Comment animer une réunion
"en brouillon, à valider"
Un petit guide non exhaustif de comment animer une réunion
A minima !
- Poser le cadre de sécurité ! Exemple ci-contre
- Définir la durée du la réunion
- Choisir 1 garant du cadre de sécurité (respect du temps, de la parole,etc...)
- Choisir 1 animateur – c’est celui qui mène la réunion
- Désigner 1 rapporteur (Compte-rendu)
- faire un "brise glace"
- choisir le type de réunion
- Réunion de triage : (type interpôle) chacun propose ses sujets sur le thème de la réunion leur attribuer 1 temps de traitement en fonction de la durée de la réunion
- Atelier de travail : l'animateur à des sujets à traiter qu'il a préparé pour faire avancer la réflexion sur le thème. Il pose le cadre en début de réunion et anime le déroulé.
- Réunion d'orga : c'est une réunion d'équipe sur l'organisation d'un évènement, d'un chantier, d'une demande de subvention, sur la création de nouveaux outils, de process, ... c'est une réunion qui doit avoir des objectifs précis et où à la fin de la réunion chacun repars avec des tâches à faire
- Table ronde, un sujet est posé, des "experts" introduisent puis le sujet est ouvert aux questions/réponses, propositions ou réflexions.
- Réunion de pôle / groupe :
- Se poser la question : est ce qu'on a des objectifs pour la prochaines réunions et qui fait quoi? et/ou : quel(s) sujet(s) serait(ent) à traiter sur les prochaines réunions sur ce thème
- Ne pas démarrer ni terminée avec plus de 15’ de retard !
La/le facilitatrice/facilitateur
Un facilitateur ne s'occupe pas du contenu mais du contenant. Autrement dit il se met en retrait par rapport au groupe sur le fond, mais il est garant de la forme, du process. Il peut participer et donner son avis, mais généralement en dernier. Si le facilitateur veut amener son propre point à la réunion, il laisse généralement la place de facilitateur temporairement à une autre personne.
Le facilitateur fait appliquer un processus qui permet d'arriver aux objectifs de la réunion
Il/elle s'assure de la pleine participation de chacun.e
Si vous voulez aller plus loin dans la qualité de la réunion :
- Faites une « inclusion » : 1 brise-glace qui permet de voir la météo de chacun
et une « déclusion » : demandez à chacun avec quoi il repart de la réunion (c’est à prévoir dans le timing!!)
- Prévoyez des pauses de 3’ toutes les 30-45 minutes : on se lève, on se dégourdit les jambes, on va fumer sa clope, à l’extérieur de l’espace de réunion
- L’animateur doit être attentif à ce que la parole soit distribuée, à ce que chacun parle « en son nom » et à limiter les rebonds
- Organiser des temps de travail en sous-groupes, surtout si vous êtes plus de 7
- Attention à laisser de la place à l’écoute ! Ce point sera surveillé par l’animateur : quand qq’1 exprime 1 problème, on lui marque de l’écoute AVANT de rebondir (pour cela, faire l’atelier CNV-écoute !)
Exemple de brise-glace
- poser une question que l'ensemble des participants doivent répondre, essayer de choisir une question qui peut paraître anodine mais qui permettrait à chacun de se "dévoiler" un peu et permettre d'établir une relation de confiance
- utiliser les cartes de dixit pour faire une météo du jour
Le cadre de sécurité
C'est un outil validé par tous pour que la réunion se passe bien !
Il garantit la confidentialité de ce qui se dit, il peut évoluer à chaque réunion, selon le contexte, il invite au respect les uns des autres et à garder la responsabilité de sa parole. Tout le monde le connaît et tout le monde soutient le garant pour le faire respecter.
