Modèle d'évenement oceco pour l'apéro du mercredi
PAGE EN CONTRUCTION
(Attention pour les rôles des référents, ne créé l'action que si quelqu'un est déjà positionné dessus et l'assigner directement, ne pas créer de rôle référent vacant sur OCECO sinon certains pourront s'inscrire sans passer par la validation interne et rentrer en conflit avec le tableau de bord
via le programme https://programme.laraffinerie.re/ en cliquant sur la ligne de l’événement concerné > la page “créer un événement et ses actions Oceco” s’ouvre, il suffit ensuite de remplir. Bien compter un temps de ménage à la fin d’une soirée avec programmation.
Le chargé d'organisation a la charge d'organiser les événement accueillant du public, comme les soirées avec ou sans programmation et les Dimanches à La Raffinerie.
Le chargé d'organisation répond à une postulation faite lors de l'organisation d'un événement qui détaille le jour et le temps de la mission.
Le chargé d'organisation a des tâches organisationnelles et de communication à accomplir en amont et après l'évènement, coordonne les différents chargés de mission de l'évènement (accueil, bar, snacking, technicien son et lumière...) et gère le bon déroulé de l'évènement le jour J et
Les tâches du chargé d'organisation
En amont de l'évènement:
Prendre connaissance des chargés de mission affecté à l'évènement (via Grist, à définir)
Particularité des missions buvette, snacking, kantine: pour chaque évènement, selon l'affluence attendue et l'offre de restauration envisagée, le nombre de mission sera différente. 2 cas principaux:
-> une mission buvette/snacking : l'offre de snacking est géré par la buvette et servi à la buvette
-> une mission buvette et une mission snacking/Kantine. L'offre de restauration (snacking et/ou Kantine) est suffisamment conséquente pour une mission à part entière
Si l'évènement inclus une représentation artistique sur scène (musique, théâtre, danse ...) vérifier si il y a besoin d’un technicien son et lumières, se mettre en relation avec le rôle Gestion du site\Programmation. Dans ce cas inclure la mission dans l'évènement Oceco, voir ci dessous
Créer l'évènement OCECO (Définition des missions - validation des actions)
L'évènement Oceco doit être créé dès la validation des postulations des chargés d'organisation, donc généralement au moins un mois à l'avance, coincide avec la publication de l'agenda du mois par INTER-COM.
L'évènement Oceco inclu les chargés de mission ainsi que les besoins en volontaires.
Se baser sur le modèle d'événement oceco pour l'apéro du mercredi.
Suivi des postulations de volontaires avant l'évènement
Vérifier régulièrement que les postes de volontaires sont pourvus. Si ce n'est pas le cas, relancer l'appel à volontaires via différents canaux (rocket chat, Groupe Facebook de la Raffinerie, appel à volontaires lors du chantier participatif du mercredi...)
Communication externe
Gérée par INTER-COM (à définir plus précisément)
Tibillet
S’assurer que l'interface des points de vente buvette et/ou snacking sur Tibillet est à jour. Seuls les articles disponibles doivent apparaitre. Ce travail doit être réalisé en amont par le(s) chargé(s) de buvette, snacking.
