Organisation atelier / formation

2026-07-27T05:34:57Z

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Mise à jour de la fiche : 6 avril 26

cercle référent du cadre de la fiche : Formation

au sommaire :

* Le déroulé d'un atelier / formation
* Les différent.es intervenant.es dans l'organisation d'ateliers / formations

=== Le déroulé d'un atelier / formation ===
Le déroulé d'un atelier / formation se déroule de la façon suivante :

* '''La programmation''' de l'atelier (thématique / date / détail du moment / ... ), Elle est proposé par les membres du collectif du cercle concerné ou par le.la référent.e atelier / formation (si le cercle possède ce rôle). La validation des propositions sont faites généralement lors des réunions opérationnelles de cercles ou par le référent.e atelier. Les détails de rémunération en € ou Oceco des différents intervenants sont consolidé également lors de la réunion opérationnelle
* '''La Consolidation''' : Ensuite les ateliers / formation sont consolidés lors des consolidations d'agenda (dépendant du cercle événement), ils sont alors officiellement programmé dans l'agenda public (via le bouton "validé" de notre outils Grist)
* '''L'enregistrement.''' Le.la Référent ou chargé d'orga de l'atelier ou de la formation '''rentre alors dans l’outil toutes les informations nécessaires''' dans Grist (photo, texte, lien , ...) puis clique sur "Publié" si public
* '''La Communication''' : En amont l'atelier / formation est communiqué au public (via une communication collective si plusieurs ateliers / formations au même moment) ou individuel par le.la référent.e d'orga d'atelier / formation
* '''Déroulement''' : l'atelier se déroule le Jour J avec l'animateur.ice de l'atelier / formation.
===Les différent.es intervenant.es dans l'organisation d'ateliers / formations ===

==== '''La bienveillance ateliers / formations''' ====
Si ce rôle n'existe pas c'est un des rôles de la coordination du cercle qui s'en occupe par défaut

Les redevabilité de ce rôles sont :

* Rassembler les différentes propositions d'ateliers / formations des membres du collectif du cercles, pour au moins la période couverte par la prochaine consolidation d'agenda
* Animer le moment atelier / formation lors de la réunion opérationnelles
* Remplir un tableau récapitulatif sur le CR de la réunion
* Faire en sorte que pour la prochaine consolidation d'agenda, les différents moments soient enregistré en "non validé" sur Grist, afin de pourvoir être consolidé à la prochaine consolidation d'agenda
* Participer à la consolidation d'agenda
* Faire un retour au cercle sur les consolidations d'ateliers / formation
* Veillez que pour chaque atelier / permanence il y ai un référent / chargé d'orga d'atelier formation et un. animateurice

''ex de tableau à valider à la réunion opérationnelle de cercles :''
{| class="wikitable"
!Intitulé
!sous projet
!Dates
!référent.e
!Statut
|-
| colspan="5" |
====== '''Avril''' ======
|-
|Permanence micro-recyclerie
|Micro-recylerie
|Mardi 14 avril 2026 à 14:00
|Julien G
|Programmé
|-
|Permanence Fablab
|Fablab
|Samedi 18 avril à 14h00
|Guillaume B
|Programmé
|-
| colspan="5" |
====== '''Juin''' ======
|-
|Permanence micro-recyclerie
|Micro-recylerie
|Mardi 9 juin 2026 à 14:00
|Julien G
|a valider en consolidation
|}

==== '''Référent.e ou chargé.e d'organisation d'ateliers / formations''' ====

===== Cas de l'organisation d'un seul atelier par un cercle =====
<code>'''>> correspond au niveau padawan du badge "chargé d'orga atelier / permanence"'''</code>

Ses redevabilités sont :
*être en contact avec l'animateur.ice (sauf si le. la référent.e est aussi animateur.ice)
*faire en sorte que toutes les données sur Grist relative au moment, soit rempli au moins avant le dernier mercredi du mois précédent "l'atelier / formation" (pour qu'il puisse apparaître dans le programme du mois et sur la newsletter
*'''lancer les inscriptions''' au '''moins 15 jours''' avant avec Oceco / ... (si inscriptions)

