« Les différentes obligations administratives » : différence entre les versions

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==== Saisie Comptable ====
{| class="wikitable"
La saisie comptable consiste à saisir tous les transactions financières, afin de pouvoir produire des états financiers fiables et transparents
!Intitulé de la tâche
 
!Description courte
* collecter les documents qui atteste des transactions (factures, reçu, actes d'engagement de subventions, ...)
!actions ou document à produire
* enregistrer les opérations financières dans odoo, notre logicile de comptabilité (ou sur qonto pour les achats, qui transfert vers odoo
!Outil
 
!qui
==== Rapprochement Bancaire ====
|-
Le rapprochement bancaire est le processus de vérification de la concordance entre le solde d'un compte bancaire selon les livres comptables de l'organisation et le solde indiqué sur le relevé bancaire. Ce processus aide à :
|'''Saisie budgétaire'''
 
|Enregistrer toutes les opérations financières à partir des pièces justificatives.
* Identifier les transactions enregistrées dans la comptabilité mais pas encore reflétées sur le relevé bancaire (comme les chèques émis non encore encaissés).
|renseigner qonto et tableau de bord budgétaire
* Repérer les erreurs ou les omissions tant dans les enregistrements comptables que dans les relevés bancaires.
|Qonto, tableau de bord
* Confirmer que les mouvements de fonds sont correctement enregistrés et reflètent fidèlement la réalité financière de l'organisation.
|gestion factures / paiement
 
|-
==== Lettrage des Comptes ====
|'''Rapprochement bancaire budgétaire'''
Le lettrage en comptabilité est un processus qui consiste à apparier et à rapprocher des écritures comptables pour s'assurer qu'elles correspondent et s'équilibrent mutuellement. Cela s'applique typiquement aux transactions entre deux comptes, par exemple, entre un compte client et un compte de recettes, ou entre un compte fournisseur et un compte de dépenses. Voici à quoi cela correspond plus en détail :
|Vérifier la cohérence entre les relevés bancaires et la comptabilité, corriger les écarts.
 
|Tableau de de bords sur le point budgétaire mensuel
====== Objectifs du Lettrage ======
|tableau de bord
 
|référent.e budget
* Vérifier la Correspondance : S'assurer que chaque paiement reçu ou effectué est correctement associé à la facture correspondante.
|-
* Clarifier les Soldes : Permettre une vision claire des soldes clients et fournisseurs, en identifiant clairement ce qui a été payé et ce qui reste dû.
|'''Gestion de la trésorerie'''
* Faciliter le Suivi : Aider à suivre les paiements en retard et à gérer le recouvrement des créances.
|Suivre les entrées et sorties d’argent, anticiper les besoins financiers.
 
|Tableau de trésorerie, point budgétaire mensuel
====== Comment Fonctionne le Lettrage ======
|tableau de bord
 
|référent.e budget
* Association des Mouvements : Par exemple, lorsqu'une entreprise reçoit un paiement d'un client, elle va "lettrer" ce paiement contre la facture correspondante dans le compte client. Cela signifie que la facture est marquée comme payée, et le paiement est enregistré comme ayant soldé cette facture.
|-
* Utilisation de Codes ou Références : Le lettrage peut être effectué manuellement en attribuant un code ou une référence commune aux deux écritures qui s'apparient ou, dans beaucoup de systèmes comptables modernes, de manière automatique grâce à des logiciels qui reconnaissent et associent les transactions correspondantes.
|'''Gestion des subventions'''
 
|Enregistrer et suivre toutes les subventions reçues ou en attente.
====== Importance du Lettrage ======
|Tableau de suivi des subventions
 
|tableau de bord
* Exactitude des Comptes : Il assure l'exactitude des comptes en garantissant que toutes les transactions sont correctement enregistrées et appariées.
|référent.es subvention
* Préparation des États Financiers : En garantissant que les transactions sont correctement lettrées, les états financiers reflètent plus fidèlement la réalité économique de l'association.
|-
* Audit et Conformité : Facilite les audits en permettant aux auditeurs de vérifier rapidement l'exactitude des transactions enregistrées.
|'''Suivi des immobilisations'''
 
|Enregistrer les biens durables (>500 €). Prévenir le comptable si plus immobilisation (vendu / détruit)
En résumé, le lettrage est un processus comptable essentiel pour maintenir l'ordre et la précision dans les comptes, en assurant que toutes les transactions sont correctement apparierées et enregistrées.
|
 
|tableau de bord
==== Gestion de la Trésorerie ====
|gestion factures / paiement
Suivre les flux de trésorerie permet de s'assurer que l'association dispose toujours des fonds nécéssaires pour mener ses activités
|-
 
|'''Gestion des stocks'''
* tenir un tableau de suivi de trésorerie, le mettre à jour régulièrement en fonction des dépenses / recette réel et des fluctuation possible des dépenses / recettes prévisionnel
|Effectuer un suivi régulier et des inventaires périodiques.
 
