« Les différentes obligations administratives » : différence entre les versions

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En tant qu'association, nous avons les différentes obligations administratives suivantes :  
En tant qu'association, nous avons les différentes obligations administratives suivantes :  


==== Saisie Comptable ====
=== >> Toute l'année en continu << ===


==== Rapprochement Bancaire ====
{| class="wikitable"
Le rapprochement bancaire est le processus de vérification de la concordance entre le solde d'un compte bancaire selon les livres comptables de l'organisation et le solde indiqué sur le relevé bancaire. Ce processus aide à :
!Intitulé de la tâche
!Description courte
!actions ou document à produire
!Outil
!qui
|-
|'''Saisie budgétaire'''
|Enregistrer toutes les opérations financières à partir des pièces justificatives.
|renseigner qonto et tableau de bord budgétaire
|Qonto, tableau de bord
|gestion factures / paiement
|-
|'''Rapprochement bancaire budgétaire'''
|Vérifier la cohérence entre les relevés bancaires et la comptabilité, corriger les écarts.
|Tableau de de bords sur le point budgétaire mensuel
|tableau de bord
|référent.e budget
|-
|'''Gestion de la trésorerie'''
|Suivre les entrées et sorties d’argent, anticiper les besoins financiers.
|Tableau de trésorerie, point budgétaire mensuel
|tableau de bord
|référent.e budget
|-
|'''Gestion des subventions'''
|Enregistrer et suivre toutes les subventions reçues ou en attente.
|Tableau de suivi des subventions
|tableau de bord
|référent.es subvention
|-
|'''Suivi des immobilisations'''
|Enregistrer les biens durables (>500 €). Prévenir le comptable si plus immobilisation (vendu / détruit)
|
|tableau de bord
|gestion factures / paiement
|-
|'''Gestion des stocks'''
|Effectuer un suivi régulier et des inventaires périodiques.
|Inventaire / tableau de stocks
|grist
|référent.e matos
|-
|'''Gestion de la caisse'''
|Enregistrer les transactions en espèces et vérifier les soldes réels.
|Rapport de caisse mensuel
|grist
|référent dédié “évenementiel”
|-
|'''Gestion de la monnaie temps'''
|Vérifier la cohérence entre les points Oceco gagnés et dépensés.
|Rapport des points Oceco
|Oceco
|référent comptable
|-
|'''Gestion de la monnaie Kdo'''
|Contrôler la correspondance entre monnaie Kdo créée, dépensée et comptabilisée.
|Rapport de suivi monnaie Kdo
|Tibllet
|référent comptable
|-
|'''Gestion du cashless / Stripe'''
|Vérifier la concordance entre les flux Ti-billet et les enregistrements qonto
|Rapport de vérification des flux
|Stripe
|référent comptable
|-
|'''Déclaration des dirigeants de l'association'''
|déclarer en ligne à chaque modification des dirigeants
|récépissés de changement
|sur le nuage
|bureau collégial
|}
=== >> en fin d'exercice<< ===


* Identifier les transactions enregistrées dans la comptabilité mais pas encore reflétées sur le relevé bancaire (comme les chèques émis non encore encaissés).
{| class="wikitable"
* Repérer les erreurs ou les omissions tant dans les enregistrements comptables que dans les relevés bancaires.
!Intitulé de la tâche
* Confirmer que les mouvements de fonds sont correctement enregistrés et reflètent fidèlement la réalité financière de l'organisation.
!Description courte
 
!Document à produire
==== Lettrage des Comptes ====
!Outil
Le lettrage en comptabilité est un processus qui consiste à apparier et à rapprocher des écritures comptables pour s'assurer qu'elles correspondent et s'équilibrent mutuellement. Cela s'applique typiquement aux transactions entre deux comptes, par exemple, entre un compte client et un compte de recettes, ou entre un compte fournisseur et un compte de dépenses. Voici à quoi cela correspond plus en détail :
!QUI
 
|-
====== Objectifs du Lettrage ======
|'''Préparation et révision des états financiers'''
 
