Le process dépense - achats

"brouillon en cours de validation"

La facturation doit suivre un cheminement qui garanti la justesse et la transparence des engagements financiers. Ce cheminement se fait en plusieurs étapes :

1. L'engagement, c'est à dire le "bon pour accord" suite à une proposition, un devis ou une mission
2. Réalisation de la prestation ou livraison de la commande, voir ajustement si besoin en co-rémunération
3. La Liquidation, c'est à dire la validation du service fait ou réception de la commande
4. l'enregistrement sur l'outils de compta (pour notre part odoo)
5. Le paiement

Les étapes en gras doivent être réalisées par des "instances" différentes pour garantir la bon déroulé du process

En fonction du type du devis / facture nous avons les instances suivantes qui sont concernées

	Engagement		Liquidation		Paiement
	pouvoir	pièces produites	pouvoir	pièces produites	pouvoir	pièces produites
missions en co-rémunération	bienveillant(s) de pôle	lettre de mission signé	président / équipe de direction	facture visé "service fait"	bienveillant(e) comptabilité	facture visé "paiement fait"
missions en prestation interne	membre du pôle	validation sur l'outils de co-rémunération	bienveillant(s) de pôle	facture visé "service fait"	bienveillant(e) comptabilité	facture visé "paiement fait"
dépenses <200€	membre du pôle	facture	bienveillant(s) de pôle	facture visé "service fait"	bienveillant(e) comptabilité	facture visé "paiement fait"
dépenses entre 200 & 1000€	bienveillant(s) de pôle	devis signé	président / équipe de direction	facture visé "service fait"	bienveillant(e) comptabilité	facture visé "paiement fait"
dépenses > 1000€	président / équipe de direction	devis signé	bienveillant(s) de pôle	facture visé "service fait"	bienveillant(e) comptabilité	facture visé "paiement fait"

Tous les pouvoirs peuvent faire l'objet d'une délégation de pouvoir, si le principe "une personne différentes sur chaque étapes" est respecté

modèle de lettre de mission : A faire

modèle de délégation de pouvoir : A faire

Les éléments nécessaires sur une facture

• Le nom, l'adresse, le type de structure, le Siret et le code APE
• le nom du destinataire
• La date d'émission de la facture
• la date ou période de la réalisation de la facture ou livraison de la commande
• La date d'échéance
• le numéro de facture (voir le numéro de devis ou lettre de mission si il y en a)
• La désignation / libellé
• le montant de la facture

au niveau numérique nous devons avoir les informations complémentaires suivantes :

• scan de la facture
• son état accompagné de la date : enregistré / validé / payé
• le code analytique / affectation budgétaire