Bureau Collégial

Raison d'être			pouvoirs	responsabilités
vision (ce qu'on veut atteindre)	mission (en suivant quel chemin)	valeur (avec quels sécurités)
Amener de l'agilité dans un environnement complexe et changeant maintenir et à renforcer la cohésion interne Favoriser une prise de décision rapide et éclairée être garant de la cohérence des actions et projets Optimiser la gestion générale représenter la Raffinnerie	traiter les sujets qui concernent tous les groupes de La Raffinerie (humain, technique, financier, stratégique, sécurité) acter les sanctions prendre des décisions urgente par rapport à l’activité, la sécurité, le financier Valider les demandes de subventions Valider la création / fin de projets- actions Valider les achats au dessus de x euros Valider les ventes des immobilisations permettre la prise de décision quand elle n'arrive pas se dégager dans les groupes fixe les objectifs prioritaires trimestriels Validation des budgets représenter l'ensemble de La Raffinerie vis à vis des partenaires et médias	transparence neutralité disponibilité honnêteté esprit d'équipe résilient / adaptable être à l'écoute être ouvert

Quel est le nom de cette instance?

• Intergroupe?
• bureau collégiale (équivalent du bureau et CA confondu d'une association, pas besoin de modifier les statuts) ?

Comment est-elle mis en place?

élection sans candidat en interne puis élection de la "liste" à l'assemblée générale?

Comment donner la légitimité à cette instance ?

élection sans candidats?

Combien de personnes composent l'instances?

3?

Est ce qu'elle doit représenter les trois groupes?

Est ce qu'il faut de la mixité?

Est ce qu'il y a des les critères minimum pour faire partie de l'instance?

Quelle durée de mandat pour les membres de cette instance ?

Quel processus pour remplacer un membre en cas de départ anticipé ?

Comment l'instance rend-elle compte de ses activités et décisions ?

Quel est le processus de prise de décision au sein de l'instance ?

Consensus?

Est ce qu'un membre de l'instance peut être exclut? si oui comment?

Comment on pose des tensions à cette instance?

Quand est ce que cette instance se réuni?

• 1 fois par trimestre?
• à chaque fois qu'elle est sollicitée?

Est ce que le canal de discussion de cette instance est privée? (comme l'ancien canal CA)

Comment / quand on met en place cette instance?

Que faire des rôles de président, trésorier et secrétaire?

En générale

président :

• préside l'assemblée générale
• peut convoquer une assemblée générale extraordinaire
• représentant légal de l'association

trésorier :

• rend compte de sa gestion et soumet les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) à l'approbation de l'assemblée.
• responsable de la gestion des finances de l'association
• prépare les budgets prévisionnels et les comptes annuels à présenter lors des assemblées générales.
• réaliser les paiements, de collecter les recettes et de tenir à jour la comptabilité.

secrétaire :

• convoque les membres de l'association à l'AG
• gestion des documents de l'association, y compris les procès-verbaux des réunions et des assemblées générales.
• s'occupe de la correspondance officielle de l'association, de la réception des courriers et de leur réponse
• tenir à jour le registre spécial de l'association, qui répertorie les modifications statutaires, les changements de bureau, etc.
• assure la circulation de l'information au sein de l'association, entre les membres du bureau, le conseil d'administration et les membres de l'association.
• responsable des démarches administratives, comme les déclarations en préfecture ou sous-préfecture.

Conseil d'administration

• prend les décisions importantes concernant la stratégie et les orientations de l'association
• valide les budgets préparés par le trésorier et propose ou valide les plans d'action financiers.
• peuvent représenter l'association dans certains actes ou événements, selon les besoins ou délégations accordées par le président.
• proposer des amendements aux statuts de l'association, qui seront ensuite soumis à l'approbation de l'assemblée générale.

bureau :

• chargé de la gestion courante de l'association.
• met en œuvre les décisions prises par le conseil d'administration et assure le suivi des projets et activités.
• sert d'interface entre le conseil d'administration et les membres de l'association, ainsi qu'entre l'association et l'extérieur (partenaires, médias, institutions...).
• prépare les rapports d'activité et les comptes à présenter au conseil d'administration et à l'assemblée générale.
• prend les décisions urgentes nécessaires au bon fonctionnement de l'association, dans l'attente de la prochaine réunion du conseil d'administration.

valeur : confidentialité

Quel est le nom de cette instance?

- CA / bureau collégiale

Comment est-elle mis en place?

- élection sans candidats + validation par l'AG

à la suite d'interpole

validation du processus et de la raison d'être par consentement

Comment donner de la légitimité à l'instance

- élections sans candidat avec tous les adhérents présents

- lien vers l'election sans candidat

combien de personnes composent l'instance

- 3 (impair, disponibilité)

est ce qu'elle doit représenter les trois groupes?

- pas obligatoire, mais si possible oui

Est ce qu'il faut de la mixité?

- pas obligatoire, mais si possible oui

combien de fois cette instance se rencontre

- trimestriellement en physique, au besoin physiquement ou à distance

comment quand on la met en place?

- prochain interpôle, mises en place

quel critère de sélection de la liste de membres?

- les valeurs + mixité + représentation des groupes + la complémentarité des membres

Quel est le processus de prise de décisions

- consensus

quel processus pour remplacer un membre en cas de départ anticipé?

- refait le process d'élection d'une liste complète

comment l'instance rend t-elle compte de ses activités

- note pour garder l'historique

- un canal dédié d'annonce des décisions

quelle est la durée de mandat

- mandat d'un an renouvelable

comment on sollicite cette instance

• via interpole
• les réunions opérationnelles peuvent posé leur tension sur le canal de l'instance
• en direct à l'un des membres
• s'auto solliciter

Comment sont rémunérer ?

• définir un budget
• sous forme de co-rémunération

instance