Le process de consultation

La sollicitation d'avis est un outils important, elle intervient par exemple :

• poser une date de réunion
• aider à la prise de décision
• ...

A la Raffinerie un des principal moyen que nous utilisons sont nos canaux rocket chat. Afin de faciliter les sollicitation nous proposons un format à respecter afin que chacun puisse identifier que c'est bien une sollicitation, le principe c'est qu'il faut considérer que c'est un message prioritaire et que toutes les personnes concernées doivent y répondre.

format de la demande sur Rocket Chat

SOLLICITATION D'AVIS

• @all - toutes les personnes concernées par le canal sont concernées
• contexte / objectif de la sollicitions : (faire une une description détaillée de la raison pour laquelle vous sollicitez des avis. Expliquez pourquoi c'est important)
• sujet de la sollicitation : (Présentez le sujet ou l'initiative spécifique sur lequel vous sollicitez des avis. Soyez aussi précis et concis que possible pour que tout le monde puisse comprendre rapidement de quoi il s'agit.)
• poser la question "qu'est ce que vous en pensez?" c'est l'occasion de faire des réactions, propositions, ressentis, des besoins de clarification ou des objections ? qu'on fait plutôt en commentantle message plutôt que de répondre par un autre message afin de ne pas "polluer" le fils de discussion

poser les trois emote icone pour que les personnes réagissent:

• 😊 tout à fait d'accord
• 😐 je n'est pas d'avis, ça ne me dérange pas
• 😣 Objection! et j'argumente

• suite à la sollicitation. Laisser un message qui formule la décision (perso ou lié au projet ou à l'instance concerné), qui est une reformulation de la proposition suite aux différents échanges. Si jamais il y a encore une objection, on repart sur des discussions et on repose une reformulation

• Documenter cette décision dans la documentation,

Cas particulier pour proposer des dates de réunions ou autres dates

• @all - toutes les personnes concernées par le canal sont concernées
• poser le contexte objectifs
• donner la deadline pour répondre
• faite un message par date/heure, y associer les emote icone
  • 👍 je suis dispo
  • 👎 je suis pas dispo
• Après la deadline officialiser la date