Gestion de projets

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A la Raffinerie, nous avons choisi d'avoir une organisation basé sur les projets. Avoir une même méthodologie de gestion de projet est donc importante pour :

• être sûr de ne pas louper des étapes essentiels et qu'on soit sûr que le collectif est accès aux différentes informations
• afin que chaque membres de La Raffinerie trouve sa place et se fédére
• afin de facilité la multi-activité, et ne pas être perdu en passant d'un projet à l'autre
• gagner en motivation avec un processus claire, juste et partagé
• avec de la gestion de projet partagé, c'est plus facile de mettre en place des outils afin d'avoir une meilleure vision au niveau des pôles, des groupe ou pour toute La Raffinerie
• une bonne gestion de projet c'est avoir les clés pour prendre les bonnes décisionse et pour mieux définir les priorités

Les grandes étapes de la gestion de projets sont :

• le Lancement
• la Planification
• la Mise en œuvre
• la clôture

Le lancement

Cette étape se caractérise généralement par la mise en place d'une réunion de lancement

la Planification

- une idée

- validation par le pôle / groupe

- démarrage du projet, lancement d'une réunion de lancement

- mise en place du rôle de référent "animation du projet"

- développement de l'équipe avec les différents rôles - Qui fait quoi ? Qui est le référent sur ce thème ? animateur / communication / gestion du budget / gestion du programme, planning / gestion évènement, ...

- mise en place du budget (le budget prévisionnel) / recherche de financement éventuel

- mise en place d'un retroplanning - mise en place d'étape clés / phasage

- mise en place des objectifs / résultats clés

Exécution

- mise en place des différentes missions / mise en place de fiches missions / publication des missions / sélection des chargés de missions

- mise en place de fiches missions pour chaque prestations interne et externe

- points d'étapes réguliers, réunion de projet de type opérationnel (aide à l'animation de réunion)

- suivi du planning / budget / objectif / résultats clés

Cloture

La cloture ne signifie pas forcement la fin du projet, mais peut également représenter une étapes clés qui permet de faire un bilan après une période prédéfinie.

Par exemple, on peut très bien avoir un projet continu mais on on fixe quand même une date de cloture par exemple projet x 2023 se cloture en dec 2023 et le même projet x 2024 reprend par une étape de lancement projet, ce qui permet de partir sur des base saine, proposer un renouvellement de l'équipe, ...

- Bilan du projet : humain - financier - environnementale - technique

- Bilan partenaires (si subventions)

- Remerciement des partenaires et participants

En général :

- informer et communiquer régulièrement de l'avancement

- mettre en place tous les documents nécessaires au suivi du projet par les différents membres du collectif

- être en relation avec le référent animateur du pôle ou groupe concerné

- suivre le processus de prise de décisions

- suivre le processus de co-rémunération