Chargé.e d'accueil

Le chargé d'accueil a la charge du poste d'accueil lors des événements accueillant du public, comme les soirées, les Dimanches à La Raffinerie ou tout autre type d’événements (festival, marché des créateurs etc...).

Le chargé d'accueil répond à une postulation faite lors de l'organisation d'un événement qui détaille le jour et le temps de la mission.

Le chargé d'accueil a des tâches à accomplir avant l'ouverture au public et après la fermeture au public et peut être accompagné de volontaires qu'il doit accompagner tout au long de sa mission.

Les tâches du chargé d'accueil

En amont de l'ouverture au public :

S'assurer que le deck de l'accueil est propre et bien ordonné
Installer les trépieds d'informations si nécessaire
Installer la caisse de l'accueil (rangé dans la cabane), comprenant :
- la caisse
- le livre de caisse
- la pochette verte avec le fond de caisse (mettre 100€ )
- les cartes vierges de membre
- un téléphone ou plusieurs téléphones (chaque volontaire doit avoir un téléphone)
- un ordinateur (à acheter, ou tablette)

Compter le fond de caisse et inscrire le montant dans le livre de caisse
Briefer les volontaires
- Rappeler aux volontaires les procédures d'adhésion, les informations courantes à transmettre au public (événements à venir, actualités de la Raffinerie) et la façon d'accueillir le public (voir ci dessous)
- Chaque volontaire doit avoir un téléphone avec l'application Tibillet

Pendant l’événement :

Accueillir le public. Dans la mesure du possible, selon l'affluence :

Présenter La Raffinerie
- Raison d'être, lieu associatif, ateliers et permanences, chantier participatif, événements, volontariat et monnaie-temps,
Présenter les adhésions et pourquoi adhérer à La Raffinerie
- Accédez à la buvette et kantine associatives
- Participez à tous les événements ouverts aux adhérents
- Contribuez aux permanences FabLab, Edition, Kantine, Loisirs créatifs, Cultiver...
- S’impliquer dans la vie du lieu et participer aux projets
- Soutenez financièrement l’association
Présenter les différentes adhésions en mettant en valeur l'adhésion annuelle
Expliquer que l'entrée sur le site est libre !
Expliquer le concept de monnaie fédérée : l'argent chargé sur leur carte peut être dépensé dans d'autres Tiers-Lieu fédérés, exemple Le Déméter, tiers-lieu en métropole...

Utiliser l'ordinateur, pour un accès plus rapide aux informations (recherche d'informations sur un membre, procédure de la carte perdue, jauge...). Pour se connecter aux outils d'administration Tibillet\Lespass :

Se connecter à Tibillet (https://raffinerie.tibillet.re/my_account/) avec son compte (carte primaire obligatoire)
Aller dans le menu 'panneau d'administration'

Si grosse affluence :

Ne pas se laisser déborder et demander de l'aide au chargé d'organisation si nécessaire.
Orienter le public vers l'adhésion en ligne (panneau 'Adhérez en ligne' à l'entrée de l'accueil, via le scan d'un QR code)
Proposer au public d'entrer (sauf si événement payant avec billetterie) et de revenir quand il y aura moins de monde
Poster un volontaire dans la file d'attente pour répondre aux questions et orienter le public vers l'entrée (entrée libre) ou vers l'adhésion en ligne (gain de temps)

Après la fermeture de l'accueil

Compter la caisse et inscrire le montant dans le livre de caisse
Clôturer la caisse :
- rapprochement de la caisse et du rapport Tibillet pour l'espèce (procédure à décrire)
- Clôturer la caisse dans Tibillet\LaBoutik, menu ventes - ticket Z - bouton Clôturer la caisse
Transférer l'espèce dans une enveloppe (uniquement des billets) et laisser 100€ en guise de fond de caisse (+ le reste d'espèce en pièces)
Ranger le matériel d'accueil (caisse, ordinateur, téléphones, caisse) dans la cabane
Procédure pour stocker l'argent liquide et la remise en banque à définir et à écrire

Procédures Tibillet à connaître:

Procédure d'adhésion
Rechargement de carte en espèce et en carte bancaire (TPE non encore disponible à la Raffinerie – à venir)
Associer une carte sur un compte Tibillet pour une personne qui a adhéré en ligne
Remplacer une carte perdue (procédure à suivre par le membre ou procédure via les outils d'administration Tibillet\Lespass)
Remboursement (espèce ou remboursement en ligne)
Recharge sur la mauvaise carte