Les différentes obligations administratives

En tant qu'association, nous avons les différentes obligations administratives suivantes :

>> Toute l'année en continu <<

Intitulé de la tâche	Description courte	actions ou document à produire	Outil	qui
Saisie budgétaire	Enregistrer toutes les opérations financières à partir des pièces justificatives.	renseigner qonto et tableau de bord budgétaire	Qonto, tableau de bord	gestion factures / paiement
Rapprochement bancaire budgétaire	Vérifier la cohérence entre les relevés bancaires et la comptabilité, corriger les écarts.	Tableau de de bords sur le point budgétaire mensuel	tableau de bord	référent.e budget
Gestion de la trésorerie	Suivre les entrées et sorties d’argent, anticiper les besoins financiers.	Tableau de trésorerie, point budgétaire mensuel	tableau de bord	référent.e budget
Gestion des subventions	Enregistrer et suivre toutes les subventions reçues ou en attente.	Tableau de suivi des subventions	tableau de bord	référent.es subvention
Suivi des immobilisations	Enregistrer les biens durables (>500 €). Prévenir le comptable si plus immobilisation (vendu / détruit)		tableau de bord	gestion factures / paiement
Gestion des stocks	Effectuer un suivi régulier et des inventaires périodiques.	Inventaire / tableau de stocks	grist	référent.e matos
Gestion de la caisse	Enregistrer les transactions en espèces et vérifier les soldes réels.	Rapport de caisse mensuel	grist	référent dédié “évenementiel”
Gestion de la monnaie temps	Vérifier la cohérence entre les points Oceco gagnés et dépensés.	Rapport des points Oceco	Oceco	référent comptable
Gestion de la monnaie Kdo	Contrôler la correspondance entre monnaie Kdo créée, dépensée et comptabilisée.	Rapport de suivi monnaie Kdo	Tibllet	référent comptable
Gestion du cashless / Stripe	Vérifier la concordance entre les flux Ti-billet et les enregistrements qonto	Rapport de vérification des flux	Stripe	référent comptable
Déclaration des dirigeants de l'association	déclarer en ligne à chaque modification des dirigeants	récépissés de changement	sur le nuage	bureau collégial

>> en fin d'exercice<<

Intitulé de la tâche	Description courte	Document à produire	Outil	QUI
Préparation et révision des états financiers	Compiler les données pour établir bilan, compte de résultat et annexes.	États financiers annuels		comptable
Budget prévisionnel	Élaborer et actualiser les budgets pour chaque pôle et projet.	Tableau budgétaire prévisionnel	Tableur de bord	référent.e budget
Bilan moral annuel	Présenter la vision éthique, les valeurs et les réalisations de l’association.	Bilan moral	nextcloud	bureau collégial
Rapport d’activité annuel	Présenter les actions concrètes menées et les résultats obtenus.	Rapport d’activité	nextcloud	Communication (pour cette année admin)
Rapport de gestion annuel	Analyser la situation financière, les risques et perspectives de l’association.	Rapport de gestion	nextcloud	coordinateur d’admin
Rapport financier annuel	Présenter le bilan, le compte de résultat et le rapport du commissaire aux comptes.	Rapport financier	liasse fiscale	comptable et CAC
Clôture de l’exercice comptable	Valider la fin de l’exercice	prévenir le comptable officiellement	un mail	bureau collégial / admin
	Transmettre les comptes au comptable.	Validation de clôture		référent comptable
Assemblée générale ordinaire	Organiser l’AG annuelle et présenter les rapports obligatoires.	Convocation, ordres du jour, rapports	nextcloud, mailing lettre type	Le bureau collégial
Archivage et conservation	Archiver l’ensemble des documents comptables et justificatifs de l’année.	Dossier d’archives numériques	Nextcloud	tous les concerné.es
Déclaration des comptes à la préfecture	Déposer les comptes annuels sur le site du Journal Officiel.	Dépôt officiel des comptes	https://associations-depot-comptes.journal-officiel.gouv.fr	coordinateur.ice admin