Garant.e du cadre de pôle-groupe

Les rôle concernés par les groupes et pôles dans notre organisation actuelle sont :

- Garant du cadre de groupe

- Admin de groupe

Ses différentes missions sont :

• Veiller au respect du cadre de sécurité dans le Pôle et des Valeurs de La Raffinerie.
• Etre garant de la Sécurité lié aux activités.
• Acter les prises de décisions internes.
• Impulser dans le Pôle des actions permettant de le faire évoluer, de le développer. Mettre en place les ateliers et chantiers collaboratif nécessaires, le collectif organise leurs mise en place (animateurs, communication, planning, ...) ou désigne un animateur qui pourra suivre un atelier spécifique sur le chantier du mercredi matin

• Mettre en place les différentes missions et tâches liés au Pôle.

• Organiser des réunions sur un rythme pertinent pour suivre le déroulé du planning. comment animer une réunion
  • Faire un point co-rémunération et valider en collectif les prises de rémunérations. la co-rémunération - le tableau de co-rémunération commun - le tableau de co-rémunération culture
  • définir et inscrire le plus tôt possible sur le programme les dates et heures des réunions et chantiers prévues en ajoutant ses initiales en fin de ligne. https://programme.laraffinerie.re/
• Gérer les budgets et la trésorerie lié au Pôle :
  • Participer à la recherche de financement (public, mécénat) ou à la définition et au développement des activités lucratives.
  • enregistrer les factures liées au Pôle et les transmettre à la comptabilité générale enregistrer une facture avec odoo (un poste de mission administratives dédié peut être créé, c'est le cas de la plupart des groupes)
  • faire des points financiers réguliers, organiser votre budget mois à mois (dépenses / recettes)
• Faire des bilans réguliers de l'activité et dresser un compte rendu.
• Gérer les déchets (entrants et sortants) lié au Pôle.
• Documenter les différentes procédures et nouveaux contenus du Pôle sur la documenterie
  • Abonder l' annuaire des compétences interne et prestataires extérieurs.
• Accueillir les nouveaux membres qui s'intéressent au Pôle.

Réflexion suite à l'atelier ESS pro du 16 mai 2022

Qu’est qu’un pôle ?

• regroupement de personnes et d’activités autour d’une thématique
• autonome, ensemble, gestion, écosysteme, transversalité, force de propositions, implication, intérêt, rémunération
• lister les rôles / actions / objectifs / missions / perspectives / organisations :
• communication / représentation interne/externes
• transmission des savoirs, de son orga, des procédures, traçabilité (comptes rendus, bilans)
• organisation : technique, budget, administratif (secrétariat, paperasse, factures, planning) animation, formation , entretien / gestion d’espaces, outil, co-rémunération, gestion des stocks, faire des réunions, organiser les chantiers
• recherches de financement / développement de l’activité / recherche de partenariat
• gestion humaine : motivation, ambiance, cohésion, accueil des nouveaux membres du collectifs du pôles
• gestion de la gouvernance
• soucieux de la sécurité

• gestion des déchets / consommation / électricité, eau…

4 thématiques se détachent : communique , économique , technique , humain

HUMAIN

Freins	Solutions
Implication / engagement des participants	→ rappeler la finalité / étapes / valeurs → organiser des temps de célébration → parrainage → définir le temps disponible pour La Raffinerie
Étoffer les équipes et soigner les équipes existantes	→ Prendre soin du groupe → augmenter la communication : chantiers participatifs, événements, éléctions sans candidats, FB → week-end Raffineurs → réunion d’harmonisation / clan → livret d’accueil, souligner l’importance de soigner son équilibre → rappeler qu’on est en construction
Savoir faire des compliments / remarques & savoir les recevoir	→ caillou dans la chaussures / réunion CLAN → CNV → Réunion d’harmonisation → Hygiène relationnelle

TECHNIQUE

Freins	Solutions
Non utilisation des outils numérique	→ Parrainage / accompagnement, dédiabolisation. Guide de bienvenue + présentation des personnes et les outils.
sécurité : respect des normes, gestion des trousses de secours + matériel de sécu	→ décentralisation/attributions du cadre de vie (extincteurs, conciergerie, défibrillateur…) → formation incendie / 1ers secours / commission de sécurité
Gestion des déchets	→ lister les équipements nécessaires aux aménagements pour récupération → définir quels déchets on souhaite récupérer → lister les besoins & la production de déchets de chaque poles → améliorer l’identification des récupérations pour les déchets du composteur / méthaniseur / asti
Organisation des chantiers Connaître le budget Connaissances technique	→ budgétiser le cout du chantier → référent technique / permanence du groupe travaux pour définir les besoins en matériaux et humains

ECONOMIQUE

Freins	Solutions
Manque de visibilité budgétaire :	→ faire un prévisionnel, plan de trésorerie annuel → suivre les chiffres réels, formation odoo, partage des informations « communs administratifs »
Administratif Qui a le droit de valider et payer une facture ?	→ améliorer le process de validation & paiements des factures. Signature des devis & contrats Veille juridique : surveiller les cadres légaux
Co-rémunération Comment définir le budget global à l’année ? Comment s’évaluer ? comment être dans l’équité ?	→ Prendre 15/20 minutes dédié à la co-rémunération

COMMUNICATION

Freins	Solutions
Communication interne : Pas de responsables de pole ni de missions définit Trop d’outils numérique (rocketchat, oceco, site) Problème d’inscription pour les formations Organiser plus régulièrement des réunions de poles / groupe Poser les règles de principes pour aider les poles à fonctionner Descritpion de l’évenement OCECO Anticiper la création des évents (fb/oceco)	→ voir pour faire comme sur les événements → s’organiser d’avantage → faire des process type → détailler l’événement lors de sa création sur oceco
Communication externe informer les visiteurs lien régulier avec les voisins, les informer/impliquer Communiquer avec la presse Communiquer avec le département Agenda commun avec les autres lieux culturels ou alternatifs Problème de visibilité des podcasts Faire une newsletter partagée	→ mieux signaler l’entrée, communiquer sur nos horaires et ouvrir la porte rouge lors des événements → diffuser les fly dans les boites aux lettres → apprendre à faire des communiqués de presse → sensibiliser tous les raffineurs à ne pas oublier les partenaires → en cours de travail → mieux communiquer → apprendre à faire du mailing / formation
Organisation des réunions Réunions pas assez ciblées Problèmes de visio Prises de décisions car pas de structuration Manque de personnes pour animer et porter les réunions Pas assez de monde pour les réunions stratégiques	→ + de budget pour matériel plus adapté → structuration en cours → se lancer → stimuler, mieux informer. Le type de bienveillance, en quoi ça consiste, oceco.

Pour la communication, la mission principale est de redynamiser le Poule Com, une réunion est à prévoir en juin.

Suite à ce débriefing, plusieurs thématiques et problématiques ont émergées et feront l’objet de session de travail :

- Notion de parrainage, ambassadeurs, permanences afin de faciliter l’intégration des nouvelles personnes et leur formation. Groupe de Travail : Tim & Guillaume St Paul

- Notion de prendre soin du groupe afin que chacun se sente en sécurité et dans le bien être au sein du groupe : Dorothée & Steph

- Mission déchets et sécurité sur le site : fera l’objet d’une session de travail le 24 juin lors de la demi journée ESS PRO

- Visibilité budgétaire / administration / co-rémunération : Antoine & Sun

- Communication (interne, externe, organisation des réunions) : Claire

Note : La notion de postuler ou non sur des postes de bienveillance (soirées ou de pôle) n’a pas été abordée mais pourrait faire l’objet d’une réflexion plus approfondie.