Bureau Collégial

La raison d'être d'être du bureau collégial

Raison d'être
vision (ce qu'on veut atteindre)	mission (en suivant quel chemin)	valeur (avec quels sécurités)
Amener de l'agilité dans un environnement complexe et changeant maintenir et renforcer la cohésion interne Favoriser une prise de décision rapide et éclairée face à des situations d'urgence être garant du cadre général et de la cohérence des actions et projets Optimiser la gestion générale représenter la Raffinerie	En générale : traiter les sujets qui concernent tous les groupes de La Raffinerie (humain, technique, financier, stratégique, sécurité, éthique) rappeler et faire appliquer le cadre générale ( y compris d'acter les sanctions / exclusions) prendre des décisions urgente par rapport à l’activité, la sécurité, le financier aide à débloquer les prise de décision quand elle n'arrive pas se dégager dans les groupes / pôles / projets propose les sujets des objectifs prioritaires trimestriels représenter l'ensemble de La Raffinerie vis à vis des partenaires et médias dans la Gestion de projet : Valider les achats au dessus de 5000 euros Valider les ventes des immobilisations Valider les propositions de demandes de subventions Valider la création / clôture de projets- actions Validation des budgets annuels	tendre vers un pouvoir de plutôt qu'un pouvoir sur des membres ayant comme posture : engagement transparence neutralité disponibilité intégrité / honnêteté esprit d'équipe résilient / adaptable être à l'écoute être ouvert bienveillance bonne connaissance du projet

Quel est son fonctionnement ?

Le bureau Collégial est officiellement l'équivalent de notre conseil d'administration / bureau. Nous proposons de le tester pendant un certain temps et si besoin nous modifierons nos statuts pour l'officialiser

mode de mise en place : la liste des membres du bureau collégial est mise en place en interne par une élection sans candidat puis est proposé au vote lors de l'assemblée générale. L'élection sans candidat permet

validation du processus et de la raison d'être par consentement

Comment donner de la légitimité à l'instance

- élections sans candidat avec tous les adhérents présents

- lien vers l'election sans candidat

combien de personnes composent l'instance

- 3 (impair, disponibilité)

est ce qu'elle doit représenter les trois groupes?

- pas obligatoire, mais si possible oui

Est ce qu'il faut de la mixité?

- pas obligatoire, mais si possible oui

combien de fois cette instance se rencontre

- trimestriellement en physique, au besoin physiquement ou à distance

comment quand on la met en place?

- prochain interpôle, mises en place

quel critère de sélection de la liste de membres?

- les valeurs + mixité + représentation des groupes + la complémentarité des membres

Quel est le processus de prise de décisions

- consensus

quel processus pour remplacer un membre en cas de départ anticipé?

- refait le process d'élection d'une liste complète

comment l'instance rend t-elle compte de ses activités

- note pour garder l'historique

- un canal dédié d'annonce des décisions

quelle est la durée de mandat

- mandat d'un an renouvelable

comment on sollicite cette instance

• via interpole
• les réunions opérationnelles peuvent posé leur tension sur le canal de l'instance
• en direct à l'un des membres
• s'auto solliciter

Comment sont rémunérer ?

• définir un budget
• sous forme de co-rémunération

instance

Il faudra que les différentes fonctions qui sont normalement porté par les président, secrétaire, trésorier, Conseil d'administration et bureau soit bien rempli par les différentes projets et le bureau collégial. pour rappel voici les missions / responsabilité par chaque entités et qui gère ces fonctions dans le modèle proposé :

président :

• préside l'assemblée générale :
• peut convoquer une assemblée générale extraordinaire
• représentant légal de l'association

trésorier :

• rend compte de sa gestion et soumet les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) à l'approbation de l'assemblée.
• responsable de la gestion des finances de l'association
• prépare les budgets prévisionnels et les comptes annuels à présenter lors des assemblées générales.
• réaliser les paiements, de collecter les recettes et de tenir à jour la comptabilité.

secrétaire :

• convoque les membres de l'association à l'AG
• gestion des documents de l'association, y compris les procès-verbaux des réunions et des assemblées générales.
• s'occupe de la correspondance officielle de l'association, de la réception des courriers et de leur réponse
• tenir à jour le registre spécial de l'association, qui répertorie les modifications statutaires, les changements de bureau, etc.
• assure la circulation de l'information au sein de l'association, entre les membres du bureau, le conseil d'administration et les membres de l'association.
• responsable des démarches administratives, comme les déclarations en préfecture ou sous-préfecture.

Conseil d'administration

• prend les décisions importantes concernant la stratégie et les orientations de l'association
• valide les budgets préparés par le trésorier et propose ou valide les plans d'action financiers.
• peuvent représenter l'association dans certains actes ou événements, selon les besoins ou délégations accordées par le président.
• proposer des amendements aux statuts de l'association, qui seront ensuite soumis à l'approbation de l'assemblée générale.

bureau :

• chargé de la gestion courante de l'association.
• met en œuvre les décisions prises par le conseil d'administration et assure le suivi des projets et activités.
• sert d'interface entre le conseil d'administration et les membres de l'association, ainsi qu'entre l'association et l'extérieur (partenaires, médias, institutions...).
• prépare les rapports d'activité et les comptes à présenter au conseil d'administration et à l'assemblée générale.
• prend les décisions urgentes nécessaires au bon fonctionnement de l'association, dans l'attente de la prochaine réunion du conseil d'administration.