L'acceuil
Déroulé du poste accueil
Au début de l'évènement
Récupérer le kit accueil qui comprend :
- le cahier de tracing, reporter les informations et colonnes sur de nouvelles pages si besoin
- les.l'ordinateur.s pour la gestion des cartes
- la boite à masque vierge, les donner si besoins aux visiteurs qui n'en ont pas
- avoir au moins un gel hydro
- préparer la caisse pour les recharges en liquide (une simple boite). On part avec la boite d’espèces, accompagné du "livre de caisse" pour comptabiliser en fin d'évènement, et un fond de caisse de 100€ (donné par Sun)
Mettre en charge les téléphones (tibillet), la tablette et le terminal CB (smile&pay) le plus tôt possible. Allumer le ou les ordinateurs et aller sur le site de tibillet.
Pendant l'évènement
Les missions des personnes à l'accueil sont les suivantes :
Accueillir les visiteurs
Beaucoup de visiteurs sont curieux du fonctionnement du Projet de La Raffinerie, s'ils veulent plus d'information, vous pouvez les diriger vers l'infographie explicative du projet situé devant le bar. Le bienveillant organisateur de l'évènement veillera à clôturer les entrées si la jauge est atteinte
Faire le tracing / adhésion éphémère à La Raffinerie
En ces temps de Covid, nous sommes obligés de faire le tracing, c'est-à-dire noter toutes les personnes qui rentrent sur le site.
- Pour les non adhérents, nous avons fait le choix d'utiliser un cahier avec les informations nécessaires, nous prenons au moins le contact d'une personne si c'est un groupe en notant le nombre de personnes dans le groupe.
- Pour les adhérents, pas besoin de noter sur le cahier. Il faut par contre scanner chaque carte d’adhérent pour vérifier son adhésion (le tracing est fait automatiquement au scan)
Rappeler le fonctionnement du service et des règles Covid
Les consignes à respecter en rentrant à La Raffinerie sont les suivantes :
port du masque obligatoire quand on se déplace ou lorsqu'on est deboutpas plus de 6 personnes assises par tables, avec des tables espacées de 2 mservice à table, pas de commande directe au bar ou la cuisine [à mettre à jour]
Faire et recharger des cartes "La Raffinerie" pour les consommations au bar ou au restaurant
Si le bienveillant orga ne connaît pas TiBillet, et si il n’y a pas une personne qui connaît TiBillet dans l’équipe de volontaire accueil, il faut trouver une personne qui connaît le fonctionnement technique des inscriptions/recharges TiBillet pour expliquer aux volontaires le processus.
Les personnes à l'accueil doivent pouvoir :
- créer des cartes
- les créditer en espèces
- expliquer le fonctionnement de transfert de Oceco en Rafftou cadeaux
Pour en savoir plus, il y a une documentation sur les cartes et les membres Tibillet
À la fin de l'évènement
à la fin de l'évènement il faut
- Compter la caisse et inscrire le montant de fond de caisse initial et le montant final dans le "livre de caisse accueil"
- ranger le "kit accueil" dans sa boite et ranger la boite au bar
- éteindre la lumière et fermer l'accueil