* 1 semaine avant l'atelier, '''contacter l'animateur.ice''' et lui '''rappeler le cadre''' de l'animation d'atelier, '''les espaces''' qui seront utilisés, un '''petit débrief''' général, voir si il a tout le matériel, proposer éventuellement de le préparer sur un moment en amont (ex : ateliers sur chantier du mercredi)
*si pas d'autres moment sur la même journée, possibilité de faire un '''événement FB''' (tant qu'on n'a pas mieux !), invitant les participants à s'inscrire (si inscription) si le moment fait partie d'un moment collectif d'ateliers, c'est un.e chargé.e de communication du moment collectif qui s'en occupe
*'''préparer la fiche d'inscription''' à remettre à chaque animateur.ice, comportant les indicateurs que nous souhaitons récolter : [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Vw9dw7VeUobH6_QKYmvZtgPdvm8nQFIIvhUfqKxo__s/edit?gid=2085378058#gid=2085378058 lien vers la fiche]
*Bien vérifier '''la disponibilité des espaces''' qui vont accueillir l'atelier le jour J
*Veiller que les fiches tutos (si elles existent), soit bien imprimé pour le jour J [[Les fiches tutos|lien]] vers les fiches tutos
*'''récupérer les fiches inscription /''' '''indicateurs''' et la donner à Formation pour traitement
======Le rétro-planning de la mission :======
'''a mettre à jour'''
*'''15 jours''' avant le début de la session, avoir le programme validé avec l'animateur.ice (si différent du chargé d'orga)
*'''15 jours''' avant le début de la session : communiquer au public et lancer les inscriptions (si inscriptions)

==== Cas de l'organisation de plusieurs ateliers / formations : sessions d'ateliers / teambuilding ====
<code>'''>> correspond au niveau autonome du badge "chargé d'orga atelier / permanence"'''</code>

Dans le cas de session d'atelier / formation coordonnés issus de plusieurs cercles sur le même moment, c'est '''le cercle Services''' qui s'occupe de sa mise en place. cela concerne :

* les teambuilding
* les sessions d'atelier extérieur
* ...

====== Les différentes redevabilités (mettre à jour avec les cas public ou privatisation) ======

* '''solliciter les cercles concernés''' par les ateliers pour qu'ils sélectionnent et/ou lancent '''des candidatures''' pour l'animation d'ateliers. leur donner les détails d'horaires, de rémunération (€ ou Oceco) et objectif de la session et nombre de participant.es.
* faire en sorte que toutes les données sur Grist relative aux ateliers / formation, soit rempli au moins avant le dernier mercredi du mois précédent l'atelier / formation (pour qu'il puisse apparaître dans le programme du mois et sur la newsletter) si public et c'est rare (ex : festival)
* si besoin, pour des projets conséquents, lancer une '''réunion de coordination'''
*'''lancer les inscriptions''' au '''moins 15 jours''' avant avec Grist / Oceco (si inscriptions)

* 1 semaine avant les ateliers, '''contacter les animateurs''' et leur '''rappeler le cadre''' de [[Animateur d'atelier|l'animation d'atelier]], '''les espaces''' qui seront utilisés et un '''petit débrief''' général.
*faire un '''événement FB''' (tant qu'on n'a pas mieux !) invitant les participants à s'inscrire (si inscription et si public)
*faire une '''petite affiche''' (simple, [https://nuage.tierslieux.re/apps/onlyoffice/2022001?filePath=%2FLa%20Raffinerie%2FGroupe%20Services%2FInter-formation%2Faffiches%20ateliers.docx un format est proposé sur ce lien] ) qui rappelle le '''programme des ateliers,''' avec '''leur emplacement''' à imprimer et '''à afficher sur place,''' afin que le public ait l'information.
*'''préparer la fiche d'inscription''' à remettre à chaque animateur, comportant les indicateurs que nous souhaitons récolter : [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Vw9dw7VeUobH6_QKYmvZtgPdvm8nQFIIvhUfqKxo__s/edit?usp=sharing exemple]
*bien vérifier '''la disponibilité des espaces''' qui vont accueillir les ateliers le jour J
*veiller que les fiches tutos (si elles existent), soit bien imprimé pour le jour J [[Les fiches tutos|lien]]