|Inventaire / tableau de stocks
==== Gestion des subventions ====
|grist
 
|référent.e matos
* enregistrer sur odoo toutes les subventions dés la notification (cf : [[Enregistrer une subvention|enregistrement subvention]])
|-
* renseigner et tenir à jour le tableau de suivi de subvention (par les référents de subventions)
|'''Gestion de la caisse'''
 
|Enregistrer les transactions en espèces et vérifier les soldes réels.
==== Suivi des Immobilisations ====
|Rapport de caisse mensuel
 
|grist
* enregistrer l'achat, la vente et la valeur résiduelle des biens durable (généralement au dessus de 500€), en prenant en compte leur amortissement
|référent dédié “évenementiel”
 
|-
==== Gestion des Stocks ====
|'''Gestion de la monnaie temps'''
 
|Vérifier la cohérence entre les points Oceco gagnés et dépensés.
* Avoir un suivi des stock réguliers (ex : tous les trimestres)
|Rapport des points Oceco
* Faire un inventaire avant la clôture de l'exercice 
|Oceco
 
|référent comptable
==== Gestion de la Caisse ====
|-
 
|'''Gestion de la monnaie Kdo'''
* enregistrer toutes les transactions en espèces à l'aide de notre applications Ti-billet
|Contrôler la correspondance entre monnaie Kdo créée, dépensée et comptabilisée.
* contrôler à la fin de chaque journée où des transactions on eu lieu, correspondance entre le solde enregistré et le solde réel
|Rapport de suivi monnaie Kdo
* éditer régulièrement un rapport de caisse (ex : mensuellement)
|Tibllet
 
|référent comptable
==== Gestion de la monnaie temps ====
|-
 
|'''Gestion du cashless / Stripe'''
* Mettre en place une procédure de vérification manuel de la correspondance entre les points Oceco gagné, dépensé dans l'application Oceco, il faut communiquer à chaque fin d'exercice ces données aux comptable (sur Oceco : admin > membres > cliquer sur le bouton "total en circulation"
|Vérifier la concordance entre les flux Ti-billet et les enregistrements qonto
 
|Rapport de vérification des flux
==== Gestion de la monnaie kdo ====
|Stripe
 
|référent comptable
* Mettre en place une procédure de vérification manuel de la correspondance entre les points Oceco dépensé, la création de la monnaie Kdo, la dépense de monnaie Kdo et tenir à jour un compte de monnaie kdo entre l'application Oceco et odoo sur les dépenses effectives
|-
 
|'''Déclaration des dirigeants de l'association'''
==== Gestion du cashless et des Paiements via Stripe ====
|déclarer en ligne à chaque modification des dirigeants
 
|récépissés de changement
* Mettre en place une procédure régulière de vérification entre les flux cashless entre tibillet et les report fait sur odoo, pour vérifier si ils correspondent bien
|sur le nuage
 
|bureau collégial
|}
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==== Préparation et Révision des États Financiers ====
{| class="wikitable"
 
!Intitulé de la tâche
* Compiler toutes les informations et préparer les principaux états financiers de l'association, notamment le bilan (qui montre la situation patrimoniale à la clôture de l'exercice), le compte de résultat (qui résume les produits et les charges de l'exercice), et éventuellement l'annexe comptable qui fournit des informations supplémentaires.
!Description courte
* Passer en revue tous les comptes de charges et de produits pour effectuer les ajustements nécessaires, comme les provisions pour risques et charges, les corrections de valeur, ou les régularisations d'opérations inter-exercices.
!Document à produire
 
!Outil
==== Budget prévisionnel ====
!QUI
Le budget prévisionnel permet d'avoir les données qui permettent de suivre le tableau de suivi budgétaire, permet de répondre à des subventions (document obligatoires)
|-
 
|'''Préparation et révision des états financiers'''
* chaque groupe/pôle/projet doit remplir ses budgets prévisionnelles en fin d'année
|Compiler les données pour établir bilan, compte de résultat et annexes.
* mise à jour des budgets prévisionnelles périodiquement (ex : tous les trimestres)
|États financiers annuels
 
|
==== Bilan Moral Annuel ====
|comptable
Le bilan moral est un document qui reflète les actions et réalisations de l'association du point de vue éthique et moral. Il se concentre sur les missions, les valeurs de l'association, et la manière dont elles ont été incarnées dans ses activités et vise à donner une vue d'ensemble qualitative du travail réalisé, des objectifs atteints, et des défis rencontrés.  
|-
 
