Bienveillance de fond

Les rôles de bienveillance de fond commence quand l’événement est pré-validé par le cercle concerné cf l'organisation d'un évenement

Quand il n'y a qu'une seule personne, on parle d'un.e référent.e de fond qui s'occupe de toutes les redevabilité de la bienveillance, mais ce rôle peut-être diviser entre plusieurs personnes, par exemple :

• référent.e communication
• relation intervenants / chargé de catering
• référent technique
• référent billeterie
• ...

les grandes redevabilités de la bienveillance de fond d'un événement sont :

• Les relation avec les intervenants éventuelles (également de leur rémunération éventuelle)
• S’occupe des aménagements et technique spécifiques en lien avec la programmation si il y en a (ex cinéma)
• gestion le jour J des bénévoles / volontaires en lien avec la programmation ou la technique
• la mise en forme et la diffusion de la communication, le cadre de la communication étant donné par le support [communication]
• la mise en place éventuelle des inscriptions / billetterie
• du chapeau et du prix libre et conscient
• de gérer le catering des intervenant éventuels en relation avec l'orga
• faire les remerciements en fin de soirée

Les différentes Etapes

Fiche projet proposer un évenement

Fiche projet organiser un évenement

En Amont

Proposition / Validation (au moins 4 mois avant la date) :

• Quand l’événement est pré-validé par le cercle concerné, il faut enregistrer l’événement proposé sur Grist, important il faut bien mettre le nom du référent qui sera l'interlocuteur pour le fond pour toutes les autres personnes en lien avec l’événement
• être présent lors de la consolidation d'agenda afin de présenter l’événement, puis si validation faire un retour au cercle concerné

Préparation (au moins 15 jours avant le début du mois concerné par l'évenenement)

• Si il y a des intervenants, voir avec eux toutes les informations concernant : la techniques, le programme, les horaires, le nombre de personnes pour le catering, le texte de présentation, au moins une photos pour la communication
• Créer l'affiche et les différents éléments de communication suivant notre charte graphique
• Compléter les informations détaillés sur Grist, puis cliquer sur "Publier" afin que l’événement apparaisse sur l'agenda du site internet
• Faire le programme de la soirée et le partagé au chargé.e d'orga pour information
• si billetterie et prix libre et conscient en ligne, faire l'inscription sur tibillet

Diffusion de la communication a partir de 15 jours avant l'évenement

à J-15

• imprimer l'affiche en A3 (x4) et la mettre aux différents endroits prévus sur le site (entrée x 2, accueil, buvette)
• diffuser l'evenement facebook

entre J-10 et J-15

• diffuser l'affiche sur FB et instagram + partage sur de groupes FB associés

entre J et J-10

• possibilité de faire des teasers sur les réseaux
• re-contacter les participants pour faire un dernier points

Le Jour J

• venir en avance pour préparer la disposition du site, ex :
  • si cinéma, installer les transats et préparer le matériel
  • si concert, voir avec le volontaire techniciens et les intervenants

• Accueillir les intervenants éventuelles, voir comment on s'organise pour le catéring (heure, si on a volontaire dédié, ...) une carte avec des Oceco kdo est disponible pour les intervenants, la remplir avec le compte des boissons et repas prévus
• Pendant la soirée veiller à ce que le programme prévu se déroule comme convenu
• faire des photos de la soirée, pour le post de remerciements, voir des story/reel pendant la soirée
• En fin de soirée, prendre le micro pour remercier les intervenants, les volontaires et tous les intervenant.es de l’événement
• Ne jamais dépassé 22h00 (convention avec le département) sauf cas exceptionnel et sur demande au Village de Corail

Après

• Si prix libre & conscient en ligne, se rapprocher de la bienveillance événement pour faire un point.
• S'occuper d'avoir les factures des intervenants, si il y en a, et les partager aux rôles Paiement/ gestion factures projets [admin]
• Partager un post de remerciement sur les réseaux

Quelques points en détails

La technique

La technique à prévoir dépend du type d’événement (liste non exhaustive à compléter en fonction des typologies d'évenement

• Cinéma plein air : les transat + banc, l'écran gonflable, une enceinte avec un micro, le vidéoprojecteur, la cablerie
• théâtre ou concert : matos son et lumiére + spécificité pour chaque interventions

La communication

les différents outils de communication que nous avons :

lien vers notre charte graphique

• L’événement sur FB, pour le visuel se référer à La charte graphique
• post facebook et instagram, il y a un format à respecter dans notre charte graphique
• affiche A3, il y a un format à respecter dans notre charte graphique
• option : faire un article pour la newsletter en amont afin de présenter la soirée en amont

La check list de la bienveillance de fond

Proposition / Validation

• Identifier le ou la référent.e de fond
• Enregistrer l’événement sur Grist
• Présenter l’événement en consolidation d’agenda

Coordination avec les intervenants

• Contacter les intervenants éventuels,
  • Confirmer leur disponibilité et horaire d’arrivée
  • Définir les besoins techniques
  • Définir les besoins catering
• Clarifier la rémunération éventuelle
• Récupérer le texte de présentation + photo

Préparation administrative et organisationnelle

• Créer l’affiche et visuels réseaux sociaux
• Compléter les informations détaillées dans Grist + publier
• Préparer le programme détaillé de la soirée et le partagé au référent orga
• Créer la billetterie ou l’inscription si nécessaire, Configurer le prix libre et conscient si besoin
• Prévoir un article newsletter si pertinent (avant le dernier mercredi du mois précédent
• Imprimer les affiches A3 et les afficher sur site (15 jour avant)
• Publier l’événement Facebook et programmer les différentes communication réseaux + Partager dans les groupes associés

Préparation finale

• Recontacter les intervenants avant l’événement pour vérifier que tout est bon
• Vérifier la présence des bénévoles / volontaires en lien avec la technique ou en lien avec le programme

Jour J — Installation

• Arriver en avance
• Installer le matériel
• Préparer la disposition du lieu
• Vérifier la technique
• Installer la signalétique si nécessaire

Jour J — Cloture

• Accueillir les intervenants / volontaires liés au fond
• Préparer la carte Oceco kdo si nécessaire
• Vérifier que le programme se déroule comme prévu, Être disponible pour gérer les imprévus
• Faire des photos, faire des stories ou reels si pertinent
• Prévoir le chapeau si nécessaire
• faire les remerciement en fin de soirée
• Vérifier que les aménagements spécifique à la soirée soit bien rangé

Après l’événement

• Faire un point sur le prix libre et conscient avec [événement]
• Récupérer les factures des intervenants et les transmettre à Admin
• Publier un post de remerciement