====== Le jour J ======
*Si les ateliers se font à l'extérieur, '''veiller à ce que toute la logistique soit acheminer, installer, ramener et ranger''', Si besoin faire un appel à volontaire ou créer une mission et '''Afficher le programme''' sur le site
*'''Faire un briefing 10 minutes''' avant le début des ateliers avec les animateur.ices, leur remettre les fiches d'inscriptions avec les indicateurs. bien '''Rappeler les consignes de sécurité'''
*'''Diriger les participants''' vers les différents ateliers au fur et à mesure qu'ils arrivent, pour qu'ils '''s'inscrivent''' aux ateliers
*Pendant la session, '''tourner sur les différents ateliers''' pour être sûr que tout va bien, vérifier qu'il n'y ait pas de '''situations qui seraient dangereuses''' ({humour}"''comme un enfant de 3 ans avec un fer à repasser ou une cloueuse"''), et '''accompagner les animateur.ices''' si besoin. En fin d'atelier '''récolter quelques témoignages''' de participants, afin de les '''transmettent aux bienveillants''' de l'action pour son bilan
*'''15 min avant la fin des ateliers''' faire le tour des ateliers pour être sûr que '''les indicateurs''' soient remplis et '''questionnaire public remplie''' par l'animateur (si questionnaire) et rappeler que l'atelier finit dans 15 min
*Prendre '''des photos''' pendant la session et '''les partager sur les réseaux,''' si d'autres dates d'ateliers '''rappeler le lien d'inscription,''' '''remercier les partenaires ('''demander la liste au bienveillant) attention : demandé l'autorisation aux personnes photographiées (attention droit à l'image / visage, bien demander au minimum).
*'''Récupérer les fiches inscription /''' '''indicateurs''' et la donner à Formation pour traitement
*bien veiller au '''rangement / nettoyage''' '''/ fermeture''' des espaces
*en relation avec Services, voir si on ouvre la buvette en fin de session, si sur moment à La Raffinerie
*bien sortir / distribuer les boites et fiches "prix libre et conscient"
*bonus : essayer de faire un petit moment de '''cohésion / célébration''' entre animateurs une fois que les ateliers sont rangés
Le rétro-planning de la mission :

a mettre à jour
*'''2 mois avant,''' si projet conséquent (plusieurs jours, genre festival) faire une réunion de lancement dans le cadre de la [[Gestion de projets|gestion de projet]]
*si moment publics
**'''15 jours''' avant le début de la session, avoir le programme détaillé validé avec les animateurs
**'''15 jours''' avant le début de la session : communiquer au public et lancer les inscriptions
*'''1 semaine''' avant les ateliers : faire un rappel aux animateurs : horaires / espaces / ...
*'''la veille''' de l'atelier : avoir l'affiche programme imprimée et les fiches d'inscription / indicateurs

==== '''Animateur.ice d'atelier / formation''' ====
Les conditions pour être Animat.eur.trice d'Atelier sont d'avoir le badge "Animateur d'Atelier". Pour obtenir ce badge il faut :

* '''avoir le [badge] Raffineu.r.euse''' ou contributeur.ice (si prestation interne)
* '''avoir suivi la [formation-atelier] Animation d'Atelier'''
* '''être [compétent.e] dans la discipline concernant l'atelier''' : option : badge dédié (à créer par chaque cercles)

Les missions de l'Animat.eur.trice d'Atelier sont de :

