Réunion Interpôle

La réunion interpôle est une réunion mensuelle qui regroupe l'ensemble des groupes, pôles et projets de La Raffinerie, c'est principalement la réunion de gouvernance où on fixe collectivement notre cadre et répondons à des tensions de gouvernance qui n'arrivent pas à être traiter dans l'opérationnel.

Quelques principes de base :

• La préparation et facilitation de ces réunions sont faites par le "groupe du mois", qui s'occupent des tâches du cadre de vie
• chaque groupes, pôles et projets doivent être représentés afin que l'ensemble du collectif participe à la gouvernance et participe à ce moment de cohésion
• c'est une des réunion qui doit être suivi régulièrement pour garder son statut de "Raffineurs.euses"

déroulement :

C'est une réunion de triage où chacun peut poser des "tensions" (un membre a une amélioration ou un changement à proposer ou à demander au collectif vis-à-vis d'une situation qui ne rentrerait pas dans le cadre actuel ou qui pose question) ou des informations importantes qui demandent à être discutées et actées en collectif, on peut également parler des rôles et responsabilités de chacun.

• partager la réunion sur le programme interne + oceco en fin du mois précédant + créer une liste dans le deck interpole pour que les personnes puissent poser leur sujet
• en amont (au moins une semaine avant), le.la.les facilitateur.trice.s rappellent la date et l'heure d'interpôle sur le canal interpôle (le dernier lundi du mois de 16h à 18h), en proposant de mettre les sujets sur le deck dédié : https://nuage.tierslieux.re/apps/deck/#/board/35 en invitant les participant à poser leur sujet et en citant leur nom
• essayer d'avoir un rapporteur en amont, qui puisse préparer la trame du CR suivant l'exemple : https://notes.laraffinerie.re/doc/cr-interpole-23-sept-23-AEEdYtTwqD et suivant le modèle suivant :
• Avant la réunion, écrire tous les sujets proposés sur le tableau, en essayant de les classer par type de tensions
  • actualités : des sujets qui sont informatifs où chaque projet peut donner des évolutions du cadre qui pourrait concerner l'ensemble de La Raffinerie
  • gouvernance : des sujets qui demande un éclaircissement / modification du cadre général de La Raffinerie (ex : déléguer certains pouvoirs ou responsabilités à des projets / instances)
  • stratégique / éthique (qui devraient être déléguer à notre nouvel organe qui traitera les tensions stratégiques globale)
  • opérationnel : renvoyer au groupe/projet action concerné dès que possible
• Pendant l'arrivée des premiers participants leur rappeler de mettre à jour le tableau d'actualité par groupe
• faire une petite inclusion rapide où chaque groupe donne son actualité
• lister tous les sujets et demander si quelqu'un à d'autres sujets?
• Demander à un représentant de chaque groupe de s'occuper après la réunion de documenter les prises de décisions qui le concernent et de les relayer sur les canaux concernés
• demander si quelqu'un veut être maitre.sse du temps et évaluer le temps disponible par sujet en fonction du temps qui reste (prévoir une pause de 5 min à la moitié des sujets)
• Traiter les sujets un par un, en gardant en tête que le but ce n'est pas forcement de prendre une décision concrète par sujet mais plutôt d'améliorer le cadre en relayant la prise de décision sur les sujet à d'autres instances
• quand c'est fini :
  • rappeler quel groupe doit s'occuper du prochain interpôle et leur rappeler de bien l'organiser
  • rappeler qu'ils vont s'occuper du cadre de vie
  • faire la passation du téléphone à une personne du "groupe du mois"
• finaliser avec une petite déclusion de votre choix