|'''Budget prévisionnel'''
* Rédiger le bilan moral avant l'assemblé générale ordinaire cf celui de 2021 : https://nuage.tierslieux.re/s/nbLGWjYHkJMNpaL
|Élaborer et actualiser les budgets pour chaque pôle et projet.
* Présenter le bilan moral à l'assemblée générale ordinaire
|Tableau budgétaire prévisionnel
 
|Tableur de bord
==== Rapport d'activité Annuel ====
|référent.e budget
Le rapport d'activité, se concentre sur les actions concrètes réalisées par l'association. Ce document décrit en détail les projets menés, les événements organisés, les services fournis, etc., en mettant l'accent sur les réalisations et les résultats obtenus. Il offre une vue d'ensemble de l'impact de l'association sur sa communauté et ses bénéficiaires.
|-
 
|'''Bilan moral annuel'''
* Rédiger le rapport d'activité avant l'assemblé générale ordinaire (chaque projet peut fournir des textes et photos, cf celui de 2023 : https://nuage.tierslieux.re/s/fZnN3dqrtz3D5iJ
|Présenter la vision éthique, les valeurs et les réalisations de l’association.
* Présenter le rapport d'activité  à l'assemblée générale ordinaire
|Bilan moral
 
|nextcloud
==== Rapport de Gestion Annuel ====
|bureau collégial
Le rapport de gestion est un document financier et administratif qui analyse la situation de l'association sous différents aspects : activités menées, gestion financière, perspectives d'avenir, risques potentiels, et stratégies de développement. Il est plus technique que le bilan moral et s'attache à présenter une vision globale de la gestion de l'association.
|-
 
|'''Rapport d’activité annuel'''
* Rédiger le rapport de gestion avant l'assemblé générale ordinaire cf celui de 2021 : https://nuage.tierslieux.re/s/QANG2yT84g6cb7k
|Présenter les actions concrètes menées et les résultats obtenus.
* Présenter le rapport de gestion à l'assemblée générale ordinaire
|Rapport d’activité
 
|nextcloud
==== Rapport financier Annuel : ====
|Communication (pour cette année admin)
Le rapport financier contient :
|-
 
|'''Rapport de gestion annuel'''
* le bilan comptable
|Analyser la situation financière, les risques et perspectives de l’association.
* le compte de résultat
|Rapport de gestion
* le rapport du commissaire au compte
|nextcloud
 
|coordinateur d’admin
==== Déclarations Fiscales et Sociales (non concerné car pas fiscalisé et pas de salarié.es) ====
|-
à court terme, nous aurons surement à séparer nos activités lucratives des non lucratives et il faudra alors se soucier des déclarations fiscales. Pour les déclarations sociales nous ne sommes pas concernés car nous n'avons pas de salariés.es
|'''Rapport financier annuel'''
 
|Présenter le bilan, le compte de résultat et le rapport du commissaire aux comptes.
==== Clôture de l'Exercice Comptable ====
|Rapport financier
 
|liasse fiscale
* acter le fait que l'exercice comptable est clôt, c'est à dire qu'on interviendra plus dessus et que le comptable peut faire son travail de préparation des bilans financiers
|comptable et CAC
 
|-
==== l'Assemblée Générale ordinaire ====
|'''Clôture de l’exercice comptable'''
 
|Valider la fin de l’exercice
* Convocation des membres (au moins 15j avant)
|prévenir le comptable officiellement
* Ordre du jour : Document envoyé à l'avance aux membres (avec la convocation), détaillant les points à discuter lors de l'assemblée.
|un mail
* Rapport moral et d'activité : Présenté par le président ou un autre membre du bureau
|bureau collégial / admin
* Rapport financier et de gestion : Préparé par le trésorier,
|-
* Rapport du commissaire aux comptes : ce rapport indépendant examine la fiabilité des comptes et la conformité des procédures comptables aux normes en vigueur.
|
* Bilan, compte de résultat et annexes comptables : Ces états financiers fournissent une vue d'ensemble de la santé financière de l'association à la clôture de l'exercice comptable.
|Transmettre les comptes au comptable.
* Budget prévisionnel : Un document présentant les prévisions de recettes et de dépenses pour le nouvel exercice, offrant ainsi une base pour la planification et la gestion financière de l'association.
|Validation de clôture
* Propositions de résolutions : Toute modification des statuts, renouvellement des membres du bureau ou décisions importantes devant être prises par vote durant l'assemblée doivent être clairement formulées sous forme de résolutions.
|
 
|référent comptable
==== Archivage et Conservation des Documents ====
|-
Une fois les états financiers approuvés, archiver l'ensemble des documents comptables et justificatifs de l'exercice écoulé conformément aux obligations légales et aux bonnes pratiques. Cela inclut les contrats, factures, relevés bancaires, procès-verbaux de réunions, et autres documents importants.
|'''Assemblée générale ordinaire'''
 
