Bienveillant / référent accueil d'évenements extérieurs

Accueillir des événements extérieurs est une manière d'ouvrir "la boîte à outils" que représente La Raffinerie tout en créant de l'activité pour les différents groupes et pôles. Ces évenements peuvent être assez divers et peuvent être :

• Des formations
• Des ateliers de travail
• Des manifestations thématiques
• ...

Pour l'instant nous ne mettons pas à disposition le lieu pour des événements qui souhaitent gérer eux même la restauration et la buvette.

Les formats peuvent être assez divers et le process de mise en place de tels actions à La Raffinerie est le suivant :

1. La Raffinerie est sollicitée soit via les permanences, nos canaux de communication (tel, mail, réseaux sociaux) ou par bouches oreilles
2. En fonction de la thématique principale, le projet est proposé d'être porté par tel ou tel pôle de La Raffinerie (culture, alimentation, communs, ...), qui doit avoir un/des bienveillant.es pour pouvoir continuer le process.
3. Le projet doit être validé par le collectif, soit via la réunion interpôle soit via le canal rocket chat "interpôle", afin de valider les possibilités humaines, techniques, éthiques et organisationnelles de la proposition.
4. suite à la validation, un/des bienveillant.es se charge d'élaborer une proposition chiffrée en coordination avec les groupes / pôles concernés (la cuisine, le jardin, la location de mobilier et d'équipement, ...)
5. si la proposition est validée par le client, le bienveillant s'occupe de proposer les missions de référents et de chargés de mission, voir de volontaires si l'action porte des "valeurs" pouvant intéresser la participation de volontaires
6. déroulement de l'action
7. facturation

Le bienveillant "accueil d'événements extérieurs"

Le rôle de bienveillant consiste à :

• faire la relation client afin de récolter les demandes et de proposer les différents "services" possibles à La Raffinerie
• évaluer les besoins humains, en consommable , en matériel et en espace, confirmer avec les différents pôles et groupes concernés
• proposer un devis en relation avec les différents groupes et pôles concernés (une des bases de tarification pour la location du site est entre 100 et 150€ de l'heure, comprenant le poste de référent)
• organiser en amont le programme et retroplanning de l'action si besoin
• met en place les missions, la phase de candidature et de validation des chargés de missions

point financier de ce type d'action :

ces actions sont la plupart du temps des actions lucratives qui permettent de participer au financement des communs et des groupes / pôles participants, il faut donc essayer de prévoir une part des bénéfices pour ces groupes / pôles participants et mettre au commun le reste des bénéfices

Le référent "accueil d'événements extérieurs"

Si le bienveillant ayant monter l'action se positionne sur le poste de référent, il est prioritaire, pas besoin de mettre en place une candidature

La mission du référent est d'être la personne ressource le jour J de l'action, ses différentes tâches sont :

• ouvrir le site et accueillir les participants de l'action
• coordonner les chargés de mission et éventuellement les volontaires
• est garant du bon déroulé du programme
• fermer le site

proposition de tarifs moyens pour aider à faire la proposition chiffrée : lien

exemple d'un retour / bilan d'un accueil d'événement ext.