Organisation atelier / formation

Mise à jour de la fiche : 6 avril 26

cercle référent du cadre de la fiche : Formation

au sommaire :

• Le déroulé d'un atelier / formation
• Les différent.es intervenant.es dans l'organisation d'ateliers / formations

Le déroulé d'un atelier / formation

Le déroulé d'un atelier / formation se déroule de la façon suivante  :

• La programmation de l'atelier (thématique / date / détail du moment), Elle est proposé par les membres du collectif du cercle concerné ou par le.la référent.e atelier / formation (si le cercle possède ce rôle). La validation des propositions sont faites généralement lors des réunions opérationnelles de cercles ou par le référent.e atelier. Les détails de rémunération en € ou Oceco des différents intervenants sont consolidé également lors de la réunion opérationnelle
• La Consolidation : Ensuite les ateliers / formation sont consolidés lors des consolidation d'agenda (dépendant du cercle événement), ils sont alors officiellement programmé dans l'agenda public (via le bouton "validé" de notre outils Grist)
• L'enregistrement. Le.la Référent ou chargé d'orga de l'atelier ou de la formation rentre alors dans l’outil toutes les informations nécessaires dans Grist (photo, texte, lien , ...) puis clique sur "Validé"
• La Communication : En amont l'atelier / formation est communiqué au public (via une communication collective si plusieurs ateliers / formations au même moment) ou individuel par le.la référent.e d'orga d'atelier / formation
• Déroulement : l'atelier se déroule le Jour J avec l'animateur.ice de l'atelier / formation L'animation

Les différent.es intervenant.es dans l'organisation d'ateliers / formations

La bienveillance ateliers / formations

Si ce rôle n'existe pas c'est un des rôles de la coordination du cercle qui s'en occupe par défaut

Les redevabilité de ce rôles sont :

• Rassembler les différentes propositions d'ateliers / formations des membres du collectif du cercles, pour au moins la période couverte par la prochaine consolidation d'agenda
• Animer le moment atelier / formation lors de la réunion opérationnelles
• Remplir un tableau récapitulatif sur le CR de la réunion
• Faire en sorte que pour la prochaine consolidation d'agenda, les différents moments soient enregistré en "non validé" sur Grist, afin de pourvoir être consolidé à la prochaine consolidation d'agenda
• Participer à la consolidation d'agenda
• Faire un retour au cercle sur les consolidations d'ateliers / formation
• Veillez que pour chaque atelier / permamence il y ai un référent / chargé d'orga d'atelier formation et un. animateurice

ex de tableau à valider à la réunion opérationnelle de cercles :

Intitulé	sous projet	Dates	référent.e	Statut
Avril
Permanence micro-recyclerie	Micro-recylerie	Mardi 14 avril 2026 à 14:00	Julien G	Programmé
Permanence Fablab	Fablab	Samedi 18 avril à 14h00	Guillaume B	Programmé
Juin
Permanence micro-recyclerie	Micro-recylerie	Mardi 9 juin 2026 à 14:00	Julien G	a valider en consolidation

Référent ou chargé d'organisation d'ateliers / formations

Cas de l'organisation d'un seul atelier par un cercle

>> correspond au niveau padawan du badge "chargé d'orga atelier / permanence"

Ses redevabilités sont :

• être en contact avec l'animateur.ice (sauf si le. la référent.e est aussi animateur.ice)
• faire en sorte que toutes les données sur Grist relative au moment, soit rempli au moins avant le dernier mercredi du mois précédent l'atelier / formation (pour qu'il puisse apparaître dans le programme du mois et sur la newsletter
• lancer les inscriptions au moins 15 jours avant avec Oceco (si inscriptions)

• 1 semaine avant les ateliers, contacter l'animateur.ice et lui rappeler le cadre de l'animation d'atelier, les espaces qui seront utilisés, un petit débrief général
• si pas d'autres moment sur la même journée, possibilité de faire un événement FB (tant qu'on n'a pas mieux !), invitant les participants à s'inscrire (si inscription) si le moment fait partie d'un moment collectif d'ateliers, c'est un.e chargé.e de communication du moment collectif qui s'en occupe
• préparer la fiche d'inscription à remettre à chaque animateur.ice, comportant les indicateurs que nous souhaitons récolter : lien vers la fiche
• Bien vérifier la disponibilité des espaces qui vont accueillir l'atelier le jour J
• Veiller que les fiches tutos (si elles existent), soit bien imprimé pour le jour J lien vers les fiches tutos
• récupérer les fiches inscription / indicateurs et la donner à Formation pour traitement