|Organiser l’AG annuelle et présenter les rapports obligatoires.
* faire un export de tous les documents et les archiver numériquement
|Convocation, ordres du jour, rapports
 
|nextcloud, mailing lettre type
==== Déclaration des comptes à La Préfecture ====
|Le bureau collégial
 
|-
* Déposer nos comptes validés annuels sur le site https://associations-depot-comptes.journal-officiel.gouv.fr/depotdescomptes/index.html (OK pour 2021 et 2022
|'''Archivage et conservation'''
|Archiver l’ensemble des documents comptables et justificatifs de l’année.
|Dossier d’archives numériques
|Nextcloud
|tous les concerné.es
|-
|'''Déclaration des comptes à la préfecture'''
|Déposer les comptes annuels sur le site du Journal Officiel.
|Dépôt officiel des comptes
|<nowiki>https://associations-depot-comptes.journal-officiel.gouv.fr</nowiki>
|coordinateur.ice admin
|}
*

Dernière version du 12 octobre 2025 à 05:38

En tant qu'association, nous avons les différentes obligations administratives suivantes :

>> Toute l'année en continu <<

Intitulé de la tâche Description courte actions ou document à produire Outil qui
Saisie budgétaire Enregistrer toutes les opérations financières à partir des pièces justificatives. renseigner qonto et tableau de bord budgétaire Qonto, tableau de bord gestion factures / paiement
Rapprochement bancaire budgétaire Vérifier la cohérence entre les relevés bancaires et la comptabilité, corriger les écarts. Tableau de de bords sur le point budgétaire mensuel tableau de bord référent.e budget
Gestion de la trésorerie Suivre les entrées et sorties d’argent, anticiper les besoins financiers. Tableau de trésorerie, point budgétaire mensuel tableau de bord référent.e budget
Gestion des subventions Enregistrer et suivre toutes les subventions reçues ou en attente. Tableau de suivi des subventions tableau de bord référent.es subvention
Suivi des immobilisations Enregistrer les biens durables (>500 €). Prévenir le comptable si plus immobilisation (vendu / détruit) tableau de bord gestion factures / paiement
Gestion des stocks Effectuer un suivi régulier et des inventaires périodiques. Inventaire / tableau de stocks grist référent.e matos
Gestion de la caisse Enregistrer les transactions en espèces et vérifier les soldes réels. Rapport de caisse mensuel grist référent dédié “évenementiel”
Gestion de la monnaie temps Vérifier la cohérence entre les points Oceco gagnés et dépensés. Rapport des points Oceco Oceco référent comptable
Gestion de la monnaie Kdo Contrôler la correspondance entre monnaie Kdo créée, dépensée et comptabilisée. Rapport de suivi monnaie Kdo Tibllet référent comptable
Gestion du cashless / Stripe Vérifier la concordance entre les flux Ti-billet et les enregistrements qonto Rapport de vérification des flux Stripe référent comptable
Déclaration des dirigeants de l'association déclarer en ligne à chaque modification des dirigeants récépissés de changement sur le nuage bureau collégial

>> en fin d'exercice<<

Intitulé de la tâche Description courte Document à produire Outil QUI
Préparation et révision des états financiers Compiler les données pour établir bilan, compte de résultat et annexes. États financiers annuels comptable
Budget prévisionnel Élaborer et actualiser les budgets pour chaque pôle et projet. Tableau budgétaire prévisionnel Tableur de bord référent.e budget
Bilan moral annuel Présenter la vision éthique, les valeurs et les réalisations de l’association. Bilan moral nextcloud bureau collégial
Rapport d’activité annuel Présenter les actions concrètes menées et les résultats obtenus. Rapport d’activité nextcloud Communication (pour cette année admin)
Rapport de gestion annuel Analyser la situation financière, les risques et perspectives de l’association. Rapport de gestion nextcloud coordinateur d’admin
Rapport financier annuel Présenter le bilan, le compte de résultat et le rapport du commissaire aux comptes. Rapport financier liasse fiscale comptable et CAC
Clôture de l’exercice comptable Valider la fin de l’exercice prévenir le comptable officiellement un mail bureau collégial / admin
Transmettre les comptes au comptable. Validation de clôture référent comptable
Assemblée générale ordinaire Organiser l’AG annuelle et présenter les rapports obligatoires. Convocation, ordres du jour, rapports nextcloud, mailing lettre type Le bureau collégial
Archivage et conservation Archiver l’ensemble des documents comptables et justificatifs de l’année. Dossier d’archives numériques Nextcloud tous les concerné.es
Déclaration des comptes à la préfecture Déposer les comptes annuels sur le site du Journal Officiel. Dépôt officiel des comptes https://associations-depot-comptes.journal-officiel.gouv.fr coordinateur.ice admin
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