Les rôles de bienveillance dans la gestion de projet

La gestion de projet nécessite la mise en place de différents rôles qui sont pris en charges par les différents membres du collectif. En fonction des étapes du projets, voici les rôles nécessaires à un bon déroulement du projet. Une personne peut cumuler différents rôles mais en fonction de l'ampleur du projet ils doivent être partagés entre les différents membres du collectif.

La définition & validation du projet

le/la consultant.e va interroger les parties prenantes et membres potentiels du futur collectif, pour aider à la définition des besoins auxquels peut répondre le projet
le/la concepteur.trice va formaliser l'idée et faire valider le principe de la création du projet par les groupes / pôles concernés par la thématique

Le lancement

Le/la facilitateur.trice va animer la réunion de lancement
Le/La garant.e du cadre va veiller au respect du cadre de la gestion de projet
le/la coordinateur.trice de projet va convoquer la réunion de lancement, accompagner la mise en place des objectifs / résultats-indicateurs, et la définition des premières missions et candidatures de prestation int / ext et mobiliser les membres du collectif
le/la chargé.e du planning va gérer la mise en place / définition d'un premier planning prévisionnel avec la fréquence nécéssaire et la planification des réunions
le/la gestionnaire de budget va aider à la mise en place d'un premier budget prévisionnel et d'une stratégie de financement ou de développement d'activité économique

La planification

Le/La garant.e du cadre va suivre la formalisation des tâches proposées lors de la phase lancement (budget - planning - missions - ...)
le/la chargé.e du planning va mettre en place les étapes / tâches d'une manière plus précises
le/la gestionnaire de budget va s'occuper de formaliser et valider le budget prévisionnel, lancer les recherches de financement éventuel accompagné par le bienveillant admin du groupe et mettre en place le projet dans le tableau de bord du groupe concerné
le/la coordinateur.trice de projet va lancer les candidatures de missions suivant le process de candidature
Le/la facilitateur.trice va préparer la mise en place de la première réunion opérationnelle

Et plus spécifiquement en fonction de la nature du projet on peut avoir des rôles complémentaires :

Le/la chargé.e de formation / atelier
le/la chargé.e de location
le/la chargé.e de travaux
le/la chargé.e de programmation
...

Exécution et contrôle

Le/La garant.e du cadre va suivre le respect du process de gestion de projet
Le/la facilitateur.trice va animer les réunions opérationnelles, faciliter la gestion des conflits internes ("Cailloux dans la chaussures")
le.la secrétaire va formaliser les CR des réunions opérationnelles
l'ambassadeur.drice va représenter le projet vis-à-vis des différentes instances de La Raffinerie ou vis-à-vis de l'extérieur et plus particulièrement vis-à-vis des parties prenantes et des partenaires
Le/la chargé.e de décision va s'assurer que le process de prise de décision est respecté et fait en sorte que les décisions soient prises pour que le process de gestion de projet ne soit pas bloqué
le/la gestionnaire de budget va s'occuper de suivre le budget / dépenses et propose des ajustements au fur et à mesure de la vie du projet, valide l'engagement des achats
le/la coordinateur.trice de projet va suivre et valider le process de candidature pendant la vie du projet,
L'évaluateur.trice va suivre l'évolution / adapter les résultats / indicateurs et collecter au fur et à mesure les justificatifs nécessaires à la phase de bilan
le/la chargé.e du planning va suivre le bon déroulement des étapes et du timing du projet, convoque les réunions opérationnelles
le/la chargé.e de cohésion / célébration va veiller à ce qu'il y ait régulièrement des moments de cohésion et de célébration tout au long du projet
le/la communicant.te va s'occuper de communication en interne et en externe sur le projet (réseaux sociaux, newsletter, ...) sur l'avancement du projet

le/la chargé.e de documentation va documenter les différents éléments nécessaires
le/la prestataire interne va éxecuter les missions opérationnelles suite au process de candidature

Et plus spécifiquement en fonction de la nature du projet on peut avoir des rôles complémentaires :

Le/la chargé.e de formation / atelier
le/la chargé.e de location
le/la chargé.e de travaux
le/la chargé.e de programmation
...

Cloture

Le/la facilitateur.trice, va animer la réunions de clotures
le/la secrétaire va formaliser le CR de la réunion de clôture
L'évaluateur.trice faire le bilan des objectifs et des résultats / indicateurs
le/la coordinateur.trice de projet, va faire le bilan humain, environnemental et technique
le/la gestionnaire de budget, va faire une bilan financier
le/la communicant.te, va communiquer sur la clôture du projet et formaliser les derniers élements de communication (newsletter, remerciement, mise en page de bilans)
le/la chargé.e de documentation, va faire un bilan de la documentation produite lors du projet