Le rétro-planning de la mission :

• 15 jours avant le début de la session, avoir le programme validé avec l'animateur.ice (si différent du chargé d'orga)
• 15 jours avant le début de la session : communiquer au public et lancer les inscriptions (si inscriptions)

Cas de l'organisation de plusieurs ateliers / formations : sessions d'ateliers / teambuilding

>> correspond au niveau padawan du badge "chargé d'orga atelier / permanence"

Dans le cas de session d'atelier / formation coordonnés issus de plusieurs cercles sur le même moment, c'est le cercle Service qui s'occupe de sa mise en place. cela concerne :

• les teambuilding
• les sessions d'atelier extérieur

Les différentes redevabilités

• si pour une session de plusieurs ateliers : solliciter les cercles concernés par les ateliers pour qu'ils sélectionnent et/ou lancent des candidatures pour l'animation d'ateliers. leur donner les détails d'horaires, de rémunération et objectif de la session.
• faire en sorte que toutes les données sur Grist relative aux ateliers / formation, soit rempli au moins avant le dernier mercredi du mois précédent l'atelier / formation (pour qu'il puisse apparaître dans le programme du mois et sur la newsletter
• si besoin, pour des projets conséquents, lancer une réunion de coordination
• lancer les inscriptions au moins 15 jours avant avec Grist / Oceco (si inscriptions)
• lancer la postulation pour la référence d'atelier (si une prestation interne de prévue) (ajouter lien vers postulation)

• 1 semaine avant les ateliers, contacter les animateurs et leur rappeler le cadre de l'animation d'atelier, les espaces qui seront utilisés et un petit débrief général.
• faire un événement FB (tant qu'on n'a pas mieux !) invitant les participants à s'inscrire (si inscription)
• faire une petite affiche (simple, un format est proposé sur ce lien ) qui rappelle le programme des ateliers, avec leur emplacement à imprimer et à afficher sur place, afin que le public ait l'information
• préparer la fiche d'inscription à remettre à chaque animateur, comportant les indicateurs que nous souhaitons récolter : exemple
• bien vérifier la disponibilité des espaces qui vont accueillir les ateliers le jour J
• veiller que les fiches tutos (si elles existent), soit bien imprimé pour le jour J lien

Le jour J

• Si les ateliers se font à l'extérieur, veiller à ce que toute la logistique soit acheminer, installer, ramener et ranger, Si besoin faire un appel à volontaire ou créer une mission et Afficher le programme sur le site
• Faire un briefing 10 minutes avant le début des ateliers avec les animateurs, leur remettre les fiches d'inscriptions avec les indicateurs. bien Rappeler les consignes de sécurité
• Diriger les participants vers les différents ateliers au fur et à mesure qu'ils arrivent, pour qu'ils s'inscrivent aux ateliers
• Pendant la session, tourner sur les différents ateliers pour être sûr que tout va bien, vérifier qu'il n'y ait pas de situations qui seraient dangereuses ({humour}"comme un enfant de 3 ans avec un fer à repasser ou une cloueuse"), et accompagner les animateurs si besoin. En fin d'atelier récolter quelques témoignages de participants, afin de les transmettent aux bienveillants de l'action pour son bilan
• 15 min avant la fin des ateliers faire le tour des ateliers pour être sûr que les indicateurs soient remplis et questionnaire public remplie par l'animateur (si questionnaire)
• Prendre des photos pendant la session et les partager sur les réseaux, si d'autres dates d'ateliers rappeler le lien d'inscription, remercier les partenaires (demander la liste au bienveillant) attention : demandé l'autorisation aux personnes photographiées (attention droit à l'image / visage, bien demander au minimum)
• Récupérer les fiches inscription / indicateurs et la donner à Formation pour traitement
• bien veiller au rangement / nettoyage / fermeture des espaces
• bonus : essayer de faire un petit moment de cohésion / célébration entre animateurs une fois que les ateliers sont rangés

