L'agenda

Pourquoi on fait une consolidation d’agenda trimestrielle ?

• pour bien équilibrer la charge sur le collectif, en fonction de nos moyens humain, financier, techniques
• pour avoir une vision trimestrielle commune de notre agenda collectif
• pour équilibrer les types de moments publics proposés (atelier / évènement, permanence, …)

Proposition des moments en amont par les projets

• les moments type atelier / formation / évènement doivent être proposés en amont de la consolidation d’agenda dans les cercles opérationnels des projets, sur au minimum la durée correspondant à la prochaine consolidation (sur une durée de trois mois)
• ils sont ensuite renseignés sur Grist, dans la page "moments proposés"
  • renseigner les informations minimums pour la consolidation : intitulé / dates
  • laisser la cellule “validé ?” décochée

Validation collective des propositions de moments publics

La validation collective se déroule sur les ateliers trimestrielles de consolidation d'agenda, lors de cet atelier :

• On vise toutes les propositions des cercles et on valide en fonction de nos critères (par mois : nombre de soirées, de moment interprojets, ...)
• en prenant en compte les prestas de services validées ou à confirmées
• quand on est d’accord collectivement sur les moments à la consolidation d’agenda et quand on a un réf de fond / chargé d’orga pour le moment, on coche la case “Validé ?”

Compléter les informations liées aux moments

à la suite de la consolidation de l’agenda, les cercles concernés doivent (via les chargé.es d’orga des moment),

• remplir les informations sur les moments concernés, dans la page "moments validés"  :
  • descriptions courtes et longues
  • ajouter un visuel (une photo pour les ateliers / permanences) un visuel charté pour les événements
  • si inscription, ajouter une action
  • ajuster si besoin l’intitulé du moment car c’est cet intitulé qui apparaitra sur le site internet et le programme, … (qui sera l’intitulé partagé au public)
• cliquer sur la case “publier” pour que le moment apparaisse sur le site internet

Précision sur la communication des programmes mensuels

• la distribution papier du programme du mois se fait le dernier mercredi de chaque mois précédent,
  • redevabilité du chargé.e de distribution

• ce qui veut dire que le programme doit être maquetté et imprimé pour minimum 10h le jour de la distribution
  • redevabilité du rôle designer

• La mise à jour du semainier, chaque dernier mercredi du mois précédent
  • redevabilité chargé.e de distribution
• Le programme est diffusé dans la newsletter, le 1er de chaque mois
  • redevabilité du newsletter
• Le programme est diffusé sur les réseaux sociaux le dernier mercredi du mois d’avant
  • redevabilité du rôle réseaux sociaux

pour les communications sur les moments :

• pour les événements,
  • redevabilité du chargé de fond
• pour les moments inter-projet (ex : Samedi à La Raffinerie)
  • redevabilité : chargé.e de communication du moment inter-projet
• pour les ateliers / permanences hors moment inter-projet (ex : la permanence du Fablab seul)
  • redevabilité du chargé d’orga d’atelier / permanence

Redevabilité du rôle agenda

• Préparer et animer la réunion de consolidation d'agenda
• Imprime le programme interne de Grist et l’afficher sur la cabane et la salle de réunion
• Est garant que, s’il y a des demandes de modifications de dates de moments, qu’il y ait une consultation collective
• rappeler en amont (au moins un mois avant) la date de la consolidation, en rappelant de bien remplir tous les moments sur la période concernée par la prochaine consolidation d’agenda (sur le canal événement)