Les bases de l'animation de moments collectifs

Un petit guide non exhaustif de comment animer une réunion

A minima !

• Poser le cadre de sécurité ! Exemple ci-contre
• Définir la durée du la réunion
• Choisir 1 garant du cadre de sécurité (respect du temps, de la parole,etc...)
• Choisir 1 animateur – c’est celui qui mène la réunion
• Désigner 1 rapporteur (Compte-rendu)
• faire un "brise glace"
• choisir le type de réunion
  • Réunion de triage : (type interpôle) chacun propose ses sujets sur le thème de la réunion leur attribuer 1 temps de traitement en fonction de la durée de la réunion
  • Atelier de travail : l'animateur à des sujets à traiter qu'il a préparé pour faire avancer la réflexion sur le thème. Il pose le cadre en début de réunion et anime le déroulé.
  • Table ronde, un sujet est posé, des "experts" introduisent puis le sujet est ouvert aux questions/réponses, propositions ou réflexions.
  • Réunion de pôle / groupe : ajouter un point co-rémunération en début de réunion
• Se poser la question : est ce qu'on a des objectifs pour la prochaines réunions et qui fait quoi? et/ou : quel(s) sujet(s) serait(ent) à traiter sur les prochaines réunions sur ce thème
• Ne pas démarrer ni terminée avec plus de 15’ de retard !

Si vous voulez aller plus loin dans la qualité de la réunion :

• Faites une « inclusion » : 1 brise-glace qui permet de voir la météo de chacun

et une « déclusion » : demandez à chacun avec quoi il repart de la réunion (c’est à prévoir dans le timing!!)

• Prévoyez des pauses de 3’ toutes les 30-45 minutes : on se lève, on se dégourdit les jambes, on va fumer sa clope, à l’extérieur de l’espace de réunion
• L’animateur doit être attentif à ce que la parole soit distribuée, à ce que chacun parle « en son nom » et à limiter les rebonds
• Organiser des temps de travail en sous-groupes, surtout si vous êtes plus de 7
• Attention à laisser de la place à l’écoute ! Ce point sera surveillé par l’animateur : quand qq’1 exprime 1 problème, on lui marque de l’écoute AVANT de rebondir (pour cela, faire l’atelier CNV-écoute !)

Exemple de brise-glace

• poser une question que l'ensemble des participants doivent répondre, essayer de choisir une question qui peut paraître anodine mais qui permettrait à chacun de se "dévoiler" un peu et permettre d'établir une relation de confiance
• utiliser les cartes de dixit pour faire une météo du jour

Le cadre de sécurité

C'est un outil validé par tous pour que la réunion se passe bien !

Il garantit la confidentialité de ce qui se dit, il peut évoluer à chaque réunion, selon le contexte, il invite au respect les uns des autres et à garder la responsabilité de sa parole. Tout le monde le connaît et tout le monde soutient le garant pour le faire respecter.

CdS du WE à la plaine des Cafres - octobre 2021