Le rétro-planning de la mission :

• 2 mois avant, si projet conséquent (plusieurs jours) faire une réunion de lancement dans le cadre de la gestion de projet
• si moment publics
  • 15 jours avant le début de la session, avoir le programme détaillé validé avec les animateurs
  • 15 jours avant le début de la session : communiquer au public et lancer les inscriptions
• 1 semaine avant les ateliers : faire un rappel aux animateurs : horaires / espaces / ...
• la veille de l'atelier : avoir l'affiche programme imprimée et les fiches d'inscription / indicateurs

Animateur d'atelier / formation

Les conditions pour être Animat.eur.trice d'Atelier sont d'avoir le badge "Animateur d'Atelier". Pour obtenir ce badge il faut :

• avoir le [badge] Raffineu.r.euse ou contributeur.ice (si prestation interne)
• avoir suivi la [formation-atelier] Animation d'Atelier
• être [compétent.e] dans la discipline concernant l'atelier : badge dédié (à créer par chaque cercles)

Les missions de l'Animat.eur.trice d'Atelier sont de :

• Commencer l'atelier à l'heure, ce qui implique de venir en avance pour préparer la mise en place de l'atelier et l'accueil des participant.e.s (au moins 30 min avant)
• Bien intituler et décrire son atelier, : démonstration, atelier pratique... et la description pour pouvoir communiquer dessus et que les participant n'est pas d’ambiguïté sur ce qui va se faire. Donner ces infos au référent.e d'atelier / formation
• Bien préciser le nombre de personnes et l'âge minimum/maximum
• Gérer la mise en place de la ou les fiches tutos de son/ses ateliers avec Formation qui vous donnera le mode d'emploi et le process de mise en place (ateliers réguliers de mise en place des fiches tutos)
• Voir tous les équipements de sécurité nécessaire au bon déroulement de l'atelier, vérifier en amont de l'atelier qu'il sont en nombre suffisant et en bon état de marche, expliquer en introduction comment les utiliser

• Le jour J, Prendre les contacts de tou.te.s les participant.e.s via la fiche prévue à cet effet (donner par le.la référent.e), Inviter les personnes qui aimeraient recevoir des infos de La Raffinerie à s'inscrire à la Newsletter lien . Ne pas prendre plus de participant.e.s que prévu afin que les participant.e.s puissent profiter au mieux du déroulé de l'atelier en étant un nombre adapté.
• Prévoir le matériel et matériaux nécessaires aux ateliers (faire les achats nécessaires en coordination avec le projet concerné) et se coordonner avec le référent pour la logistique (espace / table / chaises, ...)
• Tester son atelier en amont pour être sûr.e de la quantité de matériaux/matériels à prévoir, décrire les étapes pour la fiche tutos, tester le matériel, tester le timing
• Bien organiser le timing et le programme des ateliers pour rentrer dans le temps imparti (ex si vous arrivez à faire l'atelier seul.e en 30min, prévoir 3 fois plus de temps, soit 1h30),
• prévoir de finir l'atelier 10 min en avance du temps prévu pour faire remplir les questionnaires
• Finir l'atelier à l'heure, pour le respect des participant.e.s et pour qu'il.elle.s puissent enchaîner sur un autre atelier dans le cas d'atelier multiple
• Veillez au rangement complet, matériel, logistique et déchets en fin d'atelier, si atelier multiple sur le même espace, un battement de 30 min est prévu

Les bons conseils sur le déroulement de l'atelier :

• Dans l'idéal, la fiche tuto est prête avant l'atelier, si elle est prête l'imprimer et l'afficher, voir la distribuer
• Faire un petit tour de table pour que chacun.e se présente
• Introduire l'atelier en expliquant les différentes matières, matériaux et équipements qui vont être utilisés
• Faire un rappel sur la sécurité
• Expliquer le déroulé de chaque étape de l'atelier
• Essayer d'évaluer en amont le temps de chaque étape pour respecter le timing
• Essayer de finir un peu avant la fin de l'atelier pour accompagner ceux.elles qui n'ont pas pu finir

Rappel des liens utiles :

--> lien vers la fiche participant.e.

--> lien vers calendrier des ateliers / formations sur Grist

--> lien vers vers les fiches tutos