Animer une réunion ou un RonKozé

Cette documentation n’a pas vocation à créer un cadre rigide, mais plutôt à proposer des outils et des repères pour prendre soin :

• du groupe,
• de la parole,
• du temps,
• des relations,
• et du sujet traité.

Pourquoi structurer les réunions et les Ron Kozé ?

Mettre en place une animation structurée permet de créer des espaces plus équilibrés et plus accessibles.

L’objectif n’est pas de contrôler les échanges, mais de créer des conditions favorables à l’intelligence collective.

Structurer un temps collectif peut permettre : Favoriser une parole plus équilibrée ➜ éviter la monopolisation et laisser plus de place aux personnes discrètes Améliorer l’écoute et la compréhension mutuelle ➜ créer un cadre plus clair pour les échanges Clarifier les décisions et les objectifs ➜ éviter les discussions floues ou sans suite Fluidifier les échanges et la gestion du temps ➜ éviter la dispersion et l’épuisement du groupe Permettre une participation plus inclusive ➜ faciliter la prise de parole de chacun·e Mieux gérer les tensions relationnelles ➜ éviter qu’elles s’installent ou s’aggravent Limiter la fatigue, la frustration ou le sentiment d’exclusion liés à des échanges mal structurés Rendre visibles certaines dynamiques implicites ➜ monopolisation de parole, perte du sujet, déséquilibres, fatigue ou tensions collectives

Le cadre n’a pas pour objectif de rigidifier les échanges, mais de créer des conditions plus accessibles, plus fluides et plus confortables pour la participation collective.

Les différents rôles

Selon le type de réunion ou de Ron Kozé, plusieurs rôles peuvent être répartis entre différentes personnes, une personne peut également prendre plusieurs rôles en fonction de l'ampleur du moment.

Facilitateur·rice / Animateur·rice

➜ Le ou la facilitateur·rice accompagne le déroulement global du temps collectif.

➜ Il.elle veille à la circulation de la parole, au respect du cadre et à l’avancement du groupe.

➜ Son rôle n’est pas d’imposer des idées ou de diriger le contenu des échanges.

➜ La facilitation consiste davantage à accompagner qu’à diriger

Ses Missions	Ses Postures
Présenter le cadre et l’intention du moment Introduire les différentes étapes Distribuer la parole Favoriser l’écoute Recentrer les échanges si nécessaire Reformuler certains propos Clarifier les points importants Maintenir une dynamique collective Veiller à l’équilibre des prises de parole Aider le groupe à avancer	l’écoute active, une neutralité relative, une attention au groupe, de la clarté, du calme, et d’humilité.

Modérateur·rice

➜ Le ou la modérateur·rice intervient principalement sur la qualité relationnelle des échanges.

➜ Ce rôle peut être particulièrement utile :

• dans les grands groupes,
• lors de sujets sensibles,
• dans les discussions longues,
• ou lorsqu’il existe des tensions.

➜ Le ou la modérateur·rice vient en soutien de la facilitation.

Ses Missions	Ses Postures
Veiller au respect du cadre relationnel Observer les dynamiques de groupe Repérer les tensions ou déséquilibres Aider à ralentir le rythme Intervenir en cas de débordement Rappeler les règles de parole Soutenir les personnes moins à l’aise Favoriser un climat d’écoute	apaisante, attentive, non jugeante, stable, et bienveillante.

➜ L’objectif n’est pas de sanctionner, mais d’aider le groupe à retrouver un cadre de discussion plus serein.

Gardien·ne du temps

➜ Le ou la gardien·ne du temps aide le groupe à respecter la durée prévue pour chaque étape.

Ses Missions	Ses Postures
Annoncer les temps prévus Prévenir lorsqu’un temps arrive à sa fin Signaler les retards Aider à prioriser les sujets Éviter qu’un sujet prenne toute la place	de la clarté, de la régularité, de l’attention au rythme du groupe, sans rigidité excessive.

Rapporteur·rice / prise de notes

➜ Le ou la rapporteur·rice garde une trace des échanges afin de permettre un suivi collectif.

Ses Missions	Ses Postures
Noter les idées principales Identifier les décisions prises Relever les prochaines actions Identifier les référent·es Synthétiser les échanges	de l’écoute, de la synthèse, de la clarté, et une certaine neutralité dans la retranscription.

L’objectif n’est pas de tout noter, mais de conserver les éléments utiles au collectif.

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Participant·es

La qualité d’une réunion dépend également de l’implication des participant·es.

Expert.e témoins

Quelques points d’attention à rappeler en début de réunion : le cadre de sécurité
Écouter sans interrompre, lever la main avant de prendre la parole Respecter les temps de parole Laisser de la place aux autres Essayer d’être synthétique Respecter le cadre collectif Participer de manière constructive Accepter les désaccords Être disponible et présent

Déroulé d’une réunion ou d’un Ron Kozé

Réunion et Ron Kozé

Réunion

RonKozé

Une réunion en intelligence collective, comme on le pratique à La Raffinerie, est un temps structuré permettant à un groupe de réfléchir, s’organiser ou décider ensemble de manière plus participative, équilibrée et collaborative. Organiser, coordonner ou prendre des décisions Cadre généralement plus structuré Ordre du jour et objectifs définis Importance du temps et de l’avancement Recherche d’actions concrètes ou de décisions Parole souvent orientée vers l’organisation Utilisé pour les projets, supports, interpôles, ... La prise de notes est souvent importante Le facilitateur aide surtout à faire avancer le groupe et ne pas oublier d'étapes importantes

