Chargé.e d'organisation

Le chargé d'organisation a la charge d'organiser les événement accueillant du public, comme les soirées avec ou sans programmation et les Dimanches à La Raffinerie.

Le chargé d'organisation répond à une postulation faite lors de l'organisation d'un événement qui détaille le jour et le temps de la mission.

Le chargé d'organisation a des tâches organisationnelles et de communication à accomplir en amont et après l'évènement, coordonne les différents chargés de mission de l'évènement (accueil, bar, snacking, technicien son et lumière...) et gère le bon déroulé de l'évènement le jour J.

En amont de l'évènement:

Prendre connaissance des chargés de mission affecté à l'évènement (via Grist, à définir)

• Particularité des missions buvette, snacking, kantine: pour chaque évènement, selon l'affluence attendue et l'offre de restauration envisagée, le nombre de mission sera différente. 2 cas principaux:
• -> une mission buvette/snacking : l'offre de snacking est gérée par la buvette et servie à la buvette
• -> une mission buvette et une mission snacking/Kantine. L'offre de restauration (snacking et/ou Kantine) est suffisamment conséquente pour une mission à part entière
• Si l'évènement inclus une représentation artistique sur scène (musique, théâtre, danse ...) vérifier si il y a besoin d’un technicien son et lumières, se mettre en relation avec le rôle Gestion du site\Programmation. Dans ce cas inclure la mission dans l'évènement Oceco, voir ci dessous

Créer l'évènement OCECO (Définition des missions - validation des actions)

• L'évènement Oceco doit être créé dès la validation des postulations des chargés d'organisation, donc généralement au moins un mois à l'avance, coincide avec la publication de l'agenda du mois par INTER-COM.
• L'évènement Oceco ne liste que les besoins en volontaires , ne pas ajouter les chargés de mission dans les évènements OCECO (voir Rôles des volontaires lors des évènements.)
• Consulter les pages évènements pour la définition des créneaux par types d'évènements:
  • Les soirées light, sans programmation
  • Les soirées avec programmation
  • Les Dimanches de la Raffinerie

Suivi des postulations de volontaires avant l'évènement

Vérifier régulièrement que les postes de volontaires sont pourvus. Si ce n'est pas le cas, relancer l'appel à volontaires via différents canaux (rocket chat, Groupe Facebook de la Raffinerie, appel à volontaires lors du chantier participatif du mercredi...)

Communication externe

Gérée par INTER-COM (à définir plus précisément)

Tibillet

S’assurer que l'interface des points de vente buvette et/ou snacking sur Tibillet est à jour. Seuls les articles disponibles doivent apparaitre. Ce travail doit être réalisé en amont par le(s) chargé(s) de buvette, snacking.

Catering

• Catering volontaires et chargés de mission
  • Repas offert aux volontaires et bénévoles. C'est le chargé de kantine qui décide l’offre pour les bénévoles. Pas de ticket boisson.
• Catering artistes
  • Repas offert aux artistes. C'est le chargé de kantine qui décide l’offre pour les artistes. 2 tickets boissons par personne
  • Une carte Tibillet doit être chargée avec l'équivalent de 2 boissons par personnes (boisson à 4€, soit 8€/pers).
• La veille de l'évènement, informer le chargé.e Kantine ou le chargé.e buvette/snacking du nombre de volontaires qui prendront un repas

Téléphones

Charger les téléphones Raffinerie, utilisés par les points de vente (accueil, buvette, snacking). Pensez à le faire suffisamment tôt, où le(s) jour(s) précédent l'évènement.

Avant l'ouverture des portes au public

Nettoyer toutes les tables guinguettes et leurs bancs, mange-debout et tabourets, les 3 kiosques.

Ouvrir les toilettes publics. Vérifier que les toilettes sont propres avec du papier toilette en quantité suffisante + savon + essuie-main.

Sortir tous les jeux (jeux lontan, fléchettes, palets, molky...).

Mettre les cendriers sur les tables (rangement du saut à cendrier à définir, accueil ?).

Ouvrir les conteneurs et fermer l'accès avec les rubans.

Sécuriser les accès avec les rubans : aquaponie, entre la cabane et le bar, à gauche du container Loisirs Créatifs

Sortir l’enceinte bluetooth de la cabane (avec son câble d’alim et un micro si c’est une soirée avec programmation, pour faire des annonces régulièrement, notamment à la fin sur les événements à venir) et mettre un fond sonore musical (via la tablette Samsung dans la cabane); si besoin d’une playlist sans pub mettre la radio de La Raffinerie ! https://webradio.laraffinerie.re/public/mycelium

Sortir les 2 petites poubelles de la cabane et les mettre une à côté de la buvette et une à l'accueil.

Mettre à jour et sortir les panneaux d'affichage. Les panneaux d'affichage de l'accueil et de l'entrée doivent contenir les affiches des évènements à venir ainsi que les informations de la Raffinerie (Adhésions, comment adhérer ...). Trépied OUVERT à installer devant l'entrée.

A la tombée de la nuit, allumer les lumières via le tableau électrique:

Kiosques et potelets	Sanitaires
DG.D4 GENERAL ECL D4.1 D4.3 D4.1 ECL POTELET D4.2 ECL POTELET PROJEC. ARBRE D4.3 ECL KIOSQUE	D3.2 ECL SANITAIRE PUBLIC

Durée de préparation: 1 heure accompagné d'un volontaire

Briefing des volontaires polyvalents: (Avant et pendant l'évènement)

Coordonner le travail des volontaires polyvalents.

Expliquer les missions aux polyvalents en anticipant les postes qui auront besoin le plus d'attention lors de grosse affluence (accueil, aide buvette et kantine...)

Pendant l'évènement:

Distribuer les tickets de catering aux volontaires et chargés de mission et aux artistes (1 jeton repas) et donner la carte ARTISTES aux artistes (boissons offertes)

Gérer le bon déroulement de l'évènement et fait un point régulier avec les chargé.es d'accueil, buvette et kantine.

Vérifier régulièrement l'état des toilettes (nettoyer si besoin, réassort de papier toilette)

Passer sur les tables et kiosques récupérer les verres vides et les ramener à la buvette ou récupérer la vaisselle et la ramener en cuisine

Vider les cendriers si besoin

Prendre des photos / vidéos

Vers la fin de soirée, remercier (au micro si possible) l'artiste et les volontaires qui ont fait la soirée. Rappeler que La Raffinerie est un tiers lieu, où la participation de tous est souhaitée. Rappeler qu'il y a un programme (en affiche, facebook, site) pour retrouver les chantiers, réunion, événements, ateliers et formations.

Rangement et fermeture du site après la fermeture au public:

Ranger les cendriers et l’enceinte.

Nettoyer les toilettes

Fermer toutes les portes de la maison

Fermer les toilettes publiques et privées

Vérifier que tous les containers sont fermés

Éteindre les lumières via les interrupteurs et le tableau électrique

Fermer le site

Après l'évènement

Valider la monnaie-temps des volontaires (en validant les actions dans l'évènement OCECO)

Téléverser les photos de l'évènement sur le serveur (procédure à définir)

Écrire un compte-rendu du déroulement de la soirée à adresser à INTER-COMMUNICATION sur le canal rocket chat PouleCommunication)

Écrire si besoin un compte-rendu à GESTION DU SITE\Programmation (report des dysfonctionnements, réussites, de matériel endommagé, etc...) sur le canal rocket chat Gestion du site

TO DO LIST Chargé d'organisation

[Cliquez ici] pour accéder à la To Do List