Le suivi d'une prestation de A à Z

1ère étape: création du client

Dans QONTO

Choisir Liste des clients dans la liste déroulante

Cliquer sur Ajouter un client en haut à droite

L'ajout d'un nouveau client est possible uniquement en entrant le numéro de SIREN ou SIRET du client. Entrer le SIRET et cliquer sur Rechercher. Si le SIRET est correct, QONTO propose automatiquement le client recherché, cliquer sur le client.

Les champs obligatoires (nom et adresse) sont automatiques remplis par QONTO. Il n'y a pas d'autres informations obligatoires à remplir. Cliquer sur Ajouter un client pour ajouter le nouveau client dans la base QONTO.

Dans GRIST

Aller dans le menu Gestion commerciale puis entrer le nouveau client en remplissant tous les champs.

2ème étape: Enregistrement de la demande

Dans le menu GRIST 'Les demandes', choisir le client dans la liste des clients, puis entrer les informations principales de la demande dans le cadre en haut à droite (Leurs demandes).

Une demande suit les états suivants:

Devis à faire
Devis envoyé
En cours
Réalisée
Non aboutie

A ce stade de création d'une demande, choisir Devis à faire.

Cercle: cercle concerné par la demande du client (la plupart du temps choisir LA RAFFINERIE\SERVICES)

Entrer ensuite les détails de la demande avec les dates et heures de début et de fin prévues pour de la prestation, puis le nombre de personne, le budget si il est communiqué par le client et ensuite le contenu: ateliers, visite, type de restauration (choix multiples possible) et type de location d'espaces.

Utiliser le champ 'description longue' pour ajouter le maximum de détail sur la demande.

Dans le menu 'Suivi des demandes', compléter le tableau 'liste des services pour le devis'

Une fois complété, le champ 'total des services' est automatiquement calculé. Remplir le champ 'Montant du devis'.

3ème étape: Réservation préalable sur l'agenda de la Raffinerie

A la réception d'une demande, il est primordial de vérifier si la prestation est réalisable, en vérifiant que les espaces sont disponibles. Pour cela, consulter la liste des moments proposés.

Si la demande est réalisable, il faut donc l'ajouter dans 'les moments proposés', afin de pré-réserver l'espace pendant toute la procédure de négociation avec le client.

2 cas possibles viennent ensuite:

Le devis est signé
- Valider le moment (il apparaitra dans les moments validés (et donc confirmé)
Le devis est rejeté
- Supprimer le moment

4ème étape: Création du devis dans QONTO

Choisir Devis dans la liste déroulante

Cliquer sur Ajouter un devis en haut à droite

Choisir le client en haut à gauche, et garder les paramètres par défaut (Date d'émission et date d'expiration 90 jours) et cliquer sur Continuer

Compléter le 1er élément avec les champ Titre, Détails (optionnel) et la quantité

Cliquer sur Ajouter un élément pour ajouter une nouvelle ligne dans le devis

Compléter le 2ème élément avec les champ Titre, Détails (optionnel) et la quantité

Compléter les en-tête et pied de page.

Faire attention aux notes supplémentaires de bas de page. Toujours vérifier que les mentions obligatoires soient présentes comme ci dessous, en particulier la mention: Acompte de 50% à la signature