|Compiler les données pour établir bilan, compte de résultat et annexes.
* Vérifier la Correspondance : S'assurer que chaque paiement reçu ou effectué est correctement associé à la facture correspondante.
|États financiers annuels
* Clarifier les Soldes : Permettre une vision claire des soldes clients et fournisseurs, en identifiant clairement ce qui a été payé et ce qui reste dû.
|
* Faciliter le Suivi : Aider à suivre les paiements en retard et à gérer le recouvrement des créances.
|comptable
 
|-
====== Comment Fonctionne le Lettrage ======
|'''Budget prévisionnel'''
 
|Élaborer et actualiser les budgets pour chaque pôle et projet.
* Association des Mouvements : Par exemple, lorsqu'une entreprise reçoit un paiement d'un client, elle va "lettrer" ce paiement contre la facture correspondante dans le compte client. Cela signifie que la facture est marquée comme payée, et le paiement est enregistré comme ayant soldé cette facture.
|Tableau budgétaire prévisionnel
* Utilisation de Codes ou Références : Le lettrage peut être effectué manuellement en attribuant un code ou une référence commune aux deux écritures qui s'apparient ou, dans beaucoup de systèmes comptables modernes, de manière automatique grâce à des logiciels qui reconnaissent et associent les transactions correspondantes.
|Tableur de bord
 
|référent.e budget
====== Importance du Lettrage ======
|-
 
|'''Bilan moral annuel'''
* Exactitude des Comptes : Il assure l'exactitude des comptes en garantissant que toutes les transactions sont correctement enregistrées et appariées.
|Présenter la vision éthique, les valeurs et les réalisations de l’association.
* Préparation des États Financiers : En garantissant que les transactions sont correctement lettrées, les états financiers reflètent plus fidèlement la réalité économique de l'association.
|Bilan moral
* Audit et Conformité : Facilite les audits en permettant aux auditeurs de vérifier rapidement l'exactitude des transactions enregistrées.
|nextcloud
 
|bureau collégial
En résumé, le lettrage est un processus comptable essentiel pour maintenir l'ordre et la précision dans les comptes, en assurant que toutes les transactions sont correctement apparierées et enregistrées.
|-
 
|'''Rapport d’activité annuel'''
==== Gestion de la Trésorerie ====
|Présenter les actions concrètes menées et les résultats obtenus.
 
|Rapport d’activité
==== Suivi des Immobilisations ====
|nextcloud
 
|Communication (pour cette année admin)
==== Gestion des Stocks ====
|-
 
|'''Rapport de gestion annuel'''
==== Préparation et Révision des États Financiers ====
|Analyser la situation financière, les risques et perspectives de l’association.
 
|Rapport de gestion
==== Déclarations Fiscales et Sociales (non concerné car pas fiscalisé) ====
|nextcloud
 
|coordinateur d’admin
==== Clôture de l'Exercice Comptable ====
|-
 
|'''Rapport financier annuel'''
==== Présentation des Comptes à l'Assemblée Générale ====
|Présenter le bilan, le compte de résultat et le rapport du commissaire aux comptes.
 
|Rapport financier
==== Archivage et Conservation des Documents ====
|liasse fiscale
 
|comptable et CAC
==== Gestion de la Caisse ====
|-
 
|'''Clôture de l’exercice comptable'''
==== Gestion de la monnaie temps ====
|Valider la fin de l’exercice
Mettre en place une procédure de vérification manuel de la correspondance entre les points Oceco gagné, dépensé dans l'application Oceco, il faut communiquer à chaque fin d'exercice ces données aux comptable
|prévenir le comptable officiellement
 
|un mail
==== Gestion de la monnaie kdo ====
|bureau collégial / admin
Mettre en place une procédure de vérification manuel de la correspondance entre les points Oceco dépensé, la création de la monnaie Kdo, la dépense de monnaie Kdo et tenir à jour un compte de monnaie kdo entre l'application Oceco et odoo sur les dépenses effectives
|-
 
|
==== Gestion du cashless et des Paiements via Stripe ====
|Transmettre les comptes au comptable.
 