* '''Commencer l'atelier à l'heure''', ce qui implique de venir en avance pour préparer la mise en place de l'atelier et l'accueil des participant.e.s (au moins 30 min avant)
* '''Bien intituler et décrire son atelie'''r, : démonstration, atelier pratique... et la description pour pouvoir communiquer dessus et que les participant n'est pas d’ambiguïté sur ce qui va se faire. Donner ces infos au référent.e d'atelier / formation
* '''Bien préciser le nombre de personnes et l'âge minimum/maximum'''
* '''Gérer la mise en place de la ou les fiches tutos de son/ses ateliers''' avec Formation qui vous donnera le mode d'emploi et le process de mise en place (ateliers réguliers de mise en place des fiches tutos)
* Voir tous '''les équipements de sécurité''' nécessaire au bon déroulement de l'atelier, vérifier en amont de l'atelier qu'il sont en nombre suffisant et en bon état de marche, expliquer en introduction comment les utiliser

* Le jour J, '''Prendre les contacts de tou.te.s les participant.e.s''' via la fiche prévue à cet effet (donner par le.la référent.e), Inviter les personnes qui aimeraient recevoir des infos de La Raffinerie à s'inscrire à la Newsletter [https://www.laraffinerie.re/contribuer/ lien] . '''Ne pas prendre plus de participant.e.s que prévu''' afin que les participant.e.s puissent profiter au mieux du déroulé de l'atelier en étant un nombre adapté.
* expliquer le prix libre conscient : [[Le prix libre et conscient]] sortir les petites boites et la mettre en évidence pour le public à coté de l'animateurice
* '''Prévoir le matériel et matériaux nécessaires aux ateliers''' (faire les achats nécessaires en coordination avec le projet concerné) '''et se coordonner avec le référent pour la logistique (espace / table / chaises, ...''')
* '''Tester son atelier en amont''' pour être sûr.e de la quantité de matériaux/matériels à prévoir, décrire les étapes pour la fiche tutos, tester le matériel, tester le timing (exemple tester sur un mercredi matin ou en interne)
* '''Bien organiser le timing et le programme des ateliers pour rentrer dans le temps imparti''' (ex si vous arrivez à faire l'atelier seul.e en 30min, prévoir 3 fois plus de temps, soit 1h30),
* prévoir de finir l'atelier 10 / 15 min en avance du temps prévu pour '''faire remplir les questionnaires'''
* '''Finir l'atelier à l'heure''', pour le respect des participant.e.s et pour qu'il.elle.s puissent enchaîner sur un autre atelier dans le cas d'atelier multiple
* re-proposer le prix libre et conscient : [[Le prix libre et conscient]]
* '''Veillez au rangement complet,''' matériel, logistique et déchets en fin d'atelier, si atelier multiple sur le même espace, un battement de 30 min est idéalement prévu

==== Les bons conseils sur le déroulement de l'atelier : ====
* Dans l'idéal, la fiche tuto est prête avant l'atelier, si elle est prête l'imprimer et l'afficher, voir la distribuer
* Faire un petit tour de table pour que chacun.e se présente, inclusion
* Introduire l'atelier en expliquant les différentes matières, matériaux et équipements qui vont être utilisés
* Faire un rappel sur la sécurité
* Expliquer le déroulé de chaque étape de l'atelier
* Essayer d'évaluer en amont le temps de chaque étape pour respecter le timing
* Essayer de finir un peu avant la fin de l'atelier pour accompagner ceux.elles qui n'ont pas pu finir

Rappel des liens utiles :

--> [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Vw9dw7VeUobH6_QKYmvZtgPdvm8nQFIIvhUfqKxo__s/edit?gid=2085378058#gid=2085378058 lien vers la fiche participant.e.]

--> [https://base.tierslieux.re/o/laraffinerie/huQs66KK4eZ2/Tableau-de-bord/p/111 lien vers calendrier des ateliers / formations sur Grist]

--> [[Les fiches tutos|lien vers vers les fiches tutos]]

La documentation de La Raffinerie - Modifications récentes [fr]

Organisation atelier / formation