Un Ron Kozé est un espace de parole collectif plus libre et horizontal favorisant l’écoute, le partage d’expériences et l’expression autour d’un sujet commun. Partager, écouter et échanger autour d’un sujet Cadre généralement plus souple Discussion plus libre et évolutive Importance de l’écoute et de la qualité des échanges Pas forcément de décision à la fin Parole plus orientée vers les ressentis, expériences ou réflexions Utilisé pour les tensions, partages d’expériences ou discussions sensibles La prise de notes peut être plus légère ou facultative Le facilitateur aide surtout à maintenir un espace d’écoute et de parole équilibr

Astuce : dans notre Outils Grist, un outils de création de CR opérationnel a été développé, permettant de pré-remplir toutes les parties et récupérer les informations utile contenues dans Grist

Avant la réunion / RonKozé

Clarifier l’intention	Préparer le cadre	Préparer le déroulé / programme
Avant de préparer une réunion / Ron Kozé, il est important de clarifier : pourquoi ce temps existe, ce qui est attendu du groupe, et ce qu'on aimerai qu'il ressorte à la fin. Quelques exemples : partager des informations, prendre une décision, résoudre une tension, réfléchir collectivement, recueillir des idées, créer un espace de parole.	Quelques éléments à anticiper : la durée, nombre de participant·es, disposition / disponibilité de l’espace, matériel nécessaire, (paper board, écran, ...) répartition des rôles, déroulé prévisionnel, règles de fonctionnement. ( le cadre de sécurité)	Exemple simple : Accueil, présentation du cadre Tour d’inclusion Sujet principal Temps d’échange Synthèse Décisions ou prochaines étapes Déclusion

Déroulé de la réunion / Ron Kozé

Présentation	Inclusion	pendant	Fin de réunion / Declusion
Le début de réunion / Ronkozé permet de créer un cadre commun. Il peut être utile de : rappeler l’intention du temps, présenter les rôles, annoncer le déroulé, rappeler certaines règles de parole, permettre à chacun·e d’arriver dans le temps collectif.	Le tour d’inclusion permet d’aider les participant·es à entrer dans la réunion. Exemples : météo du moment, état d’esprit, attentes, mot rapide, tour de prénom.	quelques outils : Tour de parole ➜ Permet à chacun·e de s’exprimer à son tour. Bâton de parole ➜ Objet symbolique indiquant qui a la parole. Temps de silence ➜ Permet de ralentir et laisser du temps de réflexion. Reformulation ➜ Permet de vérifier la compréhension et clarifier certains propos. Questions ouvertes ➜ Favorisent l’expression et la réflexion collective. lever la main	La clôture permet de sortir du temps collectif de manière claire. Elle peut inclure : une synthèse, les décisions prises, les prochaines étapes, les personnes référentes, un tour de ressenti, ou une déclusion.

Que faire si…

Les difficultés qu'on peut rencontrer

Que faire si une personne monopolise la parole ?	Que faire si personne ne parle ?	Que faire si le groupe s’éloigne du sujet ?
Quelques pistes : reformuler puis redistribuer la parole, proposer un tour de parole, rappeler le cadre, limiter le temps d’intervention, ou inviter d’autres personnes à s’exprimer. Exemple : « Merci, est-ce qu’on peut entendre d’autres points de vue avant de revenir dessus ? »	Quelques pistes : accepter le silence, reformuler la question, proposer un temps de réflexion, passer par l’écrit, faire des petits groupes, ou faire un tour rapide. Le silence n’est pas forcément un problème.	Quelques pistes : reformuler l’objectif initial, proposer de noter le sujet pour plus tard, résumer les échanges, ou recentrer doucement la discussion. Exemple : « Je propose qu’on revienne au sujet principal et qu’on garde ce point pour un autre temps. »
Que faire si une tension apparaît ?	Que faire si plusieurs personnes parlent en même temps ?	Que faire si une personne coupe régulièrement la parole ?
Quelques pistes : ralentir le rythme, nommer calmement la tension, rappeler le cadre d’écoute, reformuler les incompréhensions, proposer une pause si nécessaire. L’objectif n’est pas d’éviter les tensions à tout prix, mais de permettre qu’elles puissent être exprimées dans un cadre respectueux.	Quelques pistes : ralentir le rythme, redistribuer clairement la parole, proposer un tour, ou utiliser un bâton de parole.	Quelques pistes : rappeler le cadre collectivement, intervenir calmement, redonner la parole à la personne interrompue. Exemple : « Je propose qu’on laisse la personne terminer avant de répondre. »
Que faire si le groupe fatigue ?	Que faire si une personne semble mal à l’aise ou exclue ?	Que faire si le groupe n’arrive pas à prendre une décision ?
Quelques pistes : faire une pause, raccourcir certains sujets, proposer un temps plus dynamique, changer de format, ou terminer certains points plus tard.	Quelques pistes : ralentir le rythme, ouvrir un espace de parole, proposer un tour, faire attention à la place prise par certaines personnes, ou aller échanger avec la personne après la réunion si nécessaire	Quelques pistes : reformuler les désaccords, clarifier les besoins, identifier ce qui bloque, vérifier si une décision est réellement nécessaire immédiatement, ou proposer un autre temps dédié à la décision.