|Validation de clôture
==== Déclaration des comptes à La Préfecture ====
|
|référent comptable
|-
|'''Assemblée générale ordinaire'''
|Organiser l’AG annuelle et présenter les rapports obligatoires.
|Convocation, ordres du jour, rapports
|nextcloud, mailing lettre type
|Le bureau collégial
|-
|'''Archivage et conservation'''
|Archiver l’ensemble des documents comptables et justificatifs de l’année.
|Dossier d’archives numériques
|Nextcloud
|tous les concerné.es
|-
|'''Déclaration des comptes à la préfecture'''
|Déposer les comptes annuels sur le site du Journal Officiel.
|Dépôt officiel des comptes
|<nowiki>https://associations-depot-comptes.journal-officiel.gouv.fr</nowiki>
|coordinateur.ice admin
|}
*

Dernière version du 12 octobre 2025 à 05:38

En tant qu'association, nous avons les différentes obligations administratives suivantes :

>> Toute l'année en continu <<

Intitulé de la tâche Description courte actions ou document à produire Outil qui
Saisie budgétaire Enregistrer toutes les opérations financières à partir des pièces justificatives. renseigner qonto et tableau de bord budgétaire Qonto, tableau de bord gestion factures / paiement
Rapprochement bancaire budgétaire Vérifier la cohérence entre les relevés bancaires et la comptabilité, corriger les écarts. Tableau de de bords sur le point budgétaire mensuel tableau de bord référent.e budget
Gestion de la trésorerie Suivre les entrées et sorties d’argent, anticiper les besoins financiers. Tableau de trésorerie, point budgétaire mensuel tableau de bord référent.e budget
Gestion des subventions Enregistrer et suivre toutes les subventions reçues ou en attente. Tableau de suivi des subventions tableau de bord référent.es subvention
Suivi des immobilisations Enregistrer les biens durables (>500 €). Prévenir le comptable si plus immobilisation (vendu / détruit) tableau de bord gestion factures / paiement
Gestion des stocks Effectuer un suivi régulier et des inventaires périodiques. Inventaire / tableau de stocks grist référent.e matos
Gestion de la caisse Enregistrer les transactions en espèces et vérifier les soldes réels. Rapport de caisse mensuel grist référent dédié “évenementiel”
Gestion de la monnaie temps Vérifier la cohérence entre les points Oceco gagnés et dépensés. Rapport des points Oceco Oceco référent comptable
Gestion de la monnaie Kdo Contrôler la correspondance entre monnaie Kdo créée, dépensée et comptabilisée. Rapport de suivi monnaie Kdo Tibllet référent comptable
Gestion du cashless / Stripe Vérifier la concordance entre les flux Ti-billet et les enregistrements qonto Rapport de vérification des flux Stripe référent comptable
Déclaration des dirigeants de l'association déclarer en ligne à chaque modification des dirigeants récépissés de changement sur le nuage bureau collégial

>> en fin d'exercice<<

Intitulé de la tâche Description courte Document à produire Outil QUI
Préparation et révision des états financiers Compiler les données pour établir bilan, compte de résultat et annexes. États financiers annuels comptable
Budget prévisionnel Élaborer et actualiser les budgets pour chaque pôle et projet. Tableau budgétaire prévisionnel Tableur de bord référent.e budget
Bilan moral annuel Présenter la vision éthique, les valeurs et les réalisations de l’association. Bilan moral nextcloud bureau collégial
Rapport d’activité annuel Présenter les actions concrètes menées et les résultats obtenus. Rapport d’activité nextcloud Communication (pour cette année admin)
Rapport de gestion annuel Analyser la situation financière, les risques et perspectives de l’association. Rapport de gestion nextcloud coordinateur d’admin
Rapport financier annuel Présenter le bilan, le compte de résultat et le rapport du commissaire aux comptes. Rapport financier liasse fiscale comptable et CAC
Clôture de l’exercice comptable Valider la fin de l’exercice prévenir le comptable officiellement un mail bureau collégial / admin
Transmettre les comptes au comptable. Validation de clôture référent comptable
Assemblée générale ordinaire Organiser l’AG annuelle et présenter les rapports obligatoires. Convocation, ordres du jour, rapports nextcloud, mailing lettre type Le bureau collégial
Archivage et conservation Archiver l’ensemble des documents comptables et justificatifs de l’année. Dossier d’archives numériques Nextcloud tous les concerné.es
Déclaration des comptes à la préfecture Déposer les comptes annuels sur le site du Journal Officiel. Dépôt officiel des comptes https://associations-depot-comptes.journal-officiel.gouv.fr coordinateur.ice admin
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