété, le champ 'total des services' est automatiquement calculé. Remplir le champ 'Montant du devis'.

3ème étape: Réservation préalable sur l'agenda de la Raffinerie

A la réception d'une demande, il est primordial de vérifier si la prestation est réalisable, en vérifiant que les espaces sont disponibles. Pour cela, consulter la liste des moments proposés.

Si la demande est réalisable, il faut donc l'ajouter dans 'les moments proposés', afin de pré-réserver l'espace pendant toute la procédure de négociation avec le client.

2 cas possibles viennent ensuite:

• Le devis est signé
  • Valider le moment (il apparaitra dans les moments validés (et donc confirmé)
• Le devis est rejeté
  • Supprimer le moment

4ème étape: Création du devis dans QONTO

Choisir Devis dans la liste déroulante

Cliquer sur Ajouter un devis en haut à droite

Choisir le client en haut à gauche, et garder les paramètres par défaut (Date d'émission et date d'expiration 90 jours) et cliquer sur Continuer

Compléter le 1er élément avec les champ Titre, Détails (optionnel) et la quantité

Cliquer sur Ajouter un élément pour ajouter une nouvelle ligne dans le devis

Compléter le 2ème élément avec les champ Titre, Détails (optionnel) et la quantité

Compléter les en-tête et pied de page.

Faire attention aux notes supplémentaires de bas de page. Toujours vérifier que les mentions obligatoires soient présentes comme ci dessous, en particulier la mention: Acompte de 50% à la signature

Cliquer sur Enregistrer le devis puis sur 'aller au devis' à droite.

Télécharger le devis en PDF.

Nommer le fichier PDF avec le nom du devis (référence en haut à gauche du devis), exemple D-2025-035

Dans GRIST, menu 'suivi des demandes', retrouver la demande client et télécharger le devis QONTO dans GRIST

Une fois le devis envoyé, modifier l'état (Devis envoyé) et indiquer la date d'envoi du devis (Offre envoyée)

5ème étape: Suivi signature devis

Lorsque le devis est signé, dans GRIST, éditer la demande dans Suivi des demandes:

• Cocher la case 'devis signé'
• Télécharger le devis signé
• Changer l'état 'En cours'

Dans QONTO, marquer le devis comme validé.

Maintenant que la prestation est confirmée, il faut 'valider' l'évènement dans GRIST, qu'il apparaisse dans les moments 'validés'.

Dans Moments proposés, retrouver le moment et le valider via le bouton 'valider'

6ème étape: Facture d'acompte

Suite à la signature du devis, le client s'est engagé à verser un acompte de 50% du montant du devis, une facture d'acompte doit être créé et envoyé au client.

Dans QONTO, éditer le devis puis choisir 'Créer une facture d'acompte'

Garder la date d'échéance A l'émission et cliquer sur Continuer.

Ajuster le % d'acompte et vérifier le montant.

Supprimer le pied de page contenant les mentions 'acompte de 50% à la signature, bon pour accord, etc...'

Créer la facture en cliquant sur le bouton 'Créer une facture'.

Télécharger la facture pour l'envoyer au client.

Dans GRIST, éditer la demande et cocher 'acompte versé', indiquer le montant de l'acompte et téléverser la facture d'acompte.