Les conditions d'entrée/de sortie volontaire/d'exclusion

mise à jour le 27 nov 2023

Les Raffineur.euse.s sont les personnes qui participent activement au projet, ils occupent des postes de bienveillance ou répondent à des missions en prestation interne.

Conditions d'entrée

Voici le cheminement pour être Raffineur.euse

• 1) être volontaire / impliquer dans au moins 1 projet
• 2) maitriser le projet de La Raff (cf condition) : outils, faire des visites, formation à la gestion de projet / bienveillance…
• 3) Le collectif du pôle + groupe coopte une 1ère fois puis interpôle valide

Pour être Raffineur.euse en prestation interne

Pour résumé :

chantier 12h	3mois	4 par mois
réunion interpole 2h	1mois	2 par mois
réunion inter-groupe 4h	6mois	1,5 lisé par mois
cadre de vie pendant un chantier	6mois	0 (car ok pendant les 12h de chantiers)
au total, l'engagement est de :	par mois	9h min + formation continue

conditions	valeurs	comment on mesure ?	pourquoi?	quels risques si pas appliqué	actif
Conditions d'engagement
faire du volontariat	min 12h ts les trois mois (chantier, soirée, réunions stratégiques)	via Oceco	avoir des moments de cohésion et de connexion avec l'éco-système, afin de limiter les "tensions", avoir plus d'échange physique collectif	être déconnecté du collectif	oui
participer aux réunions stratégiques	au moins 1 fois par mois (interpôles / atelier travailler autrement / réunion de lancement d'objectif prioritaire	via Oceco	afin que chacun participe à la construction du cadre commun de La Raffinerie, être à jour des évolutions	être déconnecté de la gestion cadre = tensions	oui
s'occuper du cadre de vie	participer à l'atelier cadre de vie min une fois ts les 6 mois	via Oceco	pour que chacun fasse sa part dans la gestion du commun	que ça soit les mêmes qui s'occupent du cadre de vie	oui
savoir-être / posture	avoir fait la formation "quelle posture pour être Raffineur.euse" + répondre ts les 6 mois au questionnaire (le tout à formaliser)	formation + questionnaire	Pour éviter les tensions interpersonnelles, afin d'être un collectif soucieux de l'application de notre charte	source de tensions interpersonnelles	non
Conditions techniques
maitrise du projet	avoir fait au moins une visite de La Raffinerie	via Oceco	pour que chaque Raffineur.euse soit un ambassadeur.drice de La Raffinerie	d'être déconnecté des autres projets	oui
maitrise des outils numériques	niveau 1 : sait utiliser	questionnaire	afin de pouvoir communiquer, se former, facturé, ...	source de tension, ne pas pouvoir suivre le cadre, être déconnecté	oui
être coopté par un projet et validé à interpôle	1 fois à l'entrée ou suite à une exclusion en tant que Raffinereur.euse	sur interpôle	Afin de pouvoir identifier et célébrer tous les nouveaux Raffineur.euses	d'avoir des personnes pas adaptées au cadre de La Raff = tensions	oui, pour les nveaux
Conditions administratives
être à jour de sa cotisation	question est ce qu'il faut prendre une cotisation "structure" à 30€?	via Odoo	car avant d'être Raffineur.euse il faut être adhérent pour faire ses heures de volontariat	ne pas être assuré en cas d'accident lors de volontariat	oui
avoir donné ses papiers minimum	RIB, attestation de vigilance (tous les trimestres), extrait Siret, assurance pro	via Odoo	une obligation légale, pour pouvoir facturer	mettre la structure en danger de l'ordre du pénal	oui
Avoir signé sa lettre de mission chargé.e de mission	au moins une fois par année civile	via Odoo	une obligation légale pour pouvoir prendre des missions, c'est l'équivalent d'un devis signé	si pas de lettre de missions, pas de preuve qu'on est missionné.e par La Raff	non

Conditions complémentaires pour être bienveillant.e autonome

(possibilité d'être bienveillant.e padawan avec un.e parrain / marraine et suivre le process pour être autonome)

conditions	valeurs	comment on mesure	pourquoi?	quels risques si pas appliqué	actif
Conditions d'engagement
avoir une bonne connaissance de l'organisation de projet à La Raffinerie	suivre 1 formation + questionnaire tous les 6 mois mini (si trop de mauvaise réponse, refaire la formation)	Oceco + questionnaire	pour être à l'aise dans notre organisation de projet	être perdu.e dans l'organisation et les process = tensions	oui
participer aux réunions stratégiques	au moins 1 fois par mois (interpôles / atelier Travailler Autrement / réunion de lancement d'objectif prioritaire / ...) + 1 interpôle sur 2 (ou 2/4)	via Oceco	afin de pouvoir retransmettre les évolutions de cadre au collectif	ne pas être à jour et ne pas participer à la construction sur le cadre = tensions	oui
être coopté par ses pairs bienveillant.e.s	au moins 3 bienveillant.e.s cooptent et seront les accompagnant.e.s vers l'autonomie de la personne	sur RC ou réunion	avoir une reconnaissance de sa capacité à être bienveillant.e - prévenir ceux qui voudrait faire trop de bienveillance	d'avoir des personnes pas "prêtes" pour assumer les rôles = tensions	oui, pour les nveaux
avoir une posture ++ liée à la gestion des tensions interpersonnelles	faire 1 formation dédiée (Ecoute active, CNV...)	via Oceco	pouvoir gérer une équipe ou des tensions interpersonnelles	ne pas arriver à gérer les tensions du collectif	non
Conditions techniques
maitrise des outils numériques	niveau 2 : sait former / accompagner	questionnaire	maitriser les outils nécessaires dans le cadre de la bienveillance	ne pas pour voir accompagner les membres du collectif	oui
être conscient du rôle (pouvoir et responsabilité) du ou des rôles pris par la personne	bien lire la documentation liée à ce rôle, faire une formation ou un accompagnement spécifique - être parrainé par un.e bienveillant.e autonome sur ce rôle	Oceco	vérifier que les personnes qui prennent un rôle ont conscience de ce que ça représente	avoir des personnes dépassées par leur rôles = tensions car ça sera compensé par d'autres personnes	oui
avoir une quantité maximum de bienveillance	faire 3 bienveillances max opérationnelles + 3 bienveillances max d'instance transversales	via l'organigramme	permettre de ne pas surcharger le collectif	avoir des personnes en surcharges mentales	oui

Conditions de sanctions / exclusion

proposition : avoir des "cartons" vert, jaune, rouge

	type de manquements	type de sanctions	qui averti et fait appliqué
vert	peu de conséquences humaine ou financière	avertissement, rappel du cadre	le.la garant.e du cadre du pôle/projet concerné
jaune	plus de conséquences ou rappel trop régulier	obligation de suivre la prochaine formation sur le sujet	le.la garant.e du cadre du groupe concerné
rouge	accident / incidence légale / incidence éthique	perte du statut de raffineur.euse light (retour automatique jusqu'à rectification ou mise à jour) ou dure (repasser par une cooptation)	conseil d'administration

conditions	comment	mesures	sanctions	comment on averti
Chacal / humain / agression verbale, façon d’être négative envers les autres	réunion "type caillou"	légère	vert
		lourde	jaune et rouge
Agression physique			jaune et rouge
ne pas contribuer aux communs / cadre de vie minimum	RC		vert
	en vis à vis	si répété	jaune puis rouge
ne pas participer aux réunions stratégiques minimum	RC		vert
	en vis à vis	si répété	jaune puis rouge
ne répond pas aux "sollicitations" par RC	RC	au bout d'une semaine	vert
	en vis à vis	si répété	jaune et rouge
sortie du cadre (organisationnel)	RC	par mégarde / méconnaissance	vert
	en vis à vis	répété	jaune
	en vis à vis	en plein conscience	rouge
conduites à risques : sécurité travaux / hygiène / abus de substances / altération / vigilanté / tromperie / malveillances	RC	mineur	vert
	en vis à vis	répété	jaune
	en vis à vis	majeur	rouge
ne pas être à jour sur ses papiers / cotisation	automatique		ne pas postuler
si ne suit pas les formations obligatoires suite à une sanction jaune	automatique + RC	si ne fait le nécessaire dans la démarche au bout d'un mois	rouge
ne plus être Raffineur.e depuis + 6 mois?			doit repasser en cooptation

Pour toutes les sanctions il y a possibilité d'avoir un droit de contestation : mise en place d'une médiation, d'un caillou dans la chaussure ou d'une réunion d'urgence

Conditions de sorties volontaires

Quelles étapes spécifiques un.e Raffineur.euse.s devrait-il/elle suivre pour quitter volontairement le collectif ?

• 1) poser la tension dans une réunion opérationnelle concernée par le départ
• 2) organiser une discussion (confidentialité si besoin)
• 3) documenter son activité avant de partir = documentation / nuages / rocket chat
• 4) s’inquiéter de son remplacement - éviter l’urgence, l’anticiper, si transition lourde (ex : perte d'un.e bienveillant.e garant.e du cadre d'un projet) : faire réunion de lancement, communiquer dans le pôle concerné et à l'extérieur (réseaux sociaux etc...)
• 5) accompagner / former son remplaçant dans la mesure du possible, transmettre les différents accès (numériques, clés…)
• 6) garder un suivi régulier pendant la phase de passation

Comment bien anticiper une transition

• documenter de façon régulière les rôles, missions et process liés au rôle
  • en réunion opérationnelle
  • atelier en commun sur la documentation
  • nuage
  • CR
• avoir un binôme / formation

Comment pouvons-nous favoriser un départ respectueux et bénéfique pour les deux parties, en particulier pour les Raffineur.euse.s en rôle de bienveillance ?

• avoir une posture bienveillante
• rôle de suivi et d'aide à la transition, pas tjs les mêmes
• identifier son rôle quand on communique sur le cadre
• ne pas fermer la porte (ça peut être temporaire), quitter un rôle ce n’est pas quitter le projet
• engagement de la passation, tu ne quittes pas le rôle sans faire partie 1 & 2
• acter une transition : ça clarifie la situation et permet de faciliter les prises de postures
• célébrer le travail effectué
• faire un point de clarification d’engagement (présence / absence sur les réunions